Jak wysłać arkusz, który wygląda jak należy

Wysyłasz fakturę jako .xlsx. Druga strona otwiera ją w innym programie do arkuszy, na telefonie, z innymi czcionkami w systemie, i widzi trzy kolumny wypchnięte na drugą stronę, samotny nagłówek i sumę wyświetlaną jako ####. Nic się nie uszkodziło. Arkusz po prostu nie ma stałego układu: to siatka, a każdy program sam decyduje, gdzie kończą się strony i jak szeroka ma być kolumna.

PDF ustala układ raz, po twojej stronie, więc wszyscy widzą te same strony. Ten poradnik wyjaśnia, kiedy wysyłać PDF, jak przygotować arkusz, żeby PDF wyszedł dobrze, jakie są wbudowane sposoby eksportu i co zrobić, gdy wynik nie jest do końca taki, jak trzeba.

Kiedy wysyłać PDF, a kiedy sam arkusz

Wysyłaj PDF w przypadku:

• Wszystkiego, co ostateczne: faktur, ofert, raportów, cenników, ewidencji czasu pracy, zestawień. Odbiorca ma to przeczytać, a nie przeliczać.
• Wszystkiego, co będzie drukowane albo trafi do archiwum.
• Wszystkiego, co będzie otwierane na telefonie. Po arkuszu na małym ekranie trudno się poruszać; stronę PDF przewija się i powiększa przewidywalnie.
• Wszystkiego z formułami lub ukrytymi danymi, którymi wolisz się nie dzielić. PDF zawiera widoczne wartości, a nie formuły, ukryte arkusze czy kolumnę z notatkami, o której zapomniałeś.

Sam arkusz wysyłaj tylko wtedy, gdy druga osoba naprawdę będzie pracować na liczbach: budżet do uzupełnienia, dane do zaimportowania, model do dostosowania. W razie wątpliwości wyślij oba: PDF do czytania, arkusz do edycji.

Najpierw przygotuj arkusz

Niezależnie od tego, czym tworzysz PDF, narzędzie korzysta z ustawień strony zapisanych w skoroszycie. Dwie minuty poświęcone na ten etap decydują, czy dostaniesz jedną porządną stronę, czy dwanaście porozrzucanych. Poniższe nazwy pochodzą z Excela; inne programy do arkuszy mają te same opcje pod podobnymi nazwami.

1. Ustaw obszar wydruku. Zaznacz tabelę i wybierz Układ strony → Obszar wydruku → Ustaw obszar wydruku. Bez tego eksportowane jest wszystko aż do ostatniej użytej komórki, łącznie z przypadkową wartością daleko pod danymi.
2. Zajrzyj do podglądu podziału stron. Widok → Podgląd podziału stron pokazuje granice stron jako niebieskie linie. Przeciągnij je, żeby podziały wypadały tam, gdzie mają sens, na przykład między sekcjami, a nie w środku grupy.
3. Wybierz orientację. Tabele szersze niż mniej więcej osiem–dziesięć kolumn zwykle lepiej czyta się w poziomie.
4. Dopasuj kolumny do szerokości strony. W ustawieniach drukowania wybierz „Dopasuj wszystkie kolumny na jednej stronie” albo w oknie Ustawienia strony ustaw dopasowanie do 1 strony szerokości i zostaw wysokość pustą. Już to samo usuwa większość skarg na rozdzielone kolumny. Nie dopasowuj długiego arkusza w całości do jednej strony: 300 wierszy ściśniętych na A4 nie da się przeczytać.
5. Powtarzaj wiersz nagłówka. Układ strony → Tytuły wydruku → „Wiersze do powtarzania u góry”. Czwarta strona cennika nadal powinna pokazywać, co oznacza każda kolumna.
6. Dodaj stopkę. Numery stron i nazwa dokumentu pomagają każdemu, kto wydrukuje plik i upuści kartki.
7. Lekko poszerz ciasne kolumny z liczbami. Kolumna, która u ciebie jest akurat wystarczająco szeroka, pokaże ####, gdy czcionka zastępcza okaże się odrobinę szersza.

Każdy arkusz ma własne ustawienia strony, więc powtórz to na każdej karcie, którą chcesz mieć w PDF.

Wbudowane sposoby eksportu

Jeśli masz zainstalowany program do arkuszy, sam potrafi zrobić PDF i dla większości osób to najprostsza droga:

• Excel w Windowsie: Plik → Zapisz jako (lub Eksportuj) → PDF. W „Opcjach” wybierz, czy opublikować aktywny arkusz, zaznaczenie czy cały skoroszyt.
• Excel na Macu: Plik → Zapisz jako i wybierz PDF jako format pliku albo Plik → Drukuj → PDF → Zachowaj jako PDF.
• Numbers na Macu: Plik → Eksportuj do → PDF.
• Dowolny program w Windowsie: drukuj i wybierz drukarkę Microsoft Print to PDF.
• iPhone lub iPad: otwórz plik w aplikacji Pliki, żeby zobaczyć podgląd, stuknij Udostępnij → Drukuj, a potem w opcjach drukowania użyj przycisku udostępniania, żeby zapisać PDF w Plikach.

