Doğru görünen bir tablo nasıl gönderilir

Bir faturayı .xlsx olarak gönderiyorsunuz. Karşı taraf onu başka bir tablo uygulamasında, telefonda, farklı yazı tipleri yüklü bir cihazda açıyor ve üç sütunun ikinci sayfaya itildiğini, başlığın tek başına asılı kaldığını, toplamın #### olarak göründüğünü görüyor. Hiçbir şey bozulmadı. Tablonun sabit bir düzeni yoktur: o bir ızgaradır ve sayfaların nerede biteceğine, bir sütunun ne kadar geniş olması gerektiğine her uygulama kendisi karar verir.

PDF düzeni bir kez, sizin tarafınızda sabitler; böylece herkes aynı sayfaları görür. Bu rehber, ne zaman PDF gönderileceğini, PDF'nin düzgün çıkması için sayfanın nasıl hazırlanacağını, yerleşik dışa aktarma yollarını ve sonuç tam istediğiniz gibi değilse ne yapılacağını anlatıyor.

Ne zaman PDF, ne zaman tablonun kendisi

PDF gönderin:

• Kesinleşmiş her şey için: faturalar, teklifler, raporlar, fiyat listeleri, puantajlar, hesap dökümleri. Alıcının onu okuması gerekir, yeniden hesaplaması değil.
• Yazdırılacak ya da arşivlenecek her şey için.
• Telefonda açılacak her şey için. Küçük ekranda tablolarda gezinmek zordur; PDF sayfası öngörülebilir biçimde kayar ve yakınlaşır.
• Paylaşmak istemediğiniz formüller ya da gizli veriler içeren her şey için. PDF yalnızca görünen değerleri taşır; formülleri, gizli sayfaları ya da unuttuğunuz not sütununu taşımaz.

Tablonun kendisini yalnızca karşı taraf sayılarla gerçekten çalışacaksa gönderin: doldurulacak bir bütçe, içe aktarılacak veri, ayarlanacak bir model. Emin değilseniz ikisini de gönderin: okumak için PDF, düzenlemek için tablo.

Önce sayfayı hazırlayın

PDF'yi hangi araç oluşturursa oluştursun, çalışma kitabında saklanan sayfa yapısını izler. Burada harcanan iki dakika, tek bir düzenli sayfa mı yoksa dağınık on iki sayfa mı alacağınızı belirler. Aşağıdaki adlar Excel'e aittir; diğer tablo uygulamalarında aynı seçenekler benzer adlarla bulunur.

1. Yazdırma alanı belirleyin. Tabloyu seçin ve Sayfa Düzeni → Yazdırma Alanı → Yazdırma Alanını Belirle'yi kullanın. Bu olmadan, verinin çok altında unutulmuş bir değer de dahil, son kullanılan hücreye kadar her şey dışa aktarılır.
2. Sayfa Sonu Önizleme'ye bakın. Görünüm → Sayfa Sonu Önizleme, sayfa sınırlarını mavi çizgilerle gösterir. Sayfa sonlarını anlamlı yerlere taşımak için onları sürükleyin; örneğin bir grubun ortasından değil, bölümlerin arasından.
3. Yönlendirmeyi seçin. Yaklaşık sekiz ila on sütundan geniş tablolar genellikle yatayda daha iyi okunur.
4. Sütunları sayfa genişliğine sığdırın. Yazdırma ayarlarında Tüm Sütunları Bir Sayfaya Sığdır'ı seçin ya da Sayfa Yapısı'nda Sığdır: 1 sayfa genişliğinde ayarlayıp yüksekliği boş bırakın. Bölünen sütun şikâyetlerinin çoğunu tek başına bu çözer. Uzun bir sayfayı tamamen tek sayfaya sığdırmaktan kaçının: A4'e sıkıştırılmış 300 satır okunamaz.
5. Başlık satırını yineleyin. Sayfa Düzeni → Başlıkları Yazdır → Üstte yinelenecek satırlar. Bir fiyat listesinin dördüncü sayfası da her sütunun ne anlama geldiğini göstermelidir.
6. Altbilgi ekleyin. Sayfa numaraları ve belge adı, dosyayı yazdırıp sayfaları düşüren herkesin işine yarar.
7. Dar sayısal sütunları biraz genişletin. Sizin bilgisayarınızda tam sığan bir sütun, yerine kullanılan yazı tipi biraz daha genişse #### gösterir.

Her sayfanın kendi sayfa yapısı vardır; bu yüzden PDF'de olmasını istediğiniz her sekmede bunu tekrarlayın.

Yerleşik dışa aktarma yolları

Bir tablo uygulamanız yüklüyse PDF'yi kendisi oluşturabilir ve çoğu kişi için en basit yol budur:

• Windows'ta Excel: Dosya → Farklı Kaydet (veya Dışarı Aktar) → PDF. Seçenekler altında etkin sayfayı mı, seçimi mi yoksa tüm çalışma kitabını mı yayımlayacağınızı seçin.
• Mac'te Excel: Dosya → Farklı Kaydet ve dosya biçimi olarak PDF'yi seçin ya da Dosya → Yazdır → PDF → PDF Olarak Kaydet.
• Mac'te Numbers: Dosya → Dışa Aktar → PDF.
• Herhangi bir Windows uygulaması: yazdırın ve yazıcı olarak Microsoft Print to PDF'yi seçin.
• iPhone veya iPad: dosyayı önizlemek için Dosyalar'da açın, Paylaş → Yazdır'a dokunun, ardından PDF'yi Dosyalar'a kaydetmek için yazdırma seçeneklerindeki Paylaş düğmesini kullanın.

