Как редактировать PDF в Word

PDF придуман для того, чтобы везде выглядеть одинаково, — и именно поэтому он сопротивляется редактированию. Файл Word хранит текст как поток абзацев, которые перестраиваются при любом изменении. PDF хранит инструкции вида «нарисовать эти символы в этой позиции этим шрифтом», без всякой информации о том, где начинается абзац и какая строка относится к какой колонке.

Конвертация в Word означает восстановление этой недостающей структуры. Насколько хорошо она пройдёт, зависит от того, что внутри PDF, и от того, что именно вы хотите изменить. Этот гайд поможет выбрать правильный путь, получить чистый .docx, исправить типичные проблемы и превратить результат обратно в PDF.

Сначала решите, какая правка вам нужна

Для многих «правок» PDF Word вообще не нужен:

• Поставить подпись: разместите её прямо в документе с помощью Подписать PDF онлайн. Остальной документ останется нетронутым.
• Заполнить форму: если в PDF есть поля формы, их заполнит любая программа для чтения PDF, включая «Просмотр» на Mac и встроенный просмотрщик браузера.
• Добавить короткую пометку, дату или галочку: «Просмотр» на Mac («Инструменты» → «Добавить аннотацию» → «Текст»), «Разметка» в приложении «Файлы» на iPhone и iPad и просмотрщик PDF в Microsoft Edge в Windows позволяют добавить текстовые блоки поверх страницы.
• Удалить, переставить или повернуть страницы: используйте инструменты для страниц, например Удалить страницы из PDF. Конвертация не нужна.
• Скопировать несколько абзацев в другой документ: извлеките текст с помощью Извлечь текст из PDF и вставьте его.

Конвертируйте в Word, когда нужно изменить сам текст: переписать абзацы, обновить пункт договора, использовать старый отчёт как шаблон или исправить содержимое документа, исходный файл которого потерян.

Три вида PDF

Чего ждать, зависит от того, как был сделан PDF:

• Экспортирован из текстового редактора. Текст — настоящий, набран в одну колонку. Конвертация работает хорошо: абзацы, заголовки и порядок чтения сохраняются.
• Экспортирован из программы вёрстки. Буклеты, флаеры, журналы. Текст настоящий, но расположен в свободно размещённых блоках и колонках. Ожидайте, что слова будут правильными, а вёрстка — приблизительной.
• Скан или фото бумажного документа. Текста нет вообще — есть только его изображение. Прежде чем что-то редактировать, его нужно прогнать через OCR.

Быстрая проверка: откройте PDF и попробуйте выделить слово. Если оно выделяется, текст настоящий. Если вся страница выделяется как картинка или ничего не выделяется — это скан.

Конвертируйте

На странице есть два разных способа конвертации, и они подходят для разных задач.

В браузере: чистый редактируемый текст

По умолчанию файл не покидает ваше устройство. Текст считывается с каждой страницы, строки объединяются в абзацы, а более крупные или жирные строки становятся настоящими заголовками Word — они появляются в области навигации и могут попасть в оглавление. Размеры шрифтов и жирное начертание переносятся. Страница показывает, сколько страниц и слов найдено, — быстрая проверка того, что ничего не потерялось.

Изображения, таблицы, колонки, цвета и исходные шрифты намеренно не воссоздаются. Для договора, отчёта или статьи, которые вы хотите переписать, обычно это именно то, что нужно: текст, который свободно перетекает, без десятков плавающих блоков, с которыми приходится бороться.

На сервере: ближе к исходному виду

Вариант на сервере открывает PDF в LibreOffice и сохраняет его как .docx. Изображения, линии и положение текста остаются близкими к оригиналу, поэтому это лучший выбор, когда нужна почти точная копия и вы хотите поменять лишь несколько слов — например, дату в бланке или цифру на флаере.

Цена — способ хранения текста: обычно в отдельно размещённых блоках, часто по одному на строку. Страница выглядит правильно, но чтобы переписать целый абзац, придётся править блок за блоком. Без аккаунта доступен один запуск на сервере в день для файлов до 500 МБ. Загруженный PDF удаляется по окончании конвертации, а .docx перестаёт быть доступен примерно через час.

