Kapan salinan PDF lebih cocok sebagai lampiran
File .docx adalah file kerja. Tata letaknya berubah tergantung font, versi Word, bahkan driver printer di komputer yang membukanya, jadi CV yang rapi dua halaman di komputer Anda bisa meluber ke halaman ketiga bagi perekrut yang memakai aplikasi lain. PDF mengunci tata letak, tidak bisa terubah secara tidak sengaja, dan terbuka di ponsel mana pun tanpa paket aplikasi perkantoran.
Alasan umum untuk mengonversi:
- Lamaran kerja, di mana portal sering hanya menerima PDF dan perekrut membaca di ponsel.
- Invoice, penawaran harga, dan surat yang harus terlihat final.
- Dokumen untuk dicetak di tempat fotokopi, yang komputernya mungkin tidak punya font Anda.
- Formulir dan surat pernyataan yang diserahkan ke bank, sekolah, atau kantor pemerintahan.
Simpan .docx sebagai salinan induk dan buat PDF baru setiap kali isinya berubah.
Bagaimana konversi bekerja
Tidak ada yang diunggah. Halaman membaca .docx di browser Anda dan merendernya sebagai pratinjau: paragraf, gaya, tabel, gambar, daftar, header, footer, catatan kaki, dan catatan akhir disusun halaman demi halaman dengan ukuran dan margin yang tersimpan di dokumen. Font yang tertanam di file akan dipakai; untuk yang lain, dipakai font yang terpasang di perangkat Anda.
PDF-nya sendiri ditulis oleh mesin cetak bawaan browser saat Anda memilih "Simpan sebagai PDF". Ini punya keuntungan praktis dibanding konverter yang mengambil tangkapan layar halaman: teks di hasilnya tetap teks sungguhan, jadi bisa dicari, dipilih, dan disalin, dan tetap tajam di zoom berapa pun.
Alat ini menerima satu file .docx dalam satu waktu, hingga 50 MB.
Pengaturan jendela cetak yang penting
Kualitas PDF sangat bergantung pada beberapa opsi di jendela cetak. Namanya sedikit berbeda di setiap browser, tetapi opsi yang sama ada di semuanya.
- Tujuan. Pilih "Simpan sebagai PDF" (Save as PDF) di Chrome dan Edge, atau "Save to PDF" di Firefox. Di Mac dengan Safari, gunakan tombol PDF di bagian bawah jendela.
- Ukuran kertas. Samakan dengan dokumen. A4 berukuran 210×297 mm dan dipakai hampir di mana saja di luar Amerika Utara; US Letter berukuran 8,5×11 inci. Ketidakcocokan membuat halaman mengecil atau menyisakan strip lebar di bagian bawah.
- Margin. Atur ke "Tidak ada" (None). Dokumen sudah membawa marginnya sendiri, jadi margin bawaan browser akan ditambahkan di atasnya dan mendorong isi ke halaman berikutnya.
- Header dan footer. Matikan. Jika tidak, browser akan mencetak tanggal, judul halaman, dan penghitung halaman di setiap halaman.
- Grafis latar belakang. Aktifkan jika dokumen punya sel tabel berarsir, kotak berwarna, atau latar halaman berwarna; jika tidak, semuanya tercetak putih.
- Skala. Biarkan di 100% kecuali halaman terpotong dengan janggal, lalu coba 95% atau 90%.
Sebelum menyimpan, bandingkan jumlah halaman di pratinjau cetak dengan yang ditampilkan Word. Jika berbeda satu atau dua halaman, pengaturan margin dan skala biasanya penyebabnya.
Perbedaan dari Word yang perlu diperhatikan
Pratinjau dirender oleh browser, bukan oleh Word, jadi beberapa detail bisa keluar berbeda:
- Pemisah halaman. Pemisah halaman manual dan pemisah bagian dihormati, tetapi di dalam satu bagian browser yang menentukan di mana setiap halaman berakhir. Sebuah halaman bisa selesai beberapa baris lebih awal atau lebih lambat dibanding di Word. Jika sebuah judul tertinggal sendirian di bawah halaman, sisipkan pemisah halaman manual sebelumnya di Word lalu konversi lagi.
- Font. Dokumen dengan font yang tidak tertanam dan tidak terpasang di perangkat Anda ditampilkan dengan font pengganti, yang mengubah panjang baris. Calibri dan Cambria, misalnya, sering tidak ada di Linux dan Android. Konversi di komputer yang punya font tersebut, atau sematkan font saat menyimpan di Word.
- Header, footer, dan nomor halaman. Elemen ini bisa muncul sekali per bagian dokumen alih-alih di setiap halaman cetak, dan kolom nomor halaman tidak dihitung ulang sesuai pembagian halaman browser. Untuk dokumen yang memerlukannya, periksa hasilnya halaman demi halaman.
- Komentar dan perubahan terlacak. Komentar tidak ditampilkan. Terima atau tolak perubahan terlacak di Word sebelum mengonversi agar PDF mencerminkan versi yang Anda maksud.
- File .doc lama. Hanya format .docx yang dibaca. Buka file .doc di Word atau LibreOffice lalu simpan sebagai .docx terlebih dahulu.
Jika mengklik tombol tampak tidak berpengaruh apa-apa, browser kemungkinan memblokir jendela baru yang berisi dokumen siap cetak. Izinkan pop-up untuk situs ini lalu klik lagi.
Menyelesaikan PDF
Dokumen yang penuh gambar bisa menghasilkan PDF besar. Jika file terlalu besar untuk email atau formulir upload, jalankan lewat Kompres PDF. Untuk mengirim surat lamaran dan CV sebagai satu lampiran, konversi keduanya lalu satukan dengan Gabungkan file PDF.