Podgląd na telefonie pokazuje tylko to, co potrafi wyrenderować silnik podglądu, więc przed wysłaniem sprawdź wynik.

Konwersja bez zainstalowanego pakietu Office

Gdy dostałeś plik .xlsx na komputerze bez programu do arkuszy albo chcesz takiego samego wyniku niezależnie od maszyny, użyj narzędzia Konwertuj Excel na PDF online. Przyjmuje XLSX, XLS, ODS i CSV.

Formatów biurowych nie da się konwertować w przeglądarce, więc to narzędzie działa na naszych serwerach. LibreOffice Calc otwiera skoroszyt i eksportuje go z zapisanymi w nim ustawieniami strony, dokładnie tak, jak opisano wyżej. Wszystkie widoczne arkusze z zawartością trafiają do jednego PDF; ukryte są pomijane. Żeby wysłać tylko jeden arkusz, ukryj pozostałe przed zapisaniem pliku. Wgrany skoroszyt jest usuwany, gdy PDF jest gotowy, a wynik wygasa mniej więcej godzinę później, więc pobierz go od razu. Bez konta masz jedną konwersję dziennie dla plików do 500 MB.

Tekst w PDF jest prawdziwym tekstem, więc odbiorca może go przeszukiwać i kopiować z niego liczby.

Pliki CSV

CSV nie ma formatowania ani ustawień strony, więc jest eksportowany z ustawieniami domyślnymi, często w pionie i z uciętymi kolumnami. Konwerter traktuje przecinki jako separatory; CSV wyeksportowany ze średnikami, typowy tam, gdzie przecinek jest separatorem dziesiętnym, ląduje w jednej kolumnie. Wszystko, czym zamierzasz się dzielić, otwórz w programie do arkuszy, ustaw stronę, zapisz jako XLSX i dopiero to przekonwertuj.

Prezentacje działają tak samo

Prezentacja wysłana jako .pptx ma ten sam problem: brakujące czcionki i różne wersje programu przesuwają pola tekstowe. Konwertuj PowerPoint na PDF online zamienia każdy slajd w stronę.

Wysyłanie kilku dokumentów razem

Faktura, ewidencja czasu pracy i list przewodni jako trzy załączniki rozdzielają się, są przesyłane dalej niekompletne albo trafiają do archiwum w złej kolejności. Przekonwertuj każdy do PDF, a potem połącz je w przeglądarce narzędziem Połącz pliki PDF online. Jeśli strony całego pakietu mają mieć ciągłą numerację, dodaj ją na końcu w Dodaj numery stron do PDF.

Skoroszyty i prezentacje z dużą liczbą obrazów mogą dawać duże pliki PDF. Jeśli plik jest za duży na e-mail, przepuść go przez Kompresja PDF online.

Rozwiązywanie problemów

• Jedna kolumna ląduje sama na stronie. Tabela jest odrobinę za szeroka na papier. Użyj orientacji poziomej albo dopasuj wszystkie kolumny do jednej strony szerokości.
• Dziesiątki pustych stron. Gdzieś daleko poza tabelą jest formatowanie albo wartość. Ustaw obszar wydruku.
• #### w niektórych komórkach. Kolumna jest za wąska dla czcionki użytej podczas konwersji. Lekko ją poszerz i przekonwertuj ponownie.
• Brak linii siatki. Arkusze domyślnie nie drukują linii siatki. Dodaj obramowania komórek albo włącz drukowanie linii siatki w zakładce Układ strony.
• Wykresy po konwersji na serwerze wyglądają nieco inaczej. Wykresy są rysowane przez inny silnik, więc położenie etykiet i kolory mogą się przesunąć. Jeśli wykres jest ważny, sprawdź go albo wyeksportuj z programu, w którym go zrobiłeś.
• Trafiły niewłaściwe arkusze. Ukryj niepotrzebne arkusze albo usuń je w kopii pliku.

PDF to nie zabezpieczenie. Każdy może skopiować z niego tekst. Jeśli liczby są poufne, dodaj hasło w Zabezpiecz PDF hasłem i wyślij hasło innym kanałem.

Lista kontrolna

1. Zdecyduj, czy odbiorca ma czytać, czy edytować.
2. Ustaw obszar wydruku na każdym arkuszu.
3. Sprawdź podziały stron, orientację i dopasowanie do jednej strony szerokości.
4. Powtarzaj wiersz nagłówka i dodaj numery stron.
5. Wyeksportuj z programu do arkuszy albo bez niego użyj Konwertuj Excel na PDF online.
6. Otwórz PDF i przed wysłaniem sprawdź każdą stronę.
7. Połącz powiązane dokumenty w jeden plik i w razie potrzeby go zabezpiecz.