Cara mengedit PDF di Word

PDF dirancang agar tampil persis sama di mana pun, dan justru karena itulah PDF sulit diedit. File Word menyimpan teks sebagai aliran paragraf yang menyesuaikan diri saat Anda mengubah sesuatu. PDF menyimpan instruksi seperti "gambar karakter ini di posisi ini dengan font ini", tanpa catatan di mana paragraf dimulai atau baris mana milik kolom mana.

Mengonversi ke Word berarti membangun ulang struktur yang hilang itu. Seberapa baik hasilnya bergantung pada isi PDF dan apa yang sebenarnya ingin Anda ubah. Panduan ini membantu Anda memilih cara yang tepat, mendapat .docx yang rapi, membereskan masalah yang umum, dan mengubahnya kembali ke PDF.

Tentukan dulu jenis edit yang dibutuhkan

Banyak "edit" PDF sama sekali tidak butuh Word:

• Menambahkan tanda tangan: tempatkan langsung dengan Tanda tangani PDF online. Bagian dokumen lainnya tetap utuh.
• Mengisi formulir: jika PDF punya kolom formulir, pembaca PDF apa pun bisa mengisinya, termasuk Preview di Mac dan penampil bawaan browser.
• Menambahkan catatan singkat, tanggal, atau centang: Preview di Mac (Alat → Anotasi → Teks), Markup di aplikasi File di iPhone dan iPad, serta penampil PDF di Microsoft Edge di Windows memungkinkan Anda menambahkan kotak teks di atas halaman.
• Menghapus, mengurutkan ulang, atau memutar halaman: gunakan alat halaman seperti Hapus halaman dari PDF. Tidak perlu konversi.
• Menyalin beberapa paragraf ke dokumen lain: ekstrak teksnya dengan Ekstrak teks dari PDF lalu tempelkan.

Konversi ke Word jika Anda perlu mengubah teksnya sendiri: menulis ulang paragraf, memperbarui pasal kontrak, memakai laporan lama sebagai template, atau memperbaiki isi dokumen yang file sumbernya sudah hilang.

Tiga jenis PDF

Hasil yang bisa diharapkan bergantung pada cara PDF dibuat:

• Diekspor dari pengolah kata. Teksnya teks sungguhan, dalam satu kolom. Konversi berjalan baik: paragraf, heading, dan urutan baca terbawa.
• Diekspor dari program tata letak. Brosur, selebaran, dan majalah. Teksnya sungguhan, tetapi berada di kotak dan kolom yang mengambang bebas. Kata-katanya akan benar, tata letaknya hanya mendekati.
• Hasil scan atau foto kertas. Sama sekali tidak ada teks, hanya gambar teks. File harus melewati OCR sebelum apa pun bisa diedit.

Tes cepat: buka PDF dan coba pilih satu kata. Jika bisa disorot, teksnya sungguhan. Jika seluruh halaman tersorot seperti gambar, atau tidak ada yang bisa dipilih, itu hasil scan.

Konversi

Halaman ini menawarkan dua jenis konversi, dan masing-masing cocok untuk pekerjaan berbeda.

Di browser: teks bersih yang bisa diedit

Secara default file tidak pernah meninggalkan perangkat Anda. Teks dibaca dari setiap halaman, baris digabung menjadi paragraf, dan baris yang lebih besar atau tebal menjadi heading Word sungguhan, sehingga muncul di panel navigasi dan bisa dipakai untuk daftar isi. Ukuran font dan huruf tebal ikut terbawa. Halaman menampilkan berapa halaman dan kata yang ditemukan, cara cepat untuk memastikan tidak ada yang hilang.

Konversi ini sengaja tidak membuat ulang gambar, tabel, kolom, warna, atau font asli. Untuk kontrak, laporan, atau artikel yang ingin Anda tulis ulang, biasanya memang itu yang Anda butuhkan: teks yang mengalir, tanpa puluhan kotak mengambang yang merepotkan.

Di server: lebih dekat ke tampilan asli

Opsi server membuka PDF di LibreOffice dan menyimpannya sebagai .docx. Gambar, garis, dan posisi teks tetap dekat dengan aslinya, jadi ini pilihan yang lebih baik jika Anda butuh salinan yang mirip dan hanya ingin mengubah beberapa kata, seperti tanggal di formulir atau angka di selebaran.

Konsekuensinya ada pada cara teks disimpan: biasanya dalam kotak-kotak yang diposisikan terpisah, sering satu kotak per baris. Halamannya tampak benar, tetapi menulis ulang satu paragraf utuh berarti mengedit kotak demi kotak. Tanpa akun, Anda mendapat satu proses server per hari untuk file hingga 500 MB. PDF yang diunggah dihapus saat konversi selesai, dan .docx kedaluwarsa sekitar satu jam kemudian.

