Jak zmniejszyć PDF poniżej 2 MB

Formularze wgrywania uwielbiają okrągłe limity: 1 lub 2 MB na wielu portalach urzędowych i uczelnianych, 5 MB w serwisach z ofertami pracy, 25 MB na załączniki w najpopularniejszych usługach pocztowych. Zeskanowany wniosek albo PDF złożony ze zdjęć z telefonu przekracza je od razu. Rozwiązaniem rzadko jest „mocniej skompresować”; chodzi o to, by znaleźć, co naprawdę obciąża plik, i najpierw to usunąć.

Sprawdź, z jakim PDF-em masz do czynienia

Otwórz plik i spróbuj zaznaczyć jakieś słowo.

• Tekst zaznacza się normalnie: PDF został wyeksportowany z edytora tekstu lub strony internetowej. Tekst i grafika wektorowa zajmują bardzo mało; 30-stronicowa umowa ma często 200–500 KB. Jeśli taki plik przekracza 2 MB, ciężar tkwi w osadzonych obrazach: zdjęciach, logo w rozdzielczości do druku albo tłach na całą stronę.
• Nic się nie zaznacza albo cała strona podświetla się jako jeden blok: strony są obrazami. Tu trafiają skany i PDF-y ze zdjęć, a te kompresują się bardzo dobrze.
• Mieszanka: dokument pisany na komputerze z kilkoma zeskanowanymi załącznikami na końcu. Każdą część traktuj inaczej.

Porównaj też liczbę stron z rozmiarem pliku. Skan 6 stron ważący 12 MB to średnio 2 MB na stronę, więc zejście do 2 MB łącznie oznacza zmniejszenie każdej strony do mniej więcej 300 KB.

Krok 1: usuń niepotrzebne strony

Każda usunięta strona to oszczędność bez żadnej utraty jakości, dlatego ten krok zawsze jest pierwszy. Typowi kandydaci to puste rewersy przy skanowaniu dwustronnym, strony tytułowe, strony z instrukcją samego formularza i zdublowane kopie.

Usuń strony z PDF pokazuje strony jako siatkę numerów; stuknij te do usunięcia i pobierz skróconą kopię. Usunięcie 10 stron z 40-stronicowego skanu zmniejsza rozmiar mniej więcej o jedną czwartą.

Krok 2: skompresuj

Kompresja PDF online ma dwa silniki i wybór właściwego jest ważniejszy niż ustawienie suwaka.

W przeglądarce: najlepsze dla skanów

Domyślna ścieżka trzyma plik na Twoim urządzeniu. Każda strona jest rysowana na nowo w rozdzielczości około 108 dpi i zapisywana jako JPEG w ustawionej jakości (od 30 do 95, domyślnie 70). Skan w 300 dpi ma mniej więcej osiem razy więcej pikseli i to stąd biorą się duże oszczędności.

• 70: wygodne czytanie; typowy skan o wadze 30 MB ląduje w przedziale 3–6 MB.
• 50–60: zwykłe ustawienie, gdy celem są 2 MB. Lekkie rozmycie na krawędziach tekstu, w zupełności wystarczające dla formularzy, zaświadczeń i dokumentów tożsamości, które trzeba tylko złożyć.
• Poniżej 45: obwódki i bloki na zdjęciach i kolorowych tłach. Tylko po to, by zmieścić się w ostrym limicie.

Kosztem jest to, że każda strona staje się obrazem: tekstu nie da się już zaznaczać ani przeszukiwać, a linki i pola formularzy przestają działać. W przypadku skanów nic to nie zmienia, bo i tak były obrazami. Jeśli dostaniesz z powrotem niezmieniony oryginał, przebudowany plik byłby większy — to znak, że PDF składa się głównie z tekstu, a metoda przeglądarkowa jest do niego niewłaściwa.

Na serwerze: najlepsze dla dokumentów tekstowych z obrazami

Opcja serwerowa korzysta z Ghostscriptu, który zachowuje tekst jako prawdziwy tekst i zmniejsza rozdzielczość wyłącznie osadzonych obrazów. Wartości suwaka poniżej 50 wybierają profil screen (obrazy około 72 dpi), od 50 do 84 profil ebook (około 150 dpi), a od 85 wzwyż profil printer. Dla CV ze zdjęciem albo raportu pełnego wykresów ebook zwykle daje najlepszy stosunek rozmiaru do jakości. Bez konta przysługuje jedno uruchomienie na serwerze dziennie; pliki są usuwane mniej więcej godzinę po rozpoczęciu zadania.

