Как отправить таблицу, чтобы она выглядела правильно

Вы отправляете счёт в формате .xlsx. У получателя другая версия Excel, экран поменьше, другие шрифты — и в итоге три столбца съезжают на вторую страницу, а заголовок повисает в одиночестве. Ничего не сломалось: у таблиц просто нет фиксированной разметки, пока кто-то не решит, где заканчивается страница.

Когда вместо этого отправлять PDF

• Всё финальное: счета, отчёты, коммерческие предложения, табели. Получателю нужно прочитать документ, а не пересчитывать его.
• Всё, что пойдёт на печать или в архив документов.
• Всё, где есть формулы, которые лучше не показывать. PDF передаёт значения, а не логику за ними.

Саму таблицу стоит отправлять, только если получатель будет реально её редактировать.

Сначала задайте область печати

Этот шаг обычно пропускают, а именно он определяет, как будет выглядеть PDF:

1. В Excel выделите нужный диапазон и задайте область печати.
2. Выберите альбомную ориентацию, если таблица шире, чем выше.
3. Включите «Вписать в 1 страницу по ширине» — одно это решает большинство жалоб на разъезжающиеся столбцы.
4. Повторяйте строку заголовка на каждой странице (сквозные строки), если таблица длинная.

Конвертер учитывает все эти настройки, потому что они хранятся в самом файле.

Конвертировать

Перетащите файл и скачайте PDF. Этот инструмент работает на наших серверах — вёрстку делает LibreOffice, тот же движок, что использовал бы десктоп, — и исходный файл удаляется, как только готов результат.

То же самое с презентациями: каждый слайд становится страницей, со всеми шрифтами.

Отправка нескольких документов

Если счёт, табель и сопроводительное письмо — это три отдельных файла, объедините их в один PDF перед отправкой. Одно вложение потерять сложнее, чем три.

PDF — это не защита. Текст из него может скопировать кто угодно. Если цифры конфиденциальны, дополнительно поставьте на файл пароль.