Cara mengirim spreadsheet agar tampilannya benar

Anda mengirim faktur dalam bentuk .xlsx. Penerima membukanya di aplikasi spreadsheet lain, di ponsel, dengan font yang berbeda, dan melihat tiga kolom terdorong ke halaman kedua, judul yang menggantung sendirian, dan total yang tampil sebagai ####. Tidak ada yang rusak. Spreadsheet memang tidak punya tata letak tetap: isinya hanya grid, dan setiap aplikasi menentukan sendiri di mana halaman berakhir dan seberapa lebar kolom yang dibutuhkan.

PDF mengunci tata letak sekali saja, di sisi Anda, sehingga semua orang melihat halaman yang sama. Panduan ini membahas kapan sebaiknya mengirim PDF, cara menyiapkan lembar kerja agar PDF-nya rapi, cara ekspor bawaan, dan apa yang harus dilakukan jika hasilnya belum pas.

Kapan mengirim PDF dan kapan mengirim spreadsheet

Kirim PDF untuk:

• Apa pun yang sudah final: faktur, penawaran harga, laporan, daftar harga, lembar absensi, rekening koran. Penerima perlu membacanya, bukan menghitung ulang.
• Apa pun yang akan dicetak atau disimpan di arsip.
• Apa pun yang dibuka di ponsel. Spreadsheet sulit dinavigasi di layar kecil; halaman PDF bisa digulir dan diperbesar dengan cara yang bisa ditebak.
• Apa pun yang berisi rumus atau data tersembunyi yang tidak ingin Anda bagikan. PDF hanya membawa nilai yang terlihat, bukan rumus, sheet tersembunyi, atau kolom catatan yang terlupa.

Kirim file spreadsheet hanya jika penerima memang akan mengolah angkanya: anggaran yang harus diisi, data untuk diimpor, model yang perlu disesuaikan. Jika ragu, kirim keduanya: PDF untuk dibaca, spreadsheet untuk diedit.

Siapkan lembar kerja terlebih dahulu

Alat apa pun yang membuat PDF akan mengikuti pengaturan halaman yang tersimpan di workbook. Dua menit di sini menentukan apakah Anda mendapat satu halaman rapi atau dua belas halaman berserakan. Nama menu di bawah ini dari Excel; aplikasi spreadsheet lain punya opsi yang sama dengan nama serupa.

1. Tetapkan area cetak. Pilih tabel lalu gunakan Tata Letak Halaman → Area Cetak → Atur Area Cetak. Tanpa itu, semua hingga sel terakhir yang terpakai ikut diekspor, termasuk nilai nyasar jauh di bawah data.
2. Lihat Pratinjau Hentian Halaman. Tampilan → Pratinjau Hentian Halaman menampilkan batas halaman sebagai garis biru. Seret garis itu untuk memindahkan hentian halaman ke tempat yang masuk akal, misalnya di antara bagian, bukan di tengah satu kelompok data.
3. Pilih orientasi. Tabel yang lebih lebar dari sekitar delapan hingga sepuluh kolom biasanya lebih mudah dibaca dalam lanskap.
4. Sesuaikan kolom dengan lebar halaman. Di pengaturan cetak pilih "Fit All Columns on One Page", atau di Penyetelan Halaman atur Paskan ke 1 halaman lebar dan biarkan tingginya kosong. Ini saja sudah mengatasi sebagian besar keluhan kolom terpecah. Hindari memaksa lembar panjang masuk ke satu halaman: 300 baris yang dijejalkan ke A4 tidak akan terbaca.
5. Ulangi baris judul. Tata Letak Halaman → Cetak Judul → Baris untuk diulangi di atas. Halaman keempat daftar harga tetap harus menunjukkan arti setiap kolom.
6. Tambahkan footer. Nomor halaman dan nama dokumen membantu siapa pun yang mencetak file lalu menjatuhkan lembarannya.
7. Lebarkan sedikit kolom angka yang sempit. Kolom yang pas-pasan di komputer Anda akan menampilkan #### jika font pengganti sedikit lebih lebar.

Setiap sheet punya pengaturan halaman sendiri, jadi ulangi langkah ini di setiap tab yang ingin dimasukkan ke PDF.

Cara ekspor bawaan

Jika Anda punya aplikasi spreadsheet, aplikasi itu bisa membuat PDF sendiri, dan bagi kebanyakan orang itulah cara paling sederhana:

• Excel di Windows: File → Simpan Sebagai (atau Ekspor) → PDF. Di bawah Opsi, pilih apakah yang diterbitkan sheet aktif, pilihan, atau seluruh workbook.
• Excel di Mac: File → Simpan Sebagai dan pilih PDF sebagai format file, atau File → Cetak → PDF → Simpan sebagai PDF.
• Numbers di Mac: File → Ekspor Ke → PDF.
• Aplikasi Windows apa pun: cetak dan pilih "Microsoft Print to PDF" sebagai printer.
• iPhone atau iPad: buka file di aplikasi File untuk melihat pratinjaunya, ketuk Bagikan → Cetak, lalu gunakan tombol Bagikan di opsi cetak untuk menyimpan PDF ke File.