Celuj w najwyższą jakość, która się mieści. Zacznij od 60, sprawdź wynik i schodź niżej tylko wtedy, gdy nadal przekraczasz limit.

Krok 3: jeśli nadal jest za duży

• Podziel dokument. Wiele portali ma kilka pól do wgrywania, np. „paszport”, „dyplom”, „suplement”. Podziel PDF online według zakresów daje jeden plik na sekcję, a każdą część znacznie łatwiej utrzymać poniżej 2 MB. Strony różnią się wagą, więc zostaw zapas.
• Złóż stronę jako obraz. Gdy portal przyjmuje JPG dla jednostronicowego dokumentu, Konwertuj PDF na JPG w 2x i jakości 80–90 tworzy ostry, kompaktowy obraz. W 1x zwykły tekst po powiększeniu staje się trudny do odczytania.
• Zeskanuj ponownie w niższej rozdzielczości. Jeśli masz dostęp do skanera, 150–200 dpi w skali szarości w zupełności wystarcza do dokumentów tekstowych, a plik od początku waży ułamek skanu kolorowego w 600 dpi. Kolor opłaca się tylko przy pieczątkach, podpisach niebieskim tuszem lub zdjęciach.

Wbudowane opcje

• Podgląd na Macu: Plik → Eksportuj z filtrem Reduce File Size. Szybko, ale obrazy są zmniejszane bardzo agresywnie i bez żadnej kontroli, więc sprawdź czytelność skanów.
• Word: przy zapisywaniu dokumentu jako PDF wybierz opcję minimalnego rozmiaru zamiast standardowej. Dla dokumentów, które sam napisałeś, to często wystarcza, a tekst pozostaje tekstem.
• Windows i telefony: nie ma uniwersalnego, wbudowanego kompresora PDF. Drukowanie do PDF nie zmniejsza osadzonych obrazów w przewidywalny sposób.

Typowe cele

• Portal urzędowy lub uczelniany, 2 MB: usuń zbędne strony, kompresja w przeglądarce na 50–60. 10-stronicowy skan zwykle się mieści.
• Aplikacja o pracę, 5 MB: CV wyeksportowane z edytora tekstu jest już małe. Jeśli nie jest, winne jest duże zdjęcie; użyj serwerowego profilu ebook, żeby tekst pozostał zaznaczalny dla systemów selekcji kandydatów.
• E-mail, 25 MB: kompresja na 70 zwykle wystarcza nawet przy długich skanach. Powyżej tego podziel plik albo udostępnij link.
• Podpisana umowa do odesłania: jeśli podpis jest podpisem cyfrowym opartym na certyfikacie, kompresuj przed podpisaniem, a nie po nim; każda późniejsza zmiana go unieważnia.

Rozwiązywanie problemów

• Rozmiar się nie zmienił. Plik to głównie tekst. Użyj silnika serwerowego albo poszukaj kilku ogromnych obrazów i usuń te strony.
• Plik jest chroniony hasłem. Kompresja nie odczyta zaszyfrowanych plików. Odblokuj go hasłem, które masz, skompresuj, a w razie potrzeby zabezpiecz ponownie.
• Drobny druk stał się nieostry. Podnieś jakość albo użyj silnika serwerowego, który nie zamienia tekstu w obraz.
• Portal wymaga przeszukiwalnego tekstu. Po kompresji w przeglądarce Spraw, by zeskanowany PDF był przeszukiwalny — to narzędzie dodaje warstwę tekstową nad obrazami stron.
• Wynik jest mniejszy, ale wciąż nieznacznie za duży. Usuń jeszcze jedną stronę albo przesuń suwak o 10 w dół, zamiast skakać od razu do minimum.

Lista kontrolna

1. Sprawdź, czy PDF jest skanem, czy dokumentem tekstowym.
2. Usuń puste i niepotrzebne strony.
3. Skany: kompresja w przeglądarce na 60. Tekst z obrazami: serwerowy ebook.
4. Przed wgraniem powiększ najmniejszy druk.
5. Nadal za duży: podziel na sekcje albo obniż jakość o 10.
6. Zachowaj oryginał; kompresuj kopię.

Na ścieżce przeglądarkowej wszystko dzieje się na Twoim urządzeniu, więc dokumenty takie jak dowody osobiste, umowy i formularze podatkowe nigdy nie są wysyłane.