Slaytları neden PDF olarak göndermeli
Bir sunum dosyası, onu açan bilgisayar kadar güvenilirdir. Aynı .pptx, başka bir Office sürümü olan bir iş arkadaşınızın dizüstünde, Keynote yüklü bir Mac'te, Google Slaytlar'da ya da yazı tiplerinizin bulunmadığı bir konferans bilgisayarında farklı görünebilir. Metin yeniden akar, madde işaretleri slayttan taşar, grafikler kayar. PDF ise düzeni dondurur: her görüntüleyici, yazıcı ve telefon slaytı tam olarak oluşturulduğu gibi gösterir.
İnsanların sunumu düzenlemesi değil okuması gerektiğinde PDF her zaman daha iyi seçimdir:
- Bir toplantı veya web semineri sonrasında dağıtılan notlar ve takip materyalleri.
- Görüşmeler arasında çoğu zaman telefondan okuyan yatırımcılara gönderilen sunum dosyaları.
- Yalnızca PDF kabul eden iş ilanı sitelerine, ihale platformlarına veya eğitim sistemlerine yükleme.
- Sonradan değişmemesi gereken son bir sürümü arşivlemek.
- Yazdırma; PDF her makineden aynı şekilde yazdırılır.
Yine de orijinal dosyayı saklayın: PDF bir anlık görüntüdür, rahatça düzenleyebileceğiniz bir şey değildir.
Dosyanıza ne olur
Bu dönüştürücü tarayıcınızda değil, sunucumuzda çalışır. Dosya, standart PDF dışa aktarma filtresi kullanılarak başsız (headless) modda LibreOffice Impress tarafından işlenir. Her dönüştürmeye kendi geçici LibreOffice profili verilir; böylece farklı kişilerin işleri hiçbir zaman ayarları veya önbelleğe alınmış verileri paylaşmaz.
Üç girdi formatı kabul edilir:
- PPTX — PowerPoint'in 2007'den beri kullandığı XML tabanlı format. Bugün dosyaların çoğu bu formattadır ve en sadık şekilde dönüştürülen de budur.
- PPT — PowerPoint 97–2003'ün eski ikili formatı. Hâlâ iyi dönüştürülür, ancak çok eski sunumlar bazen modern yazılımların biraz farklı yorumladığı efektlere dayanır.
- ODP — LibreOffice ve bazı kamu kurumlarının kullandığı OpenDocument sunum formatı. LibreOffice onun yerel uygulaması olduğundan ODP dosyaları en öngörülebilir şekilde dönüştürülür.
Çıktı, her slayt için slaytın kendi en-boy oranında bir sayfa içerir; yani 16:9'luk bir sunum geniş sayfalar, 4:3'lük bir sunum ise daha eski ve kareye yakın biçimi üretir. Metin PDF'de gerçek metin olarak kalır, yani aranabilir ve kopyalanabilir; belgede kullanılan yazı tipleri gömülür, böylece dosya her yerde aynı görünür.
Ücretsiz bir dönüştürme 500 MB'a kadar dosyaları işler ve günde bir taneyle sınırlıdır. Premium günlük sınırı kaldırır, üst sınırı 4 GB'a çıkarır ve her işe daha uzun bir işleme süresi tanır; bu, yüksek çözünürlüklü görsellerle dolu sunumlarda önem taşır.
Temiz bir dönüştürme için sunumu hazırlamak
Sorunların çoğu dönüştürmeden önce kaynak dosyada görünür. Birkaç dakikalık hazırlık, ikinci bir denemeden kurtarır.
- Yazı tipleri. Standart bir sistem yazı tipi olmayan bir kurumsal yazı tipi kullanıyorsanız PowerPoint'ten kaydederken onu gömün (Dosya, Seçenekler, Kaydet, "Yazı tiplerini dosyaya katıştır"). Aksi halde yerine başka bir yazı tipi kullanılır ve biraz daha geniş bir yedek yazı tipi, bir metin kutusunun son satırını görünür alanın dışına itebilir.
- Gömülü video ve ses. PDF slaytlarınızdaki medyayı oynatamaz. Bir videonun yalnızca kapak karesi görünür. Video önemliyse slayta kısa bir açıklama veya bağlantı metni ekleyin.
- Animasyonlar ve aşamalı gösterimler. Bir slayt son haliyle, tüm animasyonlu öğeler aynı anda görünür şekilde dışa aktarılır. Aşamalı gösterim öğeleri üst üste açıyorsa o slayt kalabalık görünür. Dönüştürmeden önce onu birkaç sabit slayta çoğaltın.
- Konuşmacı notları. Yalnızca slaytlar dışa aktarılır. Notlarınızın sunumla birlikte gitmesini istiyorsanız önemli noktaları slaytların üzerine yazın.
- Bağlantılı içerik. Gömülü değil de harici dosyalara bağlı grafikler ve görseller boş görünebilir. Bunları sunuma gömülü nesneler olarak yapıştırın.
PDF'yi kontrol etmek ve son haline getirmek
Göndermeden önce sonucu açın ve tam boyutta baştan sona kaydırın. Özellikle yoğun metin kutuları, SmartArt diyagramları ve çok etiketli grafikler içeren slaytlara bakın; yazı tipi değişikliği ya da farklı yorumlanmış bir efekt ilk olarak buralarda kendini gösterir.
Görsel ağırlıklı sunumlar büyük PDF'ler üretebilir; her slaytta kenardan kenara bir fotoğraf varsa çoğu zaman 20–100 MB. E-posta hizmetleri genellikle 20–25 MB'ın üzerindeki ekleri reddeder; dosya çok ağırsa onu PDF sıkıştır aracından geçirin; bu araç bu tür dosyaları ekranda görünür bir kayıp olmadan genellikle önemli ölçüde küçültür. Örneğin bir sunum ile bir fiyat listesi veya sözleşmeden oluşan bir paket hazırlıyorsanız parçaları PDF birleştir ile tek dosyada toplayın.
Gizlilik ve saklama süresi
Dönüştürme bir sunucuda çalıştığından sunumunuz şifreli bir bağlantı üzerinden yüklenir. Orijinal dosya PDF üretilir üretilmez silinir; PDF'nin kendisi de bir saat içinde süresi dolarak kaldırılır. Yine de gizli bir sunum için bağlantıyı açık bırakmak yerine sonucu hemen indirin.