Word ile PDF nasıl düzenlenir

PDF her yerde birebir aynı görünmek için tasarlandı ve düzenlemeye direnmesinin sebebi de tam olarak bu. Word dosyası metni, bir şey değiştirdiğinizde yeniden kayan paragraflar akışı olarak saklar. PDF ise "bu karakterleri bu konuma, bu yazı tipiyle çiz" gibi talimatlar saklar; bir paragrafın nerede başladığına ya da hangi satırın hangi sütuna ait olduğuna dair hiçbir kayıt yoktur.

Word'e dönüştürmek, bu eksik yapıyı yeniden kurmak demektir. Ne kadar iyi gideceği PDF'nin içinde ne olduğuna ve gerçekte neyi değiştirmek istediğinize bağlıdır. Bu rehber doğru yolu seçmenize, temiz bir .docx almanıza, olağan sorunları düzeltmenize ve onu yeniden PDF'ye çevirmenize yardımcı olur.

Önce ne tür bir düzenlemeye ihtiyacınız olduğuna karar verin

Pek çok PDF "düzenlemesi" Word'e hiç ihtiyaç duymaz:

• İmza eklemek: imzayı doğrudan PDF imzala online ile yerleştirin. Belgenin geri kalanına dokunulmaz.
• Form doldurmak: PDF'de form alanları varsa, Mac'teki Önizleme ve tarayıcının yerleşik görüntüleyicisi dahil her PDF okuyucu onları doldurur.
• Kısa bir not, tarih ya da onay işareti eklemek: Mac'te Önizleme (Araçlar → Notlandır → Metin), iPhone ve iPad'de Dosyalar uygulamasındaki İşaretleme ve Windows'ta Microsoft Edge'in PDF görüntüleyicisi sayfanın üzerine metin kutusu eklemenize izin verir.
• Sayfaları silmek, yeniden sıralamak veya döndürmek: PDF'den sayfa sil gibi sayfa araçlarını kullanın. Dönüştürme gerekmez.
• Birkaç paragrafı başka bir belgeye kopyalamak: metni PDF'den metin çıkar ile çıkarın ve yapıştırın.

Metnin kendisini değiştirmeniz gerektiğinde Word'e dönüştürün: paragrafları yeniden yazmak, bir sözleşme maddesini güncellemek, eski bir raporu şablon olarak yeniden kullanmak ya da kaynak dosyası kaybolmuş bir belgedeki içeriği düzeltmek gibi.

Üç tür PDF

Ne bekleyebileceğiniz PDF'nin nasıl oluşturulduğuna bağlıdır:

• Bir kelime işlemciden dışa aktarılmış. Metin gerçek metindir ve tek sütunda dizilmiştir. Dönüştürme iyi çalışır: paragraflar, başlıklar ve okuma sırası korunur.
• Bir mizanpaj programından dışa aktarılmış. Broşürler, el ilanları ve dergiler. Metin gerçektir ama serbest duran kutularda ve sütunlarda yer alır. Kelimelerin doğru, düzenin yaklaşık olmasını bekleyin.
• Bir tarama ya da kâğıdın fotoğrafı. Hiç metin yoktur, yalnızca metnin bir resmi vardır. Herhangi bir şeyin düzenlenebilmesi için önce OCR'dan geçmesi gerekir.

Hızlı bir test: PDF'yi açın ve bir kelimeyi seçmeyi deneyin. Vurgulayabiliyorsanız metin gerçektir. Bütün sayfa bir resim gibi vurgulanıyorsa ya da hiçbir şey seçilmiyorsa, bu bir taramadır.

Dönüştürün

Sayfa iki farklı dönüştürme sunar ve bunlar farklı işlere uyar.

Tarayıcıda: temiz, düzenlenebilir metin

Varsayılan olarak dosya cihazınızdan hiç çıkmaz. Metin her sayfadan okunur, satırlar paragraflar halinde birleştirilir, daha büyük ya da kalın satırlar gerçek Word başlıklarına dönüşür; böylece gezinti bölmesinde görünür ve bir içindekiler tablosunu besleyebilirler. Yazı boyutları ve kalınlık aktarılır. Sayfa kaç sayfa ve kelime bulduğunu gösterir; bu, hiçbir şeyin kaybolmadığına dair hızlı bir kontroldür.

Görselleri, tabloları, sütunları, renkleri ya da orijinal yazı tiplerini bilerek yeniden oluşturmaz. Yeniden yazmak istediğiniz bir sözleşme, rapor ya da makale için genellikle istediğiniz de budur: uğraşmanız gereken onlarca yüzen kutu olmadan akan metin.

Sunucuda: orijinal görünüme daha yakın

Sunucu seçeneği PDF'yi LibreOffice'te açar ve .docx olarak kaydeder. Görseller, çizgiler ve metnin konumu orijinale yakın kalır; bu yüzden neredeyse birebir bir kopyaya ihtiyacınız olduğunda ve yalnızca birkaç kelimeyi, örneğin bir formdaki tarihi ya da bir el ilanındaki rakamı değiştirmek istediğinizde daha iyi seçimdir.

