Как уменьшить PDF до 2 МБ

Формы загрузки любят круглые лимиты: 1 или 2 МБ на многих государственных и университетских порталах, 5 МБ на сайтах вакансий, 25 МБ для вложений в самых популярных почтовых сервисах. Отсканированное заявление или PDF из фотографий с телефона пролетает мимо этих лимитов мгновенно. Решение редко сводится к «сжать посильнее»: сначала нужно найти, что на самом деле утяжеляет файл, и убрать именно это.

Определите, какой у вас PDF

Откройте файл и попробуйте выделить какое-нибудь слово.

• Текст выделяется нормально: PDF экспортирован из текстового редактора или с сайта. Текст и векторная графика весят очень мало — договор на 30 страниц часто занимает 200–500 КБ. Если такой файл больше 2 МБ, вес сидит во встроенных изображениях: фотографиях, логотипах в печатном разрешении или фонах на всю страницу.
• Ничего не выделяется или вся страница подсвечивается одним блоком: страницы — это изображения. Сюда относятся сканы и PDF из фотографий, и они сжимаются очень хорошо.
• Смесь: набранный документ с несколькими отсканированными приложениями в конце. С двумя частями нужно работать по-разному.

Сравните также число страниц с размером файла. Скан на 6 страниц весом 12 МБ — это в среднем 2 МБ на страницу, поэтому, чтобы уложиться в 2 МБ в сумме, каждую страницу нужно ужать примерно до 300 КБ.

Шаг 1: удалите ненужные страницы

Каждая удалённая страница — экономия без малейшей потери качества, поэтому этот шаг всегда первый. Типичные кандидаты — пустые обороты двусторонних сканов, титульные листы, страницы с инструкциями из самой формы и дубликаты.

Удалить страницы из PDF показывает страницы сеткой номеров: нажмите на те, что нужно убрать, и скачайте урезанную копию. Удаление 10 страниц из 40-страничного скана срезает примерно четверть размера.

Шаг 2: сожмите

У Сжать PDF два движка, и правильный выбор между ними важнее положения ползунка.

В браузере: лучше всего для сканов

По умолчанию файл остаётся на вашем устройстве. Каждая страница перерисовывается примерно в 108 dpi и сохраняется как JPEG с заданным «Качеством» (от 30 до 95, по умолчанию 70). В скане с разрешением 300 dpi пикселей примерно в восемь раз больше — отсюда и основная экономия.

• 70: комфортное чтение; типичный скан на 30 МБ уменьшается до 3–6 МБ.
• 50–60: обычная настройка для цели в 2 МБ. Края букв слегка размыты, но для форм, справок и удостоверений, которые нужно просто подать, это нормально.
• Ниже 45: ореолы и блоки на фотографиях и цветных фонах. Только чтобы втиснуться в жёсткий лимит.

Цена такая: каждая страница становится картинкой — текст больше нельзя выделить или найти поиском, а ссылки и поля форм перестают работать. Для сканов это ничего не меняет: они и так были картинками. Если вам вернули оригинал без изменений, значит, пересобранный файл получился бы больше, то есть PDF в основном текстовый и браузерный способ для него не подходит.

На сервере: лучше всего для набранных документов с картинками

Серверный вариант использует Ghostscript, который оставляет текст настоящим текстом и уменьшает разрешение только встроенных изображений. Значения ползунка ниже 50 выбирают профиль screen (изображения около 72 dpi), от 50 до 84 — профиль ebook (около 150 dpi), от 85 и выше — профиль printer. Для резюме с фотографией или отчёта, полного диаграмм, ebook обычно даёт лучшее соотношение размера и качества. Без аккаунта доступен один серверный запуск в день; файлы удаляются примерно через час после старта задачи.

Стремитесь к максимальному качеству, которое укладывается в лимит. Начните с 60, проверьте результат и опускайтесь ниже, только если всё ещё не помещаетесь.

Шаг 3: если всё ещё слишком большой

• Разделите документ. На многих порталах несколько полей для загрузки — «паспорт», «диплом», «выписка с оценками». Разделить PDF в режиме «По диапазонам» даёт по файлу на раздел, а каждую часть гораздо проще удержать в пределах 2 МБ. Страницы весят по-разному, поэтому оставьте запас.
• Отправьте страницу как изображение. Если портал принимает JPG для одностраничного документа, Конвертировать PDF в JPG в 2x и с качеством 80–90 даёт чёткую и компактную картинку. При 1x основной текст при увеличении читается с трудом.
• Пересканируйте в меньшем разрешении. Если сканер в вашем распоряжении, для текстовых документов вполне хватит 150–200 dpi в оттенках серого — такой скан изначально занимает малую долю цветного скана в 600 dpi. Цвет оправдан только для печатей, подписей синими чернилами и фотографий.

Встроенные способы

• «Просмотр» на Mac: «Файл» → «Экспортировать» с фильтром «Уменьшить размер файла». Быстро, но изображения ужимаются очень агрессивно и без всякого контроля, так что проверяйте сканы на читаемость.
• Word: при сохранении документа в PDF выберите вариант с минимальным размером вместо стандартного. Для документов, которые вы написали сами, этого часто достаточно, и текст остаётся текстом.
• Windows и телефоны: универсального встроенного компрессора PDF нет. Печать в PDF не уменьшает встроенные изображения предсказуемо.

Типичные цели

• Государственный или университетский портал, 2 МБ: удалите лишние страницы, сжатие в браузере на 50–60. Скан на 10 страниц обычно помещается.
• Отклик на вакансию, 5 МБ: резюме, экспортированное из текстового редактора, и так маленькое. Если нет, причина — крупная фотография; используйте серверный профиль ebook, чтобы текст оставался выделяемым для систем отбора резюме.
• Почта, 25 МБ: сжатия на 70 обычно хватает даже для длинных сканов. Если больше — разделите файл или отправьте ссылку.
• Подписанный договор, который нужно вернуть: если подпись — цифровая, на основе сертификата, сжимайте до подписания, а не после: любое изменение потом делает её недействительной.

Решение проблем

• Размер не изменился. Файл в основном текстовый. Воспользуйтесь серверным движком или проверьте, нет ли нескольких огромных изображений, и удалите эти страницы.
• Файл защищён паролем. Сжатие не может прочитать зашифрованный файл. Снимите защиту известным вам паролем, сожмите, затем при необходимости снова поставьте пароль.
• Мелкий шрифт поплыл. Поднимите качество или используйте серверный движок, который не растеризует текст.
• Порталу нужен текст с поиском. После сжатия в браузере Сделать скан PDF доступным для поиска добавит текстовый слой поверх изображений страниц.
• Результат меньше, но всё ещё чуть превышает лимит. Удалите ещё одну страницу или опустите ползунок на 10, а не прыгайте сразу к минимуму.

Чек-лист

1. Определите, сканированный PDF или набранный.
2. Удалите пустые и ненужные страницы.
3. Сканы — сжатие в браузере на 60. Набранный текст с картинками — серверный ebook.
4. Перед загрузкой увеличьте самый мелкий шрифт и проверьте.
5. Всё ещё велик — разделите на разделы или снизьте качество на 10.
6. Сохраните оригинал, сжимайте копию.

Всё, что делается в браузере, выполняется на вашем устройстве, поэтому такие документы, как удостоверения, договоры и налоговые формы, никуда не загружаются.