Por que enviar slides em PDF
Um arquivo de apresentação só é tão confiável quanto o computador que o abre. O mesmo .pptx pode ficar diferente no notebook de um colega com outra versão do Office, em um Mac com o Keynote, no Google Slides ou em um PC de evento que não tem as suas fontes. O texto se reorganiza, os tópicos transbordam do slide e os gráficos saem do lugar. Um PDF congela o layout: todo leitor, impressora e celular mostra o slide exatamente como ele foi renderizado.
O PDF é a melhor escolha sempre que as pessoas precisam ler, e não editar, a apresentação:
- Material de apoio e de acompanhamento depois de uma reunião ou webinar.
- Pitch decks enviados a investidores, que muitas vezes leem no celular entre uma ligação e outra.
- Envio para portais de vagas, plataformas de licitação ou sistemas de ensino que só aceitam PDF.
- Arquivamento de uma versão final que não deve mudar depois.
- Impressão, já que um PDF sai igual de qualquer máquina.
Guarde o arquivo original, porém: o PDF é um retrato, não algo que você consegue editar com conforto.
O que acontece com o seu arquivo
Este conversor roda no nosso servidor, e não no seu navegador. O arquivo é processado pelo LibreOffice Impress em modo headless, usando o filtro padrão de exportação para PDF. Cada conversão ganha seu próprio perfil temporário do LibreOffice, então tarefas de pessoas diferentes nunca compartilham configurações nem dados em cache.
São aceitos três formatos de entrada:
- PPTX — o formato baseado em XML que o PowerPoint usa desde 2007. É o formato da maioria dos arquivos hoje e o que converte com mais fidelidade.
- PPT — o formato binário mais antigo do PowerPoint 97–2003. Ainda converte bem, mas apresentações muito antigas às vezes dependem de efeitos que os programas atuais interpretam de forma um pouco diferente.
- ODP — o formato de apresentação OpenDocument, usado pelo LibreOffice e por alguns órgãos públicos. Como o LibreOffice é o aplicativo nativo dele, arquivos ODP são os que convertem de forma mais previsível.
A saída tem uma página por slide, na proporção do próprio slide, então uma apresentação 16:9 gera páginas largas e uma 4:3 gera o formato mais quadrado de antigamente. O texto continua sendo texto de verdade no PDF, o que significa que dá para pesquisar e copiar, e as fontes usadas no documento são incorporadas para o arquivo ficar igual em qualquer lugar.
Uma conversão gratuita aceita arquivos de até 500 MB e é limitada a uma por dia. O Premium remove o limite diário, eleva o teto para 4 GB e dá a cada tarefa um tempo de processamento maior, o que faz diferença em apresentações lotadas de imagens em alta resolução.
Como preparar a apresentação para uma conversão limpa
A maioria dos problemas já aparece no arquivo de origem antes de converter. Alguns minutos de preparação poupam uma segunda tentativa.
- Fontes. Se você usa uma fonte da marca que não é uma fonte padrão do sistema, incorpore-a ao salvar no PowerPoint (Arquivo, Opções, Salvar, "Incorporar fontes no arquivo"). Caso contrário, é usada uma fonte substituta, e uma substituta um pouco mais larga pode empurrar a última linha de uma caixa de texto para fora da área visível.
- Vídeo e áudio incorporados. Um PDF não reproduz a mídia dos seus slides. Só o quadro de capa do vídeo aparece. Se o vídeo é importante, acrescente uma legenda curta ou um link no slide.
- Animações e entradas. Cada slide é exportado no estado final, com todos os elementos animados visíveis ao mesmo tempo. Se uma sequência revela itens um por cima do outro, esse slide vai ficar poluído. Duplique-o em vários slides estáticos antes de converter.
- Anotações do orador. Só os slides são exportados. Se você quer que suas anotações acompanhem a apresentação, coloque os pontos principais nos próprios slides.
- Conteúdo vinculado. Gráficos e imagens vinculados a arquivos externos, em vez de incorporados, podem aparecer vazios. Cole-os na apresentação como objetos incorporados.
Como conferir e finalizar o PDF
Abra o resultado e percorra-o em tamanho real antes de enviar. Preste atenção especialmente em slides com caixas de texto densas, diagramas SmartArt e gráficos com muitos rótulos, porque é nesses lugares que uma substituição de fonte ou um efeito interpretado de outro jeito aparece primeiro.
Apresentações cheias de imagens podem gerar PDFs grandes, muitas vezes de 20–100 MB quando cada slide tem uma foto ocupando tudo. Serviços de e-mail costumam recusar anexos acima de 20–25 MB, então, se o arquivo estiver pesado demais, passe-o pelo Comprimir PDF, que normalmente reduz bastante esse tipo de arquivo sem perda visível na tela. Se você está montando um pacote, por exemplo uma apresentação mais uma tabela de preços ou um contrato, junte as partes com o Juntar PDF.
Privacidade e retenção
Como a conversão roda em um servidor, sua apresentação é enviada por uma conexão criptografada. O arquivo original é apagado assim que o PDF é gerado, e o próprio PDF expira e é removido em até uma hora. Mesmo assim, no caso de uma apresentação confidencial, baixe o resultado logo, em vez de deixar o link aberto.