Como enviar uma planilha que fica correta

Você envia uma fatura como .xlsx. O outro lado abre numa versão diferente do Excel, numa tela menor, com fontes diferentes instaladas, e vê três colunas empurradas para uma segunda página, com o cabeçalho flutuando sozinho. Nada foi corrompido — planilhas simplesmente não têm layout fixo até que algo decida onde as páginas terminam.

Quando enviar PDF em vez da planilha

• Qualquer coisa final: faturas, relatórios, orçamentos, folhas de ponto. Quem recebe precisa ler, não recalcular.
• Qualquer coisa que vá para uma impressora ou para um arquivo de documentos.
• Qualquer coisa com fórmulas que você prefira não expor. Um PDF carrega os valores, não a lógica por trás deles.

Continue enviando a planilha em si só quando a outra pessoa for realmente editá-la.

Defina a área de impressão primeiro

Essa é a etapa que todo mundo pula, e é ela que decide como o PDF vai ficar:

1. No Excel, selecione o intervalo desejado e defina a Área de Impressão.
2. Escolha Paisagem se a tabela for mais larga do que alta.
3. Marque Ajustar a 1 página de largura — isso sozinho já resolve a maioria das reclamações de colunas cortadas.
4. Repita a linha de cabeçalho em todas as páginas (Imprimir Títulos) se a tabela for longa.

O conversor respeita tudo isso, porque essas configurações ficam salvas no próprio arquivo.

Converta

Solte o arquivo e baixe o PDF. Essa conversão roda nos nossos servidores — o LibreOffice faz o layout, o mesmo motor que um programa de mesa usaria — e o arquivo original é apagado assim que o resultado fica pronto.

O mesmo vale para apresentações: cada slide vira uma página, fontes e tudo.

Enviando vários documentos

Se a fatura, a folha de ponto e a carta de apresentação são três arquivos, junte-os em um único PDF antes de enviar. Um anexo é mais difícil de perder do que três.

Um PDF não é proteção. Qualquer pessoa pode copiar o texto de dentro dele. Se os números forem confidenciais, proteja o arquivo com senha também.