У таблицы нет страниц, пока вы их не зададите
Текстовый документ пишется страница за страницей. С листом таблицы всё иначе: это сетка, которая может растянуться на тысячи строк и десятки столбцов, и ничто в ней не говорит, где заканчивается печатная страница. Превратить её в PDF — значит нарезать эту сетку на страницы, и результат почти целиком зависит от параметров страницы, сохранённых в книге.
Поэтому один и тот же файл может дать аккуратный отчёт на две страницы или сорок страниц по одному столбцу на каждой. Конвертер не угадывает вёрстку: он применяет настройки, которые уже есть в книге, — так же, как это сделала бы печать из настольной программы для таблиц.
Что происходит на сервере
Файл конвертируется программой LibreOffice Calc, запущенной без экрана, через её стандартный экспорт в PDF, с отдельным временным профилем для каждой задачи. Принимаются четыре входных формата:
- XLSX — формат, который Excel использует с 2007 года.
- XLS — старый двоичный формат Excel 97–2003.
- ODS — формат таблиц OpenDocument, родной для LibreOffice.
- CSV — простой текст с разделителями-запятыми, вообще без форматирования и параметров страницы.
Все видимые листы с содержимым экспортируются в один PDF друг за другом. Скрытые листы, как и пустые страницы, не попадают в результат. Текст в PDF — настоящий текст, по нему можно искать и копировать из него цифры.
Параметры страницы, от которых зависит результат
Потратьте пару минут на параметры страницы в книге перед конвертацией. Вот самые важные настройки с их названиями в Excel:
- Область печати («Разметка страницы» → «Область печати»). Без неё экспортируется весь используемый диапазон. Забытое значение в ячейке Z900 или случайно отформатированная ячейка далеко под данными могут добавить страницы пустой сетки. Область печати, заданная вокруг настоящей таблицы, этого избавляет.
- Ориентация. Таблицы шире примерно 8–10 столбцов обычно лучше читаются в альбомной ориентации.
- Масштаб. «Вписать все столбцы на одну страницу» — самый полезный вариант: все столбцы помещаются по ширине, а строки продолжаются на столько страниц, сколько нужно. Не используйте «Вписать лист на одну страницу» для длинных таблиц: лист на 500 строк, втиснутый на одну страницу, становится нечитаемо мелким.
- Печать заголовков («Сквозные строки»). Повторяет строку заголовка на каждой странице, так что седьмая страница прайс-листа по-прежнему показывает, что означает каждый столбец.
- Сетка. По умолчанию Excel не печатает линии сетки, и PDF следует этому. Отметьте «Печать» в разделе «Сетка» или добавьте границы ячеек, если сетка должна быть видна.
- Колонтитулы. Нижний колонтитул с номером страницы и именем файла выручит любого, кто распечатает PDF и уронит листы.
У каждого листа свои параметры страницы, поэтому проверьте все вкладки, а не только первую.
Проблемы, которые видны в PDF
- Один столбец на отдельной странице. Таблица оказалась чуть шире бумаги. Переключитесь на альбомную ориентацию или используйте «Вписать все столбцы на одну страницу».
- Ячейки показывают ####. На вашем компьютере ширины столбца хватало впритык. Шрифты, которых нет на сервере, заменяются похожими, и чуть более широкий заменитель уже не вмещает число. Немного расширьте столбец или используйте распространённый шрифт для числовых столбцов.
- CSV втиснут в один столбец. Файл читается с запятыми в качестве разделителей. CSV, выгруженные с точкой с запятой, — что обычно для стран, где запятая служит десятичным разделителем, — оказываются целиком в столбце A. Откройте такой файл в программе для таблиц, сохраните как XLSX и конвертируйте уже его.
- CSV напечатан в книжной ориентации с обрезанными столбцами. CSV не умеет хранить параметры страницы, поэтому используются настройки по умолчанию. Всё, чем вы собираетесь делиться, импортируйте в таблицу, настройте страницу и сохраните как XLSX.
- Диаграммы выглядят немного иначе. Диаграммы перерисовываются LibreOffice, поэтому цвета, положение подписей и шрифты могут слегка отличаться от Excel. Проверяйте диаграммы с большим количеством подписей перед отправкой.
Ограничения и что делать дальше
Без аккаунта доступна одна конвертация в день для файлов до 500 МБ; Premium снимает дневной лимит и принимает файлы до 4 ГБ. Загруженная книга удаляется, как только PDF готов, а сам PDF перестаёт быть доступен примерно через час после создания задачи, поэтому скачайте его сразу.
Таблицы часто отправляются вместе с другими документами. Чтобы приложить бюджет к сопроводительному письму или отчёту, соедините PDF инструментом объединить PDF. Если вы перекомпоновали страницы и нужна сквозная нумерация по всему комплекту, добавьте её после этого инструментом добавить номера страниц.