Pratinjau di ponsel hanya menampilkan apa yang bisa dirender oleh mesin pratinjaunya, jadi periksa hasilnya sebelum mengirim.

Konversi tanpa Office

Jika Anda menerima .xlsx di komputer tanpa aplikasi spreadsheet, atau ingin hasil yang sama di mesin mana pun, gunakan Konversi Excel ke PDF online. Alat ini menerima XLSX, XLS, ODS, dan CSV.

Format Office tidak bisa dikonversi di dalam browser, jadi alat ini berjalan di server kami. LibreOffice Calc membuka workbook dan mengekspornya dengan pengaturan halaman yang tersimpan di dalamnya, persis seperti dijelaskan di atas. Semua sheet terlihat yang berisi data diekspor ke satu PDF; sheet tersembunyi tidak disertakan. Untuk mengirim hanya satu sheet, sembunyikan sheet lain sebelum menyimpan file. Workbook yang diunggah dihapus saat PDF siap, dan hasilnya kedaluwarsa sekitar satu jam kemudian, jadi segera unduh. Tanpa akun, Anda mendapat satu konversi per hari untuk file hingga 500 MB.

Teks di dalam PDF adalah teks sungguhan, jadi penerima bisa mencarinya dan menyalin angka darinya.

File CSV

CSV tidak punya format maupun pengaturan halaman, jadi diekspor dengan pengaturan default dan sering dalam orientasi potret dengan kolom terpotong. Konverter membaca koma sebagai pemisah; CSV yang diekspor dengan titik koma, umum di negara yang memakai koma sebagai tanda desimal, akan berakhir dalam satu kolom. Untuk apa pun yang akan dibagikan, buka CSV di aplikasi spreadsheet, atur halamannya, simpan sebagai XLSX, lalu konversi file tersebut.

Presentasi bekerja dengan cara yang sama

Presentasi yang dikirim sebagai .pptx punya masalah yang sama: font yang hilang dan versi aplikasi yang berbeda menggeser kotak teks. Konversi PowerPoint ke PDF online mengubah setiap slide menjadi satu halaman.

Mengirim beberapa dokumen sekaligus

Faktur, lembar absensi, dan surat pengantar sebagai tiga lampiran mudah terpisah, diteruskan tidak lengkap, atau diarsipkan dalam urutan yang salah. Konversi masing-masing ke PDF, lalu gabungkan dengan Gabungkan file PDF online di browser. Jika halaman butuh penomoran berurutan di seluruh paket, tambahkan setelahnya dengan Tambahkan nomor halaman ke PDF.

Workbook dan presentasi yang banyak gambarnya bisa menghasilkan PDF besar. Jika file terlalu besar untuk email, proses dengan Kompres PDF online.

Pemecahan masalah

• Satu kolom berakhir sendirian di satu halaman. Tabel sedikit terlalu lebar untuk kertas. Gunakan lanskap atau paskan semua kolom ke satu halaman lebar.
• Puluhan halaman kosong. Ada format atau nilai jauh di luar tabel. Tetapkan area cetak.
• #### di beberapa sel. Kolom terlalu sempit untuk font yang dipakai saat konversi. Lebarkan sedikit dan konversi lagi.
• Tidak ada garis kisi. Spreadsheet tidak mencetak garis kisi secara default. Tambahkan border sel atau aktifkan pencetakan garis kisi di Tata Letak Halaman.
• Grafik tampak sedikit berbeda setelah konversi di server. Grafik digambar ulang oleh mesin lain, jadi posisi label dan warna bisa bergeser. Jika grafiknya penting, periksa, atau ekspor dari aplikasi tempat Anda membuatnya.
• Sheet yang salah ikut masuk. Sembunyikan sheet yang tidak diinginkan, atau hapus di salinan file.

PDF bukan perlindungan. Siapa pun bisa menyalin teks dari PDF. Jika angkanya rahasia, tambahkan kata sandi dengan Proteksi PDF dengan kata sandi dan kirim kata sandinya lewat saluran lain.

Daftar periksa

1. Tentukan apakah penerima perlu membaca atau mengedit.
2. Tetapkan area cetak di setiap sheet.
3. Periksa hentian halaman, orientasi, dan paskan ke satu halaman lebar.
4. Ulangi baris judul dan tambahkan nomor halaman.
5. Ekspor dari aplikasi spreadsheet Anda, atau gunakan Konversi Excel ke PDF online jika tidak punya.
6. Buka PDF dan periksa setiap halaman sebelum mengirim.
7. Gabungkan dokumen yang saling terkait menjadi satu file, dan lindungi jika perlu.