Telefondaki önizleme yalnızca önizleme motorunun çizebildiğini gösterir; göndermeden önce sonucu kontrol edin.

Office yüklü olmadan dönüştürün

Tablo uygulaması olmayan bir bilgisayarda bir .xlsx aldıysanız ya da cihazdan bağımsız olarak aynı sonucu istiyorsanız Excel'i PDF'ye dönüştür online aracını kullanın. XLSX, XLS, ODS ve CSV kabul eder.

Office formatları tarayıcı içinde dönüştürülemez, bu yüzden bu araç sunucularımızda çalışır. LibreOffice Calc çalışma kitabını açar ve tam olarak yukarıda anlatıldığı gibi, içinde saklanan sayfa yapısıyla dışa aktarır. İçerik barındıran tüm görünür sayfalar tek bir PDF'ye aktarılır; gizli sayfalar dışarıda bırakılır. Yalnızca bir sayfa göndermek için dosyayı kaydetmeden önce diğerlerini gizleyin. Yüklenen çalışma kitabı PDF hazır olduğunda silinir, sonuç da yaklaşık bir saat sonra sona erer; bu yüzden hemen indirin. Hesap olmadan, 500 MB'a kadar dosyalar için günde bir dönüştürme hakkınız olur.

PDF'deki metin gerçek metindir; alıcı içinde arama yapabilir ve rakamları kopyalayabilir.

CSV dosyaları

CSV'nin biçimlendirmesi ve sayfa yapısı yoktur; bu yüzden varsayılan ayarlarla, çoğu zaman dikey ve kesik sütunlarla dışa aktarılır. Dönüştürücü virgülleri ayırıcı olarak okur; ondalık işaretinin virgül olduğu yerlerde yaygın olan noktalı virgülle dışa aktarılmış bir CSV tek bir sütunda kalır. Paylaşmayı planladığınız her şey için CSV'yi bir tablo uygulamasında açın, sayfayı ayarlayın, XLSX olarak kaydedin ve onu dönüştürün.

Sunumlar da aynı şekilde çalışır

.pptx olarak gönderilen bir sunumun da aynı sorunu vardır: eksik yazı tipleri ve farklı uygulama sürümleri metin kutularını oynatır. PowerPoint'i PDF'ye dönüştür online her slaytı bir sayfaya dönüştürür.

Birkaç belgeyi birlikte göndermek

Üç ayrı ek olarak gönderilen bir fatura, puantaj ve ön yazı birbirinden ayrılır, eksik iletilir ya da yanlış sırayla dosyalanır. Her birini PDF'ye dönüştürün, ardından tarayıcıda PDF dosyalarını birleştir online ile birleştirin. Sayfaların tüm paket boyunca kesintisiz numaralanması gerekiyorsa bunu sonradan PDF'ye sayfa numarası ekle ile ekleyin.

Görsel ağırlıklı çalışma kitapları ve sunumlar büyük PDF'ler üretebilir. Dosya e-posta için fazla büyükse PDF sıkıştır online ile küçültün.

Sorun giderme

• Bir sütun bir sayfada tek başına kalıyor. Tablo kâğıt için biraz fazla geniş. Yatay yönlendirme kullanın ya da tüm sütunları bir sayfa genişliğine sığdırın.
• Onlarca boş sayfa. Tablonun çok dışında biçimlendirme ya da bir değer var. Yazdırma alanı belirleyin.
• Bazı hücrelerde ####. Sütun, dönüştürme sırasında kullanılan yazı tipi için fazla dar. Biraz genişletip yeniden dönüştürün.
• Kılavuz çizgileri yok. Tablolar varsayılan olarak kılavuz çizgilerini yazdırmaz. Hücre kenarlıkları ekleyin ya da Sayfa Düzeni'nde kılavuz çizgilerinin yazdırılmasını etkinleştirin.
• Sunucuda dönüştürmeden sonra grafikler biraz farklı görünüyor. Grafikler farklı bir motor tarafından yeniden çizilir, bu yüzden etiket konumları ve renkler kayabilir. Grafik önemliyse kontrol edin ya da onu oluşturduğunuz uygulamadan dışa aktarın.
• Yanlış sayfalar dahil edilmiş. İstemediğiniz sayfaları gizleyin ya da dosyanın bir kopyasında silin.

PDF bir koruma değildir; içindeki metni herkes kopyalayabilir. Sayılar gizliyse PDF'yi şifreyle koru ile şifre ekleyin ve şifreyi farklı bir kanaldan gönderin.

Kontrol listesi

1. Alıcının okuması mı yoksa düzenlemesi mi gerektiğine karar verin.
2. Her sayfada yazdırma alanını belirleyin.
3. Sayfa sonlarını, yönlendirmeyi ve bir sayfa genişliğine sığdırmayı kontrol edin.
4. Başlık satırını yineleyin ve sayfa numaraları ekleyin.
5. Tablo uygulamanızdan dışa aktarın ya da uygulama yoksa Excel'i PDF'ye dönüştür online'ı kullanın.
6. Göndermeden önce PDF'yi açın ve her sayfasını kontrol edin.
7. İlgili belgeleri tek dosyada birleştirin ve gerekirse koruyun.