Cara menandatangani kontrak tanpa mencetaknya

Tanda tangan tulisan tangan di PDF hanyalah gambar tanda tangan Anda yang diletakkan di halaman, persis seperti hasil scan, hanya saja tanpa printer, foto ponsel yang miring, dan bayangan abu-abu di seluruh halaman.

Panduan ini membahas cara menandatangani di komputer atau ponsel, tanda tangan mana yang sah secara hukum untuk dokumen apa, apa yang dilakukan dengan formulir dan kontrak multi-halaman, dan cara mengirim hasilnya dengan aman.

Pertama: jenis tanda tangan apa yang diminta

Sebagian besar kontrak bisa ditandatangani dengan tanda tangan elektronik sederhana, dan itulah yang dihasilkan saat Anda menggambar atau menempelkan tanda tangan. Sebelum mulai, perhatikan bagaimana dokumen itu sampai ke Anda.

• PDF biasa lewat email dengan pesan "mohon ditandatangani dan dikirim kembali": tanda tangan yang digambar adalah yang diharapkan pengirim. Ini mencakup sebagian besar perjanjian sewa, kontrak freelance dan jasa, NDA, surat penawaran kerja, serta formulir sekolah dan HR.
• Tautan dari layanan tanda tangan elektronik: tanda tangani lewat tautan itu. Layanan tersebut mencatat siapa yang menandatangani dan kapan, dan jejak auditnya adalah bagian dari kesepakatan. Jangan mengunduh file lalu menandatanganinya di tempat lain.
• Dokumen yang ditandai wajib tanda tangan tersertifikasi atau notaris: tanda tangan yang digambar tidak akan cukup, apa pun alat yang Anda pakai. Penjelasan lebih lanjut di bawah.

Menandatangani di browser

1. Buka Tanda tangani PDF online dan taruh kontraknya, hingga 100 MB.
2. Gambar tanda tangan Anda di bidang tanda tangan dengan mouse, trackpad, stylus, atau jari. Gunakan seluruh bidang: seluruh area bidang ditempatkan di halaman, jadi tanda tangan kecil di satu sudut akan menjadi tanda tangan kecil yang dikelilingi ruang kosong.
3. Atau Unggah foto tanda tangan Anda di atas kertas putih. Piksel terang dibuat transparan, jadi tanda tangan duduk di halaman seperti tinta, tanpa kotak putih di sekelilingnya.
4. Gunakan tombol Halaman untuk berpindah ke halaman dengan garis tanda tangan.
5. Klik di pratinjau tempat tanda tangan harus diletakkan dan atur slider Ukuran. Ukuran default kira-kira sepanjang garis tanda tangan biasa di kertas A4 atau Letter.
6. Unduh. File disimpan dengan tambahan "-signed" di namanya; file asli tetap utuh.

PDF dibuka, diubah, dan disimpan oleh browser Anda. Baik kontrak maupun tanda tangan Anda tidak diunggah.

Tanda tangan yang terlihat seperti milik Anda

Jari di layar ponsel memberi hasil yang jauh lebih alami daripada mouse. Di komputer, gunakan jalur foto: tanda tangani kertas putih polos dengan pulpen gelap, foto di cahaya siang yang merata tanpa bayangan, dan potong rapat di sekitar tanda tangan sebelum mengunggah. Kertas yang abu-abu atau berbayang meninggalkan noda, karena apa pun yang lebih gelap dari abu-abu muda dipertahankan sebagai tinta.

Beberapa tanda tangan atau paraf

Setiap unduhan menempatkan satu tanda tangan di satu halaman. Untuk kontrak yang butuh paraf di setiap halaman plus tanda tangan lengkap di akhir, buka lagi file yang sudah diunduh dan ulangi: paraf dengan ukuran 10 sampai 15%, lalu halaman berikutnya. Untuk perjanjian lima halaman yang umum, ini hanya butuh semenit.

Cara bawaan yang sudah cukup baik

Mungkin Anda sama sekali tidak butuh situs web.

• Mac: buka PDF di Preview, klik tombol Markup, lalu Tanda Tangan. Anda bisa membuat tanda tangan dengan menggambar di trackpad atau menunjukkan tanda tangan di kertas ke kamera. Preview mengingatnya untuk lain kali.
• iPhone dan iPad: buka PDF dari Mail atau File, ketuk tombol Markup, lalu tombol plus dan Tambah Tanda Tangan. Tanda tangani dengan jari dan letakkan.
• Windows: Microsoft Edge bisa membuka PDF dan punya alat Draw untuk menggambar tinta di halaman. Dengan layar sentuh atau pena hasilnya baik; dengan mouse biasanya bergetar.
• Dokumen Word: jika kontrak datang sebagai file .docx, sisipkan gambar tanda tangan Anda di garis tanda tangan lalu simpan sebagai PDF dari Word.

Semua ini adalah tanda tangan elektronik sederhana, setara secara hukum dengan hasil alat di browser. Di Android, dukungan bawaan berbeda-beda tergantung ponsel; alat di browser bekerja di Chrome.

