Como enviar uma planilha que fica correta

Você envia uma fatura em .xlsx. O outro lado abre num app de planilhas diferente, no celular, com outras fontes instaladas, e vê três colunas empurradas para uma segunda página, um cabeçalho sozinho e um total aparecendo como ####. Nada foi corrompido. Uma planilha simplesmente não tem layout fixo: ela é uma grade, e cada app decide por conta própria onde as páginas terminam e qual largura uma coluna precisa ter.

Um PDF fixa o layout uma vez, do seu lado, para que todos vejam as mesmas páginas. Este guia mostra quando enviar PDF, como preparar a planilha para o PDF sair certo, as formas nativas de exportar e o que fazer quando o resultado não fica bem como deveria.

Quando enviar PDF e quando enviar a planilha

Envie um PDF para:

• Qualquer coisa final: faturas, orçamentos, relatórios, tabelas de preços, folhas de horas, extratos. Quem recebe precisa ler, não recalcular.
• Qualquer coisa que vai ser impressa ou guardada num arquivo.
• Qualquer coisa que vai ser aberta no celular. Planilhas numa tela pequena são difíceis de navegar; uma página de PDF rola e dá zoom de forma previsível.
• Qualquer coisa com fórmulas ou dados ocultos que você prefere não compartilhar. Um PDF leva os valores visíveis, não as fórmulas, as abas ocultas ou aquela coluna de anotações que você esqueceu.

Envie a própria planilha só quando a outra pessoa for de fato trabalhar com os números: um orçamento para preencher, dados para importar, um modelo para ajustar. Na dúvida, envie os dois: o PDF para ler, a planilha para editar.

Prepare a planilha antes

Seja qual for a ferramenta que gera o PDF, ela segue a configuração de página salva na pasta de trabalho. Dois minutos aqui decidem se você recebe uma página arrumada ou doze espalhadas. Os nomes abaixo são os do Excel; outros apps de planilha têm as mesmas opções com nomes parecidos.

1. Defina uma área de impressão. Selecione a tabela e use Layout da Página → Área de Impressão → Definir Área de Impressão. Sem ela, tudo até a última célula usada é exportado, inclusive um valor perdido bem abaixo dos dados.
2. Veja a Visualização da Quebra de Página. Exibir → Visualização da Quebra de Página mostra os limites das páginas como linhas azuis. Arraste-as para colocar as quebras onde fazem sentido, por exemplo entre seções, e não no meio de um grupo.
3. Escolha a orientação. Tabelas com mais de oito a dez colunas costumam ficar melhores em paisagem.
4. Ajuste as colunas à largura da página. Nas configurações de impressão, escolha Ajustar Todas as Colunas em Uma Página, ou em Configurar Página defina Ajustar para 1 página de largura e deixe a altura em branco. Só isso resolve a maioria das reclamações de colunas divididas. Evite encaixar uma planilha longa inteira numa página só: 300 linhas espremidas num A4 ficam ilegíveis.
5. Repita a linha de cabeçalho. Layout da Página → Imprimir Títulos → Linhas a repetir na parte superior. A página quatro de uma tabela de preços ainda deve mostrar o que significa cada coluna.
6. Adicione um rodapé. Números de página e o nome do documento ajudam quem imprime o arquivo e deixa as folhas caírem.
7. Alargue um pouco as colunas numéricas apertadas. Uma coluna que tem a largura exata na sua máquina mostra #### quando uma fonte substituta é um pouquinho mais larga.

Cada aba tem sua própria configuração de página, então repita isso em todas as abas que você quer no PDF.

Formas nativas de exportar

Se você tem um app de planilhas instalado, ele mesmo gera o PDF, e para a maioria das pessoas esse é o caminho mais simples:

• Excel no Windows: Arquivo → Salvar Como (ou Exportar) → PDF. Em Opções, escolha se quer publicar a planilha ativa, uma seleção ou a pasta de trabalho inteira.
• Excel no Mac: Arquivo → Salvar Como e escolha PDF como formato, ou Arquivo → Imprimir → PDF → Salvar como PDF.
• Numbers no Mac: Arquivo → Exportar Para → PDF.
• Qualquer app do Windows: mande imprimir e escolha "Microsoft Print to PDF" como impressora.
• iPhone ou iPad: abra o arquivo no app Arquivos para visualizá-lo, toque em Compartilhar → Imprimir e depois use o botão Compartilhar nas opções de impressão para salvar o PDF em Arquivos.

