Bir tablonun siz verene kadar sayfası yoktur
Bir metin belgesi sayfa sayfa yazılır. Bir çalışma sayfası öyle değildir: binlerce satıra ve onlarca sütuna uzanabilen bir ızgaradır ve içinde basılı bir sayfanın nerede bittiğini söyleyen hiçbir şey yoktur. Onu PDF'ye dönüştürmek bu ızgarayı sayfalara bölmek demektir ve sonuç neredeyse tamamen çalışma kitabında kaydedilmiş sayfa yapısına bağlıdır.
Aynı dosyanın düzgün iki sayfalık bir rapor da, her biri tek sütunlu kırk sayfa da üretebilmesinin nedeni budur. Dönüştürücü bir düzen tahmin etmez; masaüstü bir tablo uygulamasından yazdırırken olduğu gibi, çalışma kitabının zaten içerdiği ayarları uygular.
Sunucuda ne olur
Dosya, ekransız çalışan LibreOffice Calc tarafından standart PDF dışa aktarımıyla ve her iş için ayrı bir geçici profille dönüştürülür. Dört girdi formatı kabul edilir:
- XLSX, Excel'in 2007'den beri kullandığı format.
- XLS, Excel 97 ile 2003 arasındaki eski ikili format.
- ODS, LibreOffice'in yerel formatı olan OpenDocument tablo formatı.
- CSV, hiçbir biçimlendirme veya sayfa yapısı içermeyen, virgülle ayrılmış düz metin.
İçeriği olan tüm görünür sayfalar, art arda tek bir PDF'ye aktarılır. Gizli sayfalar ve boş sayfalar dışarıda bırakılır. PDF'deki metin gerçek metindir, bu yüzden içinde arama yapabilir ve rakamları kopyalayabilirsiniz.
Sonucu belirleyen sayfa yapısı
Dönüştürmeden önce çalışma kitabının sayfa ayarlarında iki dakika geçirin. En önemli seçenekler, Excel'deki adlarıyla şunlardır:
- Yazdırma alanı (Sayfa Düzeni, Yazdırma Alanı). Tanımlanmamışsa kullanılan aralığın tamamı aktarılır. Z900 hücresinde unutulmuş bir değer veya verilerin çok altında kalmış başıboş, biçimlendirilmiş bir hücre sayfalarca boş ızgara ekleyebilir. Gerçek tablonun etrafına bir yazdırma alanı tanımlamak bunu önler.
- Yönlendirme. Yaklaşık 8 ila 10 sütundan geniş tablolar genellikle yatay yönde daha iyi okunur.
- Ölçekleme. "Tüm sütunları bir sayfaya sığdır" en kullanışlı seçenektir: her sütun genişliğe sığar ve satırlar gerektiği kadar sayfaya devam eder. Uzun tablolar için "Sayfayı bir sayfaya sığdır" seçeneğinden kaçının; tek sayfaya sıkıştırılmış 500 satırlık bir tablo okunamayacak kadar küçülür.
- Başlıkları yazdır (Üstte yinelenecek satırlar). Başlık satırını her sayfada tekrarlar; böylece bir fiyat listesinin 7. sayfası da her sütunun ne anlama geldiğini gösterir.
- Kılavuz çizgileri. Excel varsayılan olarak kılavuz çizgilerini yazdırmaz ve PDF de buna uyar. Izgaranın görünmesini istiyorsanız Kılavuz Çizgileri altında "Yazdır" kutusunu işaretleyin veya hücre kenarlıkları ekleyin.
- Üst ve alt bilgiler. Sayfa numarası ve dosya adını içeren bir alt bilgi, PDF'yi yazdırıp sayfaları düşüren herkesin işine yarar.
Her sayfa kendi sayfa yapısını korur, bu yüzden yalnızca ilk sekmeyi değil, her sekmeyi kontrol edin.
PDF'de ortaya çıkan sorunlar
- Kendi sayfasında tek bir sütun. Tablo kâğıt için biraz fazla genişti. Yatay yöne geçin veya "Tüm sütunları bir sayfaya sığdır" seçeneğini kullanın.
- #### gösteren hücreler. Sütun bilgisayarınızda ancak yetecek kadar genişti. Sunucuda bulunmayan yazı tipleri benzerleriyle değiştirilir ve biraz daha geniş bir yedek yazı tipi sayıya artık sığmaz. Sütunu biraz genişletin veya sayısal sütunlar için yaygın bir yazı tipi kullanın.
- Tek sütuna sıkışmış bir CSV. Dosya ayırıcı olarak virgül kullanılarak okunur. Virgülün ondalık işareti olduğu ülkelerde yaygın olan noktalı virgülle dışa aktarılmış CSV dosyalarında her şey A sütununa düşer. Böyle bir dosyayı bir tablo uygulamasında açın, XLSX olarak kaydedin ve onun yerine onu dönüştürün.
- Dikey yönde basılmış, sütunları kesilmiş bir CSV. CSV sayfa ayarlarını saklayamaz, bu yüzden varsayılan ayarlar kullanılır. Paylaşmayı planladığınız her şey için onu bir tabloya aktarın, sayfayı ayarlayın ve XLSX olarak kaydedin.
- Grafikler biraz farklı görünüyor. Grafikler LibreOffice tarafından yeniden çizilir, bu yüzden renkler, etiket konumları ve yazı tipleri Excel'e kıyasla biraz kayabilir. Çok sayıda etiket içeren grafikleri göndermeden önce kontrol edin.
Sınırlar ve sonraki adımlar
Hesap olmadan 500 MB'a kadar dosyalar için günde bir dönüşüm hakkınız vardır; Premium günlük sınırı kaldırır ve 4 GB'a kadar kabul eder. Yüklenen çalışma kitabı PDF hazır olduğunda kaldırılır ve PDF, iş oluşturulduktan yaklaşık bir saat sonra sona erer; bu yüzden hemen indirin.
Tablolar çoğu zaman başka belgelerle birlikte dolaşır. Bir bütçeyi bir ön yazıya veya rapora eklemek için PDF'leri PDF dosyalarını birleştir ile birleştirin. Sayfaları yeniden düzenlediyseniz ve tüm paket boyunca devam eden bir numaralandırmaya ihtiyacınız varsa, bunu sonradan PDF'ye sayfa numarası ekle ile ekleyin.