Jak wysłać arkusz, który wygląda tak, jak trzeba

Wysyłasz fakturę jako .xlsx. Druga strona otwiera ją w innej wersji Excela, na mniejszym ekranie, z innymi czcionkami — i widzi trzy kolumny zepchnięte na drugą stronę, z samotnie unoszącym się nagłówkiem. Nic się nie uszkodziło — arkusze po prostu nie mają stałego układu, dopóki coś nie zdecyduje, gdzie kończą się strony.

Kiedy wysłać PDF zamiast tego

• Wszystko finalne: faktury, raporty, wyceny, karty czasu pracy. Odbiorca ma to przeczytać, a nie przeliczać.
• Wszystko, co trafi do drukarki albo do archiwum dokumentów.
• Wszystko z formułami, których wolisz nie pokazywać. PDF przenosi wartości, nie logikę, która za nimi stoi.

Sam arkusz wysyłaj tylko wtedy, gdy druga osoba naprawdę będzie go edytować.

Najpierw ustaw obszar wydruku

To krok, który każdy pomija, a to on decyduje, jak będzie wyglądał PDF:

1. W Excelu zaznacz potrzebny zakres i ustaw obszar wydruku.
2. Wybierz układ poziomy, jeśli tabela jest szersza niż wyższa.
3. Ustaw „Dopasuj do 1 strony szerokości" — samo to rozwiązuje większość problemów z łamanymi kolumnami.
4. Powtarzaj wiersz nagłówka na każdej stronie (tytuły wydruku), jeśli tabela jest długa.

Konwerter uwzględnia to wszystko, bo te ustawienia są zapisane w samym pliku.

Konwertuj

Upuść plik i pobierz PDF. Ten działa na naszych serwerach — układ robi LibreOffice, ten sam silnik, którego użyłby program na komputerze — a plik źródłowy jest usuwany, gdy tylko wynik jest gotowy.

To samo dotyczy prezentacji: każdy slajd staje się stroną, razem z czcionkami.

Wysyłanie kilku dokumentów

Jeśli faktura, karta czasu pracy i pismo przewodnie to trzy osobne pliki, połącz je w jeden PDF przed wysyłką. Jeden załącznik trudniej zgubić niż trzy.

PDF to nie zabezpieczenie. Każdy może skopiować z niego tekst. Jeśli liczby są poufne, dodatkowo zabezpiecz plik hasłem.