A visualização no celular mostra só o que o mecanismo de pré-visualização consegue renderizar, então confira o resultado antes de enviar.

Converta sem ter o Office instalado

Quando você recebeu um .xlsx num computador sem app de planilhas, ou quer o mesmo resultado em qualquer máquina, use Converter Excel para PDF. Ele aceita XLSX, XLS, ODS e CSV.

Formatos do Office não podem ser convertidos dentro do navegador, então esta ferramenta roda nos nossos servidores. O LibreOffice Calc abre a pasta de trabalho e a exporta com a configuração de página salva nela, exatamente como descrito acima. Todas as abas visíveis com conteúdo vão para um único PDF; abas ocultas ficam de fora. Para enviar só uma aba, oculte as outras antes de salvar o arquivo. A pasta de trabalho enviada é apagada assim que o PDF fica pronto, e o resultado expira cerca de uma hora depois, então baixe-o logo. Sem conta, você tem uma conversão por dia para arquivos de até 500 MB.

O texto no PDF é texto de verdade, então quem recebe pode pesquisar nele e copiar os números.

Arquivos CSV

Um CSV não tem formatação nem configuração de página, então é exportado com os padrões e, muitas vezes, em retrato com colunas cortadas. O conversor lê vírgulas como separadores; um CSV exportado com ponto e vírgula, comum onde a vírgula é o separador decimal, acaba numa coluna só. Para qualquer coisa que você pretende compartilhar, abra o CSV num app de planilhas, configure a página, salve como XLSX e converta esse arquivo.

Apresentações funcionam do mesmo jeito

Uma apresentação enviada em .pptx tem o mesmo problema: fontes ausentes e versões diferentes do app mexem nas caixas de texto. Converter PowerPoint para PDF transforma cada slide numa página.

Enviar vários documentos juntos

Uma fatura, uma folha de horas e uma carta de apresentação como três anexos se separam, são encaminhadas pela metade ou arquivadas na ordem errada. Converta cada uma para PDF e depois junte tudo com Juntar arquivos PDF no navegador. Se as páginas precisam de numeração contínua no pacote inteiro, adicione-a depois com Adicionar números de página ao PDF.

Pastas de trabalho e apresentações cheias de imagens podem gerar PDFs grandes. Se o arquivo ficar grande demais para o e-mail, passe-o pelo Comprimir PDF.

Solução de problemas

• Uma coluna fica sozinha numa página. A tabela é um pouco larga demais para o papel. Use paisagem ou ajuste todas as colunas a uma página de largura.
• Dezenas de páginas em branco. Há formatação ou algum valor bem fora da tabela. Defina uma área de impressão.
• #### em algumas células. A coluna é estreita demais para a fonte usada na conversão. Alargue-a um pouco e converta de novo.
• Sem linhas de grade. Planilhas não imprimem linhas de grade por padrão. Adicione bordas às células ou ative a impressão das linhas de grade em Layout da Página.
• Os gráficos ficam um pouco diferentes depois da conversão no servidor. Os gráficos são redesenhados por outro mecanismo, então a posição dos rótulos e as cores podem mudar. Se um gráfico for importante, confira-o ou exporte pelo app em que você o criou.
• Entraram as abas erradas. Oculte as abas que você não quer, ou exclua-as numa cópia do arquivo.

Um PDF não é proteção. Qualquer pessoa consegue copiar o texto dele. Se os números forem confidenciais, adicione uma senha com Proteger PDF com senha e envie a senha por outro canal.

Checklist

1. Decida se quem recebe precisa ler ou editar.
2. Defina a área de impressão em todas as abas.
3. Confira as quebras de página, a orientação e o ajuste a uma página de largura.
4. Repita a linha de cabeçalho e adicione números de página.
5. Exporte pelo seu app de planilhas, ou use o Converter Excel para PDF se não tiver um.
6. Abra o PDF e confira todas as páginas antes de enviar.
7. Junte os documentos relacionados num arquivo só e proteja-o se for preciso.