Formulir, hasil scan, dan kontrak multi-file

• Isi kolom formulir lebih dulu. Jika PDF punya kolom untuk diketik, isi di pembaca PDF Anda lalu simpan, baru tambahkan tanda tangan. Langkah penandatanganan tidak mengubah bagian lain dokumen, termasuk kolom yang sudah diisi.
• Kertas yang sudah Anda tanda tangani. Jika dokumen hanya bisa ditandatangani di atas kertas, foto halaman yang sudah ditandatangani dengan posisi rata dan cahaya baik, lalu jadikan satu PDF dengan Konversi JPG ke PDF.
• Lampiran di file terpisah. Gabungkan kontrak dan lampirannya menjadi satu PDF dengan Gabungkan file PDF online sebelum menandatangani, agar versi bertanda tangan adalah satu dokumen yang lengkap.
• PDF yang dilindungi kata sandi tidak bisa dibuka untuk ditandatangani. Jika Anda tahu kata sandinya, hapus dulu dengan Hapus kata sandi dari PDF.

Tanda tangan mana yang benar-benar sah

Di Uni Eropa, regulasi eIDAS mengakui tiga tingkat tanda tangan elektronik. Di AS, ESIGN Act dan undang-undang negara bagian yang berbasis UETA memberi tanda tangan elektronik kekuatan yang sama dengan tanda tangan tulisan tangan untuk sebagian besar transaksi. Inggris dan banyak negara lain menerapkan pendekatan serupa.

• Tanda tangan elektronik sederhana. Tanda tangan yang digambar atau ditempel, nama yang diketik, klik pada "Saya setuju". Kekuatan hukumnya tidak bisa ditolak hanya karena bersifat elektronik. Bobotnya sebagai bukti berasal dari konteks: email yang Anda gunakan untuk mengirimnya dan kedua pihak yang menjalankan perjanjian.
• Tanda tangan elektronik lanjutan. Terhubung secara unik dengan Anda dan mampu mendeteksi perubahan dokumen di kemudian hari. Dalam praktiknya dibuat oleh layanan tanda tangan elektronik atau software dengan sertifikat yang terikat pada identitas Anda.
• Tanda tangan elektronik tersertifikasi (qualified). Tanda tangan lanjutan yang didukung sertifikat terkualifikasi, biasanya diterbitkan setelah verifikasi identitas, sering lewat bank, kartu identitas nasional, atau aplikasi pemerintah. Di Uni Eropa kekuatan hukumnya sama dengan tanda tangan tulisan tangan di setiap negara anggota.

Sebagian dokumen hampir di mana pun berada di luar jalur sederhana: surat wasiat, banyak pengalihan properti, dokumen yang wajib dinotariskan, serta sebagian berkas pengadilan dan hukum keluarga. Aturannya berbeda di setiap negara, dan pihak yang meminta tanda tangan biasanya memberi tahu apa yang mereka butuhkan. Jika dokumen tidak menyebut kebutuhan lebih dari sekadar tanda tangan, tanda tangan yang digambar adalah yang dipakai hampir semua orang.

Satu peringatan: jika PDF sudah membawa tanda tangan sertifikat, misalnya dari pihak lawan yang menandatangani lewat layanan tanda tangan elektronik, menambahkan tanda tangan gambar lalu menyimpannya akan merusak pemeriksaan integritas tanda tangan itu. Pembaca PDF penerima akan melaporkan file sebagai telah diubah. Tanda tangani dokumen seperti itu lewat layanan yang sama.

Sebelum mengirim

• Periksa file. Buka PDF yang diunduh dan lihat setiap halaman yang Anda tanda tangani. Pastikan tanda tangan berada di garis dan tidak menutupi teks.
• Ukuran. Kontrak ketikan biasanya hanya beberapa ratus kilobyte dan muat di email mana pun. Hanya dokumen hasil scan yang berat. Kompres PDF online di browser mengubah halaman menjadi gambar, jadi teks tidak bisa dicari lagi; gunakan untuk hasil scan, bukan untuk kontrak ketikan yang sudah kecil.
• Kata sandi. Untuk kontrak berisi data pribadi atau keuangan, tambahkan kata sandi dengan Proteksi PDF dengan kata sandi sebagai langkah terakhir, dan kirim kata sandinya lewat saluran berbeda, misalnya SMS.

• Simpan salinan. Simpan file asli yang belum ditandatangani, versi yang sudah ditandatangani, dan email yang Anda gunakan untuk mengirimnya. Email itu adalah bagian dari bukti Anda tentang apa yang disepakati dan kapan.

Pemecahan masalah

• Tanda tangan tampak bergerigi. Digambar dengan mouse. Ulangi di ponsel atau tablet, atau unggah foto tanda tangan di kertas.
• Ada kotak putih di sekitar tanda tangan yang diunggah. Kertasnya terlalu gelap atau berbayang. Foto ulang di cahaya siang di atas kertas putih terang.
• Penerima bilang tanda tangannya tidak sah. Mereka butuh tanda tangan lanjutan atau tersertifikasi. Tanyakan layanan atau metode apa yang mereka terima.

Daftar periksa

1. Periksa apakah pengirim meminta lebih dari tanda tangan biasa.
2. Isi kolom formulir dan gabungkan lampiran lebih dulu.
3. Tanda tangani dengan jari, stylus, atau foto tanda tangan di kertas.
4. Bubuhkan paraf di setiap halaman jika kontrak memintanya.
5. Periksa setiap halaman yang ditandatangani.
6. Lindungi dengan kata sandi jika kontrak berisi data pribadi.
7. Simpan file asli, salinan bertanda tangan, dan email pengirimannya.