Spreadsheet tidak punya halaman sampai Anda memberinya
Dokumen teks ditulis halaman demi halaman. Worksheet tidak: ia adalah kisi yang bisa mencapai ribuan baris dan puluhan kolom, dan tidak ada yang menyatakan di mana halaman cetak berakhir. Mengubahnya menjadi PDF berarti memotong kisi itu menjadi halaman-halaman, dan hasilnya hampir sepenuhnya bergantung pada pengaturan halaman yang tersimpan di workbook.
Itulah sebabnya file yang sama bisa menghasilkan laporan dua halaman yang rapi atau empat puluh halaman yang masing-masing hanya berisi satu kolom. Konverter tidak menebak tata letak; ia menerapkan pengaturan yang sudah ada di workbook, sama seperti mencetak dari aplikasi spreadsheet desktop.
Apa yang terjadi di server
File dikonversi oleh LibreOffice Calc yang berjalan tanpa layar, dengan ekspor PDF standarnya, memakai profil sementara tersendiri untuk setiap tugas. Empat format input diterima:
- XLSX, format yang dipakai Excel sejak 2007.
- XLS, format biner lama dari Excel 97 hingga 2003.
- ODS, format spreadsheet OpenDocument, format asli LibreOffice.
- CSV, teks biasa yang dipisahkan koma tanpa format maupun pengaturan halaman sama sekali.
Semua sheet yang terlihat dan berisi konten diekspor ke dalam satu PDF, berurutan. Sheet tersembunyi tidak disertakan, begitu pula halaman kosong. Teks di PDF adalah teks sungguhan, jadi Anda bisa mencarinya dan menyalin angka darinya.
Pengaturan halaman yang menentukan hasil
Luangkan dua menit di pengaturan halaman workbook sebelum mengonversi. Inilah opsi yang paling penting, dengan nama aslinya di Excel:
- Print area (Page Layout, Print Area). Tanpa itu, seluruh rentang yang terpakai diekspor. Nilai yang terlupa di sel Z900 atau sel berformat yang nyasar jauh di bawah data bisa menambah halaman-halaman kisi kosong. Menetapkan print area di sekitar tabel yang sebenarnya mencegah hal itu.
- Orientation. Tabel yang lebih lebar dari sekitar 8 hingga 10 kolom biasanya lebih enak dibaca dalam lanskap.
- Scaling. "Fit all columns on one page" adalah opsi paling berguna: setiap kolom muat dalam lebar halaman, dan baris berlanjut ke halaman sebanyak yang diperlukan. Hindari "Fit sheet on one page" untuk tabel panjang; sheet 500 baris yang dijejalkan ke satu halaman menjadi terlalu kecil untuk dibaca.
- Print titles (Rows to repeat at top). Mengulang baris header di setiap halaman, jadi halaman 7 dari daftar harga tetap menunjukkan arti setiap kolom.
- Gridlines. Excel secara default tidak mencetak garis kisi, dan PDF mengikutinya. Centang "Print" di bawah Gridlines, atau tambahkan border sel, jika Anda ingin kisi terlihat.
- Header dan footer. Footer berisi nomor halaman dan nama file membantu siapa pun yang mencetak PDF lalu menjatuhkan lembarannya.
Setiap sheet menyimpan pengaturan halamannya sendiri, jadi periksa setiap tab, bukan hanya yang pertama.
Masalah yang muncul di PDF
- Satu kolom di halamannya sendiri. Tabel sedikit terlalu lebar untuk kertas. Beralih ke lanskap atau gunakan "Fit all columns on one page".
- Sel menampilkan ####. Kolom hanya pas-pasan lebarnya di komputer Anda. Font yang tidak tersedia di server diganti dengan yang mirip, dan pengganti yang sedikit lebih lebar tidak lagi memuat angkanya. Lebarkan kolom sedikit, atau gunakan font umum untuk kolom angka.
- CSV terjepit dalam satu kolom. File dibaca dengan koma sebagai pemisah. File CSV yang diekspor dengan titik koma, yang umum di negara yang memakai koma sebagai tanda desimal, berakhir dengan semua data di kolom A. Buka file seperti itu di aplikasi spreadsheet, simpan sebagai XLSX, lalu konversikan file tersebut.
- CSV tercetak potret dengan kolom terpotong. CSV tidak bisa menyimpan pengaturan halaman, jadi dipakai pengaturan default. Untuk apa pun yang akan dibagikan, impor ke spreadsheet, atur halamannya, lalu simpan sebagai XLSX.
- Grafik terlihat sedikit berbeda. Grafik digambar ulang oleh LibreOffice, jadi warna, posisi label, dan font bisa sedikit bergeser dibanding Excel. Periksa grafik dengan banyak label sebelum dikirim.
Batasan dan langkah berikutnya
Tanpa akun Anda mendapat satu konversi per hari untuk file hingga 500 MB; Premium menghapus batas harian dan menerima hingga 4 GB. Workbook yang diunggah dihapus begitu PDF siap, dan PDF kedaluwarsa sekitar satu jam setelah tugas dibuat, jadi segera unduh.
Spreadsheet sering dikirim bersama dokumen lain. Untuk melampirkan anggaran ke surat pengantar atau laporan, satukan PDF-nya dengan Gabungkan PDF. Jika Anda menyusun ulang halaman dan butuh penomoran yang berlanjut di seluruh berkas, tambahkan setelahnya dengan Tambahkan nomor halaman.