Uma planilha não tem páginas até você dar algumas a ela
Um documento de texto é escrito página por página. Uma planilha não: ela é uma grade que pode chegar a milhares de linhas e dezenas de colunas, e nada nela diz onde termina uma página impressa. Transformá-la em PDF significa cortar essa grade em páginas, e o resultado depende quase inteiramente da configuração de página salva na pasta de trabalho.
É por isso que o mesmo arquivo pode gerar um relatório arrumado de duas páginas ou quarenta páginas com uma coluna cada. O conversor não adivinha um layout; ele aplica as configurações que a pasta de trabalho já tem, do mesmo jeito que imprimir a partir de um programa de planilhas no computador.
O que acontece no servidor
O arquivo é convertido pelo LibreOffice Calc rodando sem tela, com a exportação para PDF padrão dele e um perfil temporário separado para cada processamento. Quatro formatos de entrada são aceitos:
- XLSX, o formato que o Excel usa desde 2007.
- XLS, o formato binário mais antigo, do Excel 97 ao 2003.
- ODS, o formato de planilha OpenDocument, nativo do LibreOffice.
- CSV, texto puro separado por vírgulas, sem nenhuma formatação nem configuração de página.
Todas as planilhas visíveis com conteúdo são exportadas num único PDF, uma depois da outra. Planilhas ocultas ficam de fora, e páginas vazias também. O texto no PDF é texto de verdade, então você pode pesquisá-lo e copiar valores dele.
A configuração de página que decide o resultado
Gaste dois minutos nas configurações de página da pasta de trabalho antes de converter. Estas são as opções que mais importam, com os nomes do Excel:
- Área de impressão (Layout da Página, Área de Impressão). Sem ela, todo o intervalo usado é exportado. Um valor esquecido na célula Z900 ou uma célula formatada perdida bem abaixo dos dados pode acrescentar páginas de grade vazia. Definir uma área de impressão em volta da tabela real evita isso.
- Orientação. Tabelas com mais de 8 a 10 colunas costumam ficar melhores em paisagem.
- Dimensionamento. "Ajustar Todas as Colunas em Uma Página" é a opção mais útil: todas as colunas cabem na largura, e as linhas continuam por quantas páginas forem necessárias. Evite "Ajustar Planilha em Uma Página" em tabelas longas; uma planilha de 500 linhas espremida numa página fica pequena demais para ler.
- Imprimir títulos (Linhas a repetir na parte superior). Repete a linha de cabeçalho em todas as páginas, então a página 7 de uma tabela de preços continua mostrando o que cada coluna significa.
- Linhas de grade. O Excel não imprime as linhas de grade por padrão, e o PDF segue isso. Marque "Imprimir" em Linhas de Grade, ou adicione bordas às células, se quiser a grade visível.
- Cabeçalhos e rodapés. Um rodapé com o número da página e o nome do arquivo ajuda quem imprime o PDF e deixa as folhas caírem.
Cada planilha tem a própria configuração de página, então confira todas as abas, não só a primeira.
Problemas que aparecem no PDF
- Uma coluna sozinha numa página. A tabela era um pouco larga demais para o papel. Mude para paisagem ou use "Ajustar Todas as Colunas em Uma Página".
- Células mostrando ####. A coluna tinha a largura exata no seu computador. Fontes que não existem no servidor são substituídas por outras parecidas, e uma substituta um pouco mais larga já não comporta o número. Alargue um pouco a coluna ou use uma fonte comum nas colunas numéricas.
- Um CSV espremido numa única coluna. O arquivo é lido com vírgulas como separadores. Arquivos CSV exportados com ponto e vírgula, comuns em países onde a vírgula é o separador decimal, acabam com tudo na coluna A. Abra esse arquivo num programa de planilhas, salve como XLSX e converta esse arquivo.
- Um CSV impresso em retrato com colunas cortadas. Um CSV não consegue guardar configurações de página, então são usadas as padrão. Para qualquer coisa que você vá compartilhar, importe-o numa planilha, configure a página e salve como XLSX.
- Os gráficos ficam um pouco diferentes. Os gráficos são redesenhados pelo LibreOffice, então cores, posição dos rótulos e fontes podem mudar um pouco em relação ao Excel. Confira gráficos com muitos rótulos antes de enviar.
Limites e próximos passos
Sem conta, você tem uma conversão por dia para arquivos de até 500 MB; o Premium remove o limite diário e aceita até 4 GB. A pasta de trabalho enviada é removida quando o PDF fica pronto, e o PDF expira cerca de uma hora depois da criação do processamento, então baixe-o logo.
Planilhas muitas vezes viajam junto com outros documentos. Para anexar um orçamento a uma carta de apresentação ou a um relatório, combine os PDFs com o Juntar PDF. Se você reorganizou as páginas e precisa de uma numeração que percorra o pacote inteiro, acrescente-a depois com o Adicionar números de página.