Arkusz nie ma stron, dopóki mu ich nie nadasz
Dokument tekstowy pisze się strona po stronie. Arkusz — nie: to siatka, która może liczyć tysiące wierszy i dziesiątki kolumn, a nic w niej nie mówi, gdzie kończy się wydrukowana strona. Zamiana go w PDF oznacza pocięcie tej siatki na strony, a wynik zależy niemal wyłącznie od ustawień strony zapisanych w skoroszycie.
Dlatego ten sam plik może dać schludny dwustronicowy raport albo czterdzieści stron z jedną kolumną na każdej. Konwerter nie zgaduje układu; stosuje ustawienia, które skoroszyt już zawiera, tak jak zrobiłby to wydruk z arkusza kalkulacyjnego na komputerze.
Co dzieje się na serwerze
Plik jest konwertowany przez LibreOffice Calc działający bez ekranu, standardowym eksportem do PDF, z osobnym tymczasowym profilem dla każdego zadania. Akceptowane są cztery formaty wejściowe:
- XLSX, format używany przez Excela od 2007 roku.
- XLS, starszy format binarny z Excela 97–2003.
- ODS, format arkusza OpenDocument, natywny dla LibreOffice.
- CSV, zwykły tekst rozdzielany przecinkami, bez żadnego formatowania ani ustawień strony.
Wszystkie widoczne arkusze z zawartością są eksportowane do jednego PDF, jeden po drugim. Ukryte arkusze są pomijane, podobnie jak puste strony. Tekst w PDF jest prawdziwym tekstem, więc możesz go przeszukiwać i kopiować z niego liczby.
Ustawienia strony, które decydują o wyniku
Przed konwersją poświęć dwie minuty na ustawienia strony w skoroszycie. Oto opcje, które mają największe znaczenie, z ich nazwami w Excelu:
- Obszar wydruku (Układ strony, Obszar wydruku). Bez niego eksportowany jest cały używany zakres. Zapomniana wartość w komórce Z900 albo zabłąkana sformatowana komórka daleko pod danymi mogą dodać strony pustej siatki. Ustawienie obszaru wydruku wokół właściwej tabeli tego unika.
- Orientacja. Tabele szersze niż mniej więcej 8–10 kolumn zwykle lepiej czyta się w poziomie.
- Skalowanie. „Dopasuj wszystkie kolumny do jednej strony” to najbardziej przydatna opcja: wszystkie kolumny mieszczą się na szerokość, a wiersze ciągną się na tylu stronach, ile trzeba. Unikaj opcji „Dopasuj arkusz do jednej strony” przy długich tabelach; arkusz z 500 wierszami ściśnięty na jedną stronę staje się nieczytelnie mały.
- Tytuły wydruku (Wiersze do powtarzania u góry). Powtarzają wiersz nagłówka na każdej stronie, więc strona 7 cennika nadal pokazuje, co oznacza każda kolumna.
- Linie siatki. Excel domyślnie nie drukuje linii siatki i PDF postępuje tak samo. Zaznacz „Drukuj” w sekcji Linie siatki albo dodaj obramowania komórek, jeśli siatka ma być widoczna.
- Nagłówki i stopki. Stopka z numerem strony i nazwą pliku pomaga każdemu, kto wydrukuje PDF i upuści kartki.
Każdy arkusz ma własne ustawienia strony, więc sprawdź każdą kartę, a nie tylko pierwszą.
Problemy widoczne w PDF
- Jedna kolumna na osobnej stronie. Tabela była odrobinę za szeroka na papier. Przełącz na orientację poziomą albo użyj opcji „Dopasuj wszystkie kolumny do jednej strony”.
- Komórki pokazują ####. Kolumna była na Twoim komputerze szeroka na styk. Czcionki niedostępne na serwerze są zastępowane podobnymi, a nieco szerszy zamiennik już nie mieści liczby. Poszerz trochę kolumnę albo użyj popularnej czcionki w kolumnach liczbowych.
- CSV ściśnięty w jedną kolumnę. Plik jest odczytywany z przecinkiem jako separatorem. Pliki CSV wyeksportowane ze średnikami, typowe w krajach, gdzie przecinek jest separatorem dziesiętnym kończą z wszystkim w kolumnie A. Otwórz taki plik w arkuszu kalkulacyjnym, zapisz jako XLSX i przekonwertuj ten plik.
- CSV wydrukowany w pionie z uciętymi kolumnami. CSV nie może przechowywać ustawień strony, więc używane są domyślne. Wszystko, co zamierzasz udostępnić, zaimportuj do arkusza, ustaw stronę i zapisz jako XLSX.
- Wykresy wyglądają nieco inaczej. Wykresy są rysowane od nowa przez LibreOffice, więc kolory, położenie etykiet i czcionki mogą się lekko przesunąć w porównaniu z Excelem. Przed wysłaniem sprawdź wykresy z wieloma etykietami.
Limity i co dalej
Bez konta przysługuje jedna konwersja dziennie dla plików do 500 MB; Premium znosi dzienny limit i przyjmuje pliki do 4 GB. Przesłany skoroszyt jest usuwany, gdy PDF jest gotowy, a PDF wygasa około godziny po utworzeniu zadania, więc pobierz go od razu.
Arkusze często podróżują razem z innymi dokumentami. Aby dołączyć budżet do listu przewodniego lub raportu, połącz pliki PDF narzędziem połącz pliki PDF. Jeśli zmieniłeś kolejność stron i potrzebujesz numeracji obejmującej cały pakiet, dodaj ją później narzędziem dodaj numery stron do PDF.