Como reduzir um PDF para menos de 2 MB

Formulários de upload adoram limites redondos: 1 ou 2 MB em muitos portais do governo e de universidades, 5 MB em sites de vagas, 25 MB para anexos nos serviços de e-mail mais comuns. Uma inscrição escaneada ou um PDF montado com fotos do celular passa desses limites na hora. A solução raramente é "comprimir mais forte"; é descobrir o que realmente deixa o arquivo pesado e remover isso primeiro.

Descubra que tipo de PDF você tem

Abra o arquivo e tente selecionar uma palavra do texto.

• O texto é selecionado normalmente: o PDF foi exportado de um editor de texto ou de um site. Texto e gráficos vetoriais são minúsculos; um contrato de 30 páginas costuma ter de 200 a 500 KB. Se um arquivo desses passa de 2 MB, o peso está nas imagens incorporadas, como fotos, logos em resolução de impressão ou fundos de página inteira.
• Nada é selecionado, ou a página inteira fica destacada como um único bloco: as páginas são imagens. Scans e PDFs feitos com fotos entram aqui, e comprimem muito bem.
• Uma mistura: um documento digitado com alguns anexos escaneados no final. Trate as duas partes de formas diferentes.

Compare também o número de páginas com o tamanho do arquivo. Um scan de 12 MB com 6 páginas tem em média 2 MB por página, então chegar a 2 MB no total significa levar cada página para cerca de 300 KB.

Passo 1: remova as páginas de que você não precisa

Cada página removida é uma economia sem nenhuma perda de qualidade, por isso isso vem sempre primeiro. Candidatas típicas são versos em branco de scans frente e verso, folhas de rosto, páginas de instrução do próprio formulário e cópias duplicadas.

O Excluir páginas de um PDF mostra as páginas como uma grade de números; toque nas que quer descartar e baixe uma cópia enxuta. Remover 10 páginas escaneadas de um scan de 40 páginas corta cerca de um quarto do tamanho.

Passo 2: comprima

O Comprimir PDF online tem dois motores, e escolher o certo importa mais do que o controle deslizante.

No navegador: o melhor para scans

O caminho padrão mantém o arquivo no seu dispositivo. Cada página é redesenhada a cerca de 108 dpi e salva como JPEG na Qualidade que você definir (de 30 a 95, padrão 70). Um scan a 300 dpi carrega cerca de oito vezes mais pixels, e é daí que vem a grande economia.

• 70: leitura confortável; um scan típico de 30 MB fica na faixa de 3 a 6 MB.
• 50 a 60: o ajuste habitual para um alvo de 2 MB. Leve desfoque nas bordas do texto, aceitável para formulários, certificados e documentos de identidade que você só precisa enviar.
• Abaixo de 45: halos e blocos em fotos e fundos coloridos. Só para espremer o arquivo abaixo de um limite rígido.

A contrapartida é que cada página vira uma imagem: o texto não pode mais ser selecionado nem pesquisado, e links e campos de formulário deixam de funcionar. Para scans isso não muda nada, já que eles já eram imagens. Se você receber o original de volta sem alteração, é porque o arquivo reconstruído ficaria maior, o que significa que o PDF é basicamente texto e o método do navegador é a ferramenta errada para ele.

No servidor: o melhor para documentos digitados com imagens

A opção no servidor usa o Ghostscript, que mantém o texto como texto de verdade e só reduz a resolução das imagens incorporadas. Valores abaixo de 50 no controle selecionam o perfil screen (imagens em torno de 72 dpi), de 50 a 84 o perfil ebook (em torno de 150 dpi), e 85 ou mais o perfil printer. Para um currículo com foto ou um relatório cheio de gráficos, o ebook costuma dar o melhor tamanho para a qualidade. Sem conta, há uma execução no servidor por dia; os arquivos são apagados cerca de uma hora depois do início da tarefa.

Mire na maior qualidade que caiba no limite. Comece em 60, confira o resultado e só desça se ainda estiver acima do limite.

Passo 3: se ainda estiver grande demais

• Divida o documento. Muitos portais têm vários campos de upload, como "passaporte", "diploma", "histórico escolar". O Dividir PDF online Por intervalos gera um arquivo por seção, e cada parte fica bem mais fácil de manter abaixo de 2 MB. As páginas variam de peso, então deixe alguma folga.
• Envie uma página como imagem. Quando o portal aceita JPG para um documento de uma página só, o Converter PDF para JPG em 2x e qualidade de 80 a 90 gera uma imagem nítida e compacta. Em 1x, o texto corrido fica difícil de ler com zoom.
• Escaneie de novo numa resolução menor. Se você controla o scanner, 150 a 200 dpi em tons de cinza é mais que suficiente para documentos de texto e já começa com uma fração do tamanho de um scan colorido a 600 dpi. Cor só vale a pena para carimbos, assinaturas em tinta azul ou fotos.

Opções nativas

• Pré-Visualização no Mac: Arquivo → Exportar com o filtro Reduzir Tamanho do Arquivo. Rápido, mas reduz as imagens de forma muito agressiva e não oferece controle, então confira a legibilidade dos scans.
• Word: ao salvar um documento como PDF, escolha a opção de tamanho mínimo em vez da padrão. Para documentos que você mesmo escreveu, isso muitas vezes basta, e o texto continua sendo texto.
• Windows e celulares: não há um compressor de PDF nativo de uso geral. Imprimir para PDF não reduz as imagens incorporadas de forma previsível.

Alvos típicos

• Portal do governo ou da universidade, 2 MB: exclua as páginas extras e comprima no navegador entre 50 e 60. Um scan de 10 páginas geralmente cabe.
• Candidatura a vaga, 5 MB: um currículo exportado de um editor de texto já é pequeno. Se não for, a causa é uma foto grande; use o perfil ebook no servidor para que o texto continue selecionável para os sistemas de triagem.
• E-mail, 25 MB: compressão a 70 costuma bastar, mesmo para scans longos. Acima disso, divida o arquivo ou compartilhe um link.
• Contrato assinado para devolver: comprima antes de assinar, não depois, se a assinatura for digital com certificado; qualquer alteração posterior a invalida.

Solução de problemas

• O tamanho não mudou. O arquivo é basicamente texto. Use o motor do servidor ou procure algumas imagens enormes e remova essas páginas.
• O arquivo está protegido por senha. A compressão não consegue ler arquivos criptografados. Desbloqueie-o com a senha que você tem, comprima e proteja de novo se precisar.
• A letra miúda ficou borrada. Aumente a qualidade ou use o motor do servidor, que não transforma o texto em imagem.
• O portal exige texto pesquisável. Depois da compressão no navegador, o Tornar um PDF escaneado pesquisável adiciona uma camada de texto sobre as imagens das páginas.
• O resultado ficou menor, mas ainda passa um pouco do limite. Remova mais uma página ou desça o controle de 10 em 10 em vez de pular direto para o mínimo.

Checklist

1. Veja se o PDF é escaneado ou digitado.
2. Exclua páginas em branco e desnecessárias.
3. Scans: compressão no navegador em 60. Digitados com imagens: ebook no servidor.
4. Dê zoom na letra mais miúda antes de enviar.
5. Ainda grande demais: divida em seções ou baixe a qualidade em 10.
6. Guarde o original; comprima uma cópia.

Tudo no caminho do navegador roda no seu dispositivo, então documentos como identidades, contratos e declarações de imposto nunca são enviados.