Cara mengirim spreadsheet agar tampilannya benar

Anda mengirim invoice sebagai .xlsx. Pihak lain membukanya di versi Excel yang berbeda, di layar yang lebih kecil, dengan font yang berbeda terpasang, lalu melihat tiga kolom terdorong ke halaman kedua dengan header yang mengambang sendirian. Tidak ada yang rusak — spreadsheet memang tidak punya layout tetap sampai ada yang menentukan di mana halaman itu berakhir.

Kapan sebaiknya kirim PDF, bukan spreadsheet

• Semua yang sudah final: invoice, laporan, penawaran, timesheet. Penerima perlu membacanya, bukan menghitung ulang.
• Apa pun yang akan dicetak atau masuk ke arsip dokumen.
• Apa pun yang mengandung rumus yang sebaiknya tidak Anda tampilkan. PDF membawa nilainya, bukan logika di baliknya.

Tetap kirim file spreadsheet aslinya hanya kalau penerima memang akan mengeditnya.

Atur area cetak dulu

Ini langkah yang sering dilewatkan semua orang, padahal langkah inilah yang menentukan tampilan PDF-nya:

1. Di Excel, pilih rentang yang Anda inginkan lalu atur Print Area.
2. Pilih Landscape kalau tabelnya lebih lebar daripada tinggi.
3. Atur Fit to 1 page wide — langkah ini saja sudah menyelesaikan sebagian besar keluhan kolom yang terpotong.
4. Ulangi baris header di setiap halaman (Print Titles) kalau tabelnya panjang.

Konverternya menghormati semua pengaturan ini, karena semuanya tersimpan di dalam file.

Konversi

Jatuhkan filenya lalu unduh PDF-nya. Konversi ini berjalan di server kami — LibreOffice yang mengurus layout-nya, mesin yang sama seperti yang dipakai aplikasi desktop — dan file sumbernya langsung dihapus begitu hasilnya siap.

Hal yang sama berlaku untuk presentasi: setiap slide menjadi satu halaman, lengkap dengan fontnya.

Mengirim beberapa dokumen sekaligus

Kalau invoice, timesheet, dan surat pengantar adalah tiga file terpisah, gabungkan dulu jadi satu PDF sebelum dikirim. Satu lampiran lebih sulit hilang dibanding tiga.

PDF bukan perlindungan. Siapa pun bisa menyalin teks dari dalamnya. Kalau angkanya bersifat rahasia, lindungi juga filenya dengan kata sandi.