Word sendiri

Word di Windows bisa membuka PDF secara langsung: File → Buka, pilih PDF, dan Word mengonversinya menjadi dokumen yang bisa diedit. Jika Anda sudah punya Word, cobalah; hasilnya mirip dengan opsi server, baik untuk dokumen sederhana dan hanya mendekati untuk tata letak yang rumit.

Jika PDF berupa hasil scan

PDF hasil scan akan dikonversi menjadi dokumen kosong atau hampir kosong, karena tidak ada teks yang bisa dibaca. Proses dulu dengan Buat PDF hasil scan bisa dicari. Pilih bahasa dokumen, dan server menambahkan lapisan teks tak terlihat di atas setiap halaman, sementara halamannya sendiri tampak persis sama. Lalu konversi salinan yang bisa dicari itu ke Word.

Kualitas pengenalan bergantung pada hasil scan. Halaman yang bersih dan lurus pada 300 dpi hasilnya nyaris sempurna. Foto ponsel dari halaman melengkung dalam cahaya buruk menghasilkan kesalahan yang harus Anda koreksi manual. File Word-nya akan lebih kasar daripada dari PDF digital asli, karena teks hasil pengenalan punya ukuran font yang kurang konsisten, sehingga deteksi heading dan paragraf kurang andal.

Jika Anda hanya butuh kata-katanya, bukan dokumen, Ekstrak teks dari PDF memberi teks polos dari PDF apa pun yang punya lapisan teks, langsung di browser.

Rapikan hasilnya

Beberapa masalah muncul berulang kali:

• Butir daftar tergabung jadi satu paragraf. Butir tanpa tanda baca penutup tampak seperti satu kalimat panjang. Letakkan kursor di setiap butir, tekan Enter, lalu terapkan gaya daftar.
• Kata terpotong oleh tanda hubung dan spasi. Jika PDF memenggal kata di akhir baris, hasilnya berisi potongan seperti "konver- si". Cari tanda hubung yang diikuti spasi dan periksa setiap kecocokan; sebagian memang tanda pisah.
• Dua kolom bercampur. Teks dibaca sesuai urutan penyimpanannya di PDF, yang pada tata letak multikolom bisa melompat antarkolom. Coba konversi server untuk halaman-halaman itu.
• Header halaman dan nomor halaman masuk ke teks. Keduanya teks sungguhan di setiap halaman, jadi ikut terbawa sebagai paragraf pendek. Hapus, atau cari judul yang berulang.
• Font tampak berbeda. Konversi di browser tidak mempertahankan keluarga font asli. Pilih semua dan terapkan gaya Anda sendiri; hasilnya biasanya malah lebih baik daripada campuran font pengganti.
• Konversi langsung gagal. PDF dilindungi kata sandi. Jika Anda tahu kata sandinya, hapus dulu dengan Hapus kata sandi dari PDF.

Setelah dirapikan, terapkan gaya bawaan Word (Normal, Judul 1, Judul 2) alih-alih format manual. Dokumen akan jauh lebih mudah diedit dan dikonversi lagi nanti.

Kembali ke PDF

Setelah selesai, ubah dokumen kembali ke PDF sebelum mengirimkannya. Di Word, File → Simpan Sebagai (atau Ekspor) → PDF adalah cara yang paling setia. Tanpa Word, Konversi Word ke PDF merender .docx di browser Anda dan menyimpannya lewat jendela cetak: pilih Simpan sebagai PDF sebagai tujuan, atur margin ke Tidak Ada, dan matikan header dan footer.

Mulai sekarang, simpan .docx sebagai salinan induk. Setiap bolak-balik dari PDF ke Word menghilangkan sedikit struktur, jadi mengedit file Word lalu mengekspor PDF baru selalu lebih baik daripada mengonversi PDF lagi.

Daftar periksa

1. Periksa apakah Anda benar-benar butuh Word: tanda tangan, formulir, dan catatan bisa langsung di PDF.
2. Coba pilih teks untuk mengetahui apakah itu hasil scan.
3. Jalankan OCR terlebih dahulu jika itu hasil scan.
4. Gunakan konversi browser untuk menulis ulang teks, konversi server untuk perubahan kecil pada tata letak rumit.
5. Perbaiki daftar yang tergabung, pemenggalan kata yang rusak, dan header yang nyasar.
6. Terapkan gaya sungguhan.
7. Ekspor PDF baru dan simpan .docx sebagai file asli.