Сам Word

Word в Windows умеет открывать PDF напрямую: «Файл» → «Открыть», выберите PDF, и Word сконвертирует его в редактируемый документ. Если Word у вас уже есть, попробуйте: результат по духу похож на вариант на сервере — хорошо для простых документов и приблизительно для сложной вёрстки.

Если PDF — это скан

Отсканированный PDF превращается в пустой или почти пустой документ, потому что читать в нём нечего. Сначала прогоните его через Сделать скан PDF доступным для поиска. Выберите язык документа, и сервер добавит поверх каждой страницы невидимый текстовый слой, а сама страница будет выглядеть точно так же. Затем конвертируйте в Word уже копию с поиском.

Качество распознавания зависит от скана. Чистая ровная страница в 300 dpi распознаётся почти идеально. Снимок на телефон скрученной страницы при плохом освещении даёт ошибки, которые придётся исправлять вручную. Ожидайте, что файл Word получится грубее, чем из изначально цифрового PDF: у распознанного текста менее последовательные размеры шрифта, из-за чего заголовки и абзацы определяются менее надёжно.

Если нужны только слова, а не документ, Извлечь текст из PDF выдаст простой текст из любого PDF с текстовым слоем — прямо в браузере.

Приведите результат в порядок

Одни и те же проблемы встречаются снова и снова:

• Пункты списка слились в один абзац. Пункты без завершающих знаков препинания выглядят как одно длинное предложение. Поставьте курсор в начало каждого пункта, нажмите Enter и примените стиль списка.
• Слова разбиты дефисом и пробелом. Если в PDF слова переносились в конце строк, в результате встретится что-нибудь вроде «конвер- тация». Найдите дефис с пробелом после него и проверьте каждое совпадение: некоторые из них — настоящие тире.
• Две колонки перемешались. Текст считан в том порядке, в котором его хранит PDF, а в многоколоночной вёрстке этот порядок может прыгать между колонками. Для таких страниц попробуйте конвертацию на сервере.
• Колонтитулы и номера страниц внутри текста. Это настоящий текст на каждой странице, поэтому он попадает в документ короткими абзацами. Удалите их или найдите по повторяющемуся заголовку.
• Шрифты выглядят иначе. Конвертация в браузере не сохраняет исходные гарнитуры. Выделите всё и примените свой стиль — обычно это и так выглядит лучше, чем мешанина подменных шрифтов.
• Конвертация сразу завершается ошибкой. PDF защищён паролем. Если вы знаете пароль, сначала снимите его в Снять пароль с PDF.

После чистки примените встроенные стили Word («Обычный», «Заголовок 1», «Заголовок 2») вместо ручного форматирования. Документ будет гораздо проще редактировать и потом конвертировать снова.

Обратно в PDF

Закончив, превратите документ обратно в PDF, прежде чем отправлять его дальше. В Word самый точный путь — «Файл» → «Сохранить как» (или «Экспорт») → PDF. Без Word Конвертировать Word в PDF отрисует .docx в браузере и сохранит его через диалог печати: выберите «Сохранить как PDF» в качестве принтера, установите поля «Нет» и отключите колонтитулы.

С этого момента считайте .docx основной копией. Каждый круг из PDF в Word теряет часть структуры, поэтому редактировать файл Word и экспортировать свежий PDF всегда лучше, чем снова конвертировать PDF.

Чек-лист

1. Проверьте, нужен ли вообще Word: подпись, формы и пометки работают прямо в PDF.
2. Попробуйте выделить текст, чтобы понять, не скан ли это.
3. Если это скан, сначала распознайте текст (OCR).
4. Для переписывания текста используйте конвертацию в браузере, для мелких правок в сложной вёрстке — на сервере.
5. Исправьте слившиеся списки, разорванные переносы и лишние колонтитулы.
6. Примените настоящие стили.
7. Экспортируйте новый PDF и храните .docx как оригинал.