Kiedy kopia PDF jest lepszym załącznikiem
Plik .docx to plik roboczy. Jego układ zmienia się w zależności od czcionek, wersji Worda, a nawet sterownika drukarki na komputerze, na którym zostanie otwarty, więc CV, które u Ciebie mieści się równo na dwóch stronach, u rekrutera korzystającego z innej aplikacji może rozlać się na trzecią. PDF utrwala układ, nie da się go przypadkiem zmienić i otwiera się na każdym telefonie bez pakietu biurowego.
Typowe powody konwersji:
- Aplikacje o pracę, bo portale często przyjmują wyłącznie PDF, a rekruterzy czytają na telefonie.
- Faktury, oferty i pisma, które mają wyglądać na ostateczne.
- Dokumenty do wydruku w punkcie ksero, gdzie na komputerze może brakować Twoich czcionek.
- Formularze i oświadczenia składane w bankach, szkołach czy urzędach.
Traktuj plik .docx jako wersję główną i twórz nowy PDF za każdym razem, gdy zmienia się treść.
Jak działa konwersja
Nic nie jest wysyłane. Strona odczytuje plik .docx w przeglądarce i renderuje go jako podgląd: akapity, style, tabele, obrazy, listy, nagłówki, stopki, przypisy dolne i końcowe są rozkładane strona po stronie w rozmiarze i z marginesami zapisanymi w dokumencie. Używane są czcionki osadzone w pliku; dla pozostałych — czcionki zainstalowane na Twoim urządzeniu.
Sam PDF zapisuje wbudowany mechanizm drukowania przeglądarki, gdy wybierzesz „Zapisz jako PDF”. Ma to praktyczną przewagę nad konwerterami, które robią zrzuty ekranu stron: tekst w wyniku pozostaje prawdziwym tekstem, więc można go wyszukiwać, zaznaczać i kopiować, a przy każdym powiększeniu pozostaje ostry.
Narzędzie przyjmuje jeden plik .docx naraz, do 50 MB.
Ustawienia okna drukowania, które mają znaczenie
Jakość PDF zależy w dużej mierze od kilku opcji w oknie drukowania. W każdej przeglądarce nazywają się nieco inaczej, ale wszędzie występują te same.
- Miejsce docelowe. Wybierz „Zapisz jako PDF” w Chrome i Edge albo opcję zapisu do pliku PDF w Firefoksie. Na Macu w Safari użyj przycisku PDF na dole okna.
- Rozmiar papieru. Dopasuj go do dokumentu. A4 ma wymiary 210×297 mm i jest używany niemal wszędzie poza Ameryką Północną; US Letter to 8,5×11 cala. Niezgodność pomniejsza stronę albo zostawia szeroki pas na dole.
- Marginesy. Ustaw „Brak”. Dokument ma już własne marginesy, więc domyślny margines przeglądarki dodaje się do nich i spycha treść na następną stronę.
- Nagłówki i stopki. Wyłącz tę opcję. W przeciwnym razie przeglądarka nadrukuje na każdej stronie datę, tytuł strony i licznik stron.
- Grafika tła. Włącz ją, jeśli dokument ma cieniowane komórki tabeli, kolorowe ramki lub kolorowe tło strony; inaczej zostaną wydrukowane na biało.
- Skala. Zostaw 100%, chyba że strony dzielą się niezręcznie — wtedy spróbuj 95% lub 90%.
Przed zapisaniem porównaj liczbę stron w podglądzie wydruku z tą, którą pokazuje Word. Jeśli różni się o stronę lub dwie, zwykle odpowiadają za to ustawienia marginesów i skali.
Różnice względem Worda, na które warto uważać
Podgląd renderuje przeglądarka, a nie Word, więc niektóre szczegóły mogą wyjść inaczej:
- Podziały stron. Ręczne podziały stron i podziały sekcji są respektowane, ale w obrębie sekcji to przeglądarka decyduje, gdzie kończy się każda strona. Strona może skończyć się kilka wierszy wcześniej lub później niż w Wordzie. Jeśli nagłówek zostaje sam na dole strony, wstaw przed nim w Wordzie ręczny podział strony i przekonwertuj ponownie.
- Czcionki. Dokument złożony czcionką, która nie jest ani osadzona, ani zainstalowana na Twoim urządzeniu, wyświetla się czcionką zastępczą, co zmienia długość wierszy. Na przykład Calibri i Cambria często nie ma w Linuksie i Androidzie. Przekonwertuj dokument na komputerze, który ma te czcionki, albo osadź je przy zapisie w Wordzie.
- Nagłówki, stopki i numery stron. Mogą pojawić się raz na sekcję dokumentu, a nie na każdej drukowanej stronie, a pola numerów stron nie są przeliczane pod paginację przeglądarki. W dokumentach, w których mają znaczenie, sprawdź wynik strona po stronie.
- Komentarze i śledzone zmiany. Komentarze nie są pokazywane. Przed konwersją zaakceptuj lub odrzuć śledzone zmiany w Wordzie, aby PDF odzwierciedlał zamierzoną wersję.
- Stare pliki .doc. Odczytywany jest tylko format .docx. Otwórz plik .doc w Wordzie lub LibreOffice i najpierw zapisz go jako .docx.
Jeśli kliknięcie przycisku pozornie nic nie robi, przeglądarka prawdopodobnie zablokowała nowe okno z dokumentem do wydruku. Zezwól tej stronie na wyskakujące okna i kliknij ponownie.
Wykończenie PDF
Dokumenty z wieloma obrazami mogą dawać duże pliki PDF. Jeśli plik jest za duży do e-maila lub formularza, przepuść go przez Kompresję PDF. Aby wysłać list motywacyjny i CV jako jeden załącznik, przekonwertuj oba i połącz je narzędziem Połącz pliki PDF.