Bedeli metnin saklanma biçimidir: genellikle ayrı ayrı konumlandırılmış kutularda, çoğu zaman satır başına bir kutu. Sayfa doğru görünür, ama bütün bir paragrafı yeniden yazmak kutu kutu düzenlemek demektir. Hesap olmadan, 500 MB'a kadar dosyalar için günde bir sunucu işi hakkınız olur. Yüklenen PDF dönüştürme bittiğinde silinir, .docx de yaklaşık bir saat sonra sona erer.

Word'ün kendisi

Windows'taki Word bir PDF'yi doğrudan açabilir: Dosya → Aç, PDF'yi seçin, Word onu düzenlenebilir bir belgeye dönüştürür. Word'ünüz zaten varsa deneyin; sonuçlar ruh olarak sunucu seçeneğine benzer: basit belgeler için iyi, karmaşık düzenler için yaklaşık.

PDF bir taramaysa

Taranmış bir PDF boş ya da neredeyse boş bir belgeye dönüşür, çünkü okunacak metin yoktur. Önce onu Taranmış PDF'i aranabilir yap aracından geçirin. Belge dilini seçin; sunucu her sayfanın üzerine görünmez bir metin katmanı ekler, sayfanın kendisi ise tamamen aynı görünür. Ardından aranabilir kopyayı Word'e dönüştürün.

Tanıma kalitesi taramaya bağlıdır. 300 dpi'de temiz ve düz bir sayfa neredeyse kusursuz çıkar. Kötü ışıkta kıvrılmış bir sayfanın telefon fotoğrafı ise elle düzeltmeniz gereken hatalar üretir. Dijital olarak doğmuş bir PDF'ye göre daha kaba bir Word dosyası bekleyin; tanınan metnin yazı boyutları daha az tutarlıdır ve bu, başlık ve paragraf algılamasını daha az güvenilir kılar.

Bir belgeye değil de yalnızca kelimelere ihtiyacınız varsa, PDF'den metin çıkar metin katmanı olan her PDF'den tarayıcıda düz metin verir.

Sonucu temizleyin

Birkaç sorun tekrar tekrar karşınıza çıkar:

• Liste öğeleri tek bir paragrafta birleşmiş. Sonunda noktalama olmayan madde işaretleri tek uzun bir cümle gibi görünür. İmleci her öğeye getirip Enter'a basın, ardından bir liste stili uygulayın.
• Kısa çizgi ve boşlukla bölünmüş kelimeler. PDF satır sonlarında kelimeleri hecelediyse, sonuçta "dönüş- türme" gibi şeyler olur. Ardından boşluk gelen kısa çizgiyi arayın ve her eşleşmeyi kontrol edin; bazıları gerçek tirelerdir.
• İki sütun birbirine karışmış. Metin PDF'nin saklama sırasına göre okundu ve bu sıra çok sütunlu düzenlerde sütunlar arasında atlayabilir. O sayfalar için sunucu dönüştürmesini deneyin.
• Metnin içinde sayfa üstbilgileri ve numaraları. Bunlar her sayfadaki gerçek metindir, bu yüzden kısa paragraflar olarak gelir. Silin ya da tekrarlanan başlığı arayın.
• Yazı tipleri farklı görünüyor. Tarayıcı dönüştürmesi orijinal yazı tipi ailelerini korumaz. Tümünü seçin ve kendi stilinizi uygulayın; genellikle karışık yedek yazı tiplerinden zaten daha iyi görünür.
• Dönüştürme hemen başarısız oluyor. PDF şifre korumalıdır. Şifreyi biliyorsanız önce PDF'den şifreyi kaldır ile kaldırın.

Temizlikten sonra elle biçimlendirme yerine Word'ün yerleşik stillerini (Normal, Başlık 1, Başlık 2) uygulayın. Belgeyi düzenlemek ve sonradan yeniden dönüştürmek çok daha kolay olur.

PDF'ye geri dönmek

İşiniz bittiğinde, belgeyi iletmeden önce yeniden PDF'ye çevirin. Word'de Dosya → Farklı Kaydet (veya Dışarı Aktar) → PDF en sadık yoldur. Word olmadan, Word'ü PDF'ye dönüştür .docx dosyasını tarayıcınızda oluşturur ve yazdırma penceresi üzerinden kaydeder: hedef olarak PDF olarak kaydet'i seçin, kenar boşluklarını Yok yapın ve üstbilgi ile altbilgileri kapatın.

Bundan sonra .docx dosyasını ana kopyanız olarak saklayın. PDF'den Word'e her gidiş dönüş biraz yapı kaybettirir; bu yüzden Word dosyasını düzenleyip yeni bir PDF dışa aktarmak, PDF'yi yeniden dönüştürmekten her zaman daha iyidir.

Kontrol listesi

1. Word'e gerçekten ihtiyacınız olup olmadığını kontrol edin: imza, formlar ve notlar doğrudan PDF üzerinde çalışır.
2. Tarama olup olmadığını anlamak için metni seçmeyi deneyin.
3. Taramaysa önce OCR uygulayın.
4. Metni yeniden yazmak için tarayıcı dönüştürmesini, karmaşık bir düzende küçük değişiklikler için sunucu dönüştürmesini kullanın.
5. Birleşmiş listeleri, bölünmüş kelimeleri ve sayfa üstbilgisi artıklarını düzeltin.
6. Gerçek stiller uygulayın.
7. Yeni bir PDF dışa aktarın ve .docx dosyasını orijinal olarak saklayın.