Jak podpisać umowę bez drukowania jej

Odręczny podpis na PDF-ie to obraz Twojego podpisu umieszczony na stronie — dokładnie to samo, co daje skan, tylko bez drukarki, krzywego zdjęcia telefonem i szarego cienia na pół strony.

Ten poradnik omawia podpisywanie na komputerze i telefonie, to, które podpisy są prawnie w porządku przy jakich dokumentach, co zrobić z formularzami i wielostronicowymi umowami oraz jak bezpiecznie wysłać wynik.

Najpierw: o jaki podpis chodzi

Większość umów można podpisać zwykłym podpisem elektronicznym, a właśnie taki powstaje, gdy rysujesz lub wklejasz swój podpis. Zanim zaczniesz, sprawdź, w jaki sposób dokument do Ciebie trafił.

• Zwykły PDF e-mailem z prośbą „proszę podpisać i odesłać”: nadawca oczekuje właśnie narysowanego podpisu. Dotyczy to większości umów najmu, umów o świadczenie usług i zleceń dla freelancerów, umów o zachowaniu poufności, ofert pracy oraz formularzy szkolnych i kadrowych.
• Link z serwisu do e-podpisu: podpisz przez ten link. Serwis rejestruje, kto i kiedy podpisał, a jego ścieżka audytu jest częścią umowy. Nie pobieraj pliku, żeby podpisać go gdzie indziej.
• Dokument oznaczony jako wymagający podpisu kwalifikowanego lub notarialnego: narysowany podpis nie wystarczy, niezależnie od narzędzia. Więcej o tym niżej.

Podpisz w przeglądarce

1. Otwórz Podpisz PDF online i upuść umowę, do 100 MB.
2. Narysuj podpis na polu myszą, gładzikiem, rysikiem lub palcem. Wykorzystaj całe pole: na stronę trafia cały jego obszar, więc mały podpis w jednym rogu stanie się małym podpisem otoczonym pustym miejscem.
3. Albo użyj opcji „Wgraj zdjęcie” i dodaj zdjęcie podpisu na białym papierze. Jasne piksele stają się przezroczyste, więc podpis leży na stronie jak atrament, bez białej ramki wokół.
4. Przyciskami stron przejdź do strony z miejscem na podpis.
5. Kliknij na podglądzie tam, gdzie ma się znaleźć podpis, i dopasuj suwak „Rozmiar”. Domyślna wartość odpowiada mniej więcej długości typowej linii na podpis na kartce A4 lub Letter.
6. Pobierz. Plik zostaje zapisany z dopiskiem „-signed” w nazwie; oryginał pozostaje nietknięty.

PDF jest otwierany, modyfikowany i zapisywany przez Twoją przeglądarkę. Ani umowa, ani Twój podpis nie są nigdzie wysyłane.

Jak uzyskać podpis, który wygląda jak Twój

Palec na ekranie telefonu daje znacznie naturalniejszy efekt niż mysz. Na komputerze lepiej skorzystać ze zdjęcia: podpisz się ciemnym długopisem na gładkiej białej kartce, sfotografuj ją w równomiernym świetle dziennym, bez cieni, i przed wgraniem przytnij ciasno wokół podpisu. Szary albo zacieniony papier zostawia smugę, bo wszystko, co ciemniejsze od jasnoszarego, jest traktowane jak atrament.

Kilka podpisów albo parafy

Każde pobranie umieszcza jeden podpis na jednej stronie. Przy umowie, która wymaga parafy na każdej stronie i pełnego podpisu na końcu, otwórz pobrany plik ponownie i powtórz: parafa w rozmiarze 10–15%, potem kolejna strona. Przy typowej pięciostronicowej umowie zajmuje to minutę.

Wbudowane sposoby, które wystarczą

Być może żadna strona internetowa nie będzie potrzebna.

• Mac: otwórz PDF w Podglądzie, kliknij przycisk Oznaczenia, a potem Podpis. Podpis możesz utworzyć, rysując na gładziku albo pokazując kamerze podpis na papierze. Podgląd zapamięta go na następny raz.
• iPhone i iPad: otwórz PDF z aplikacji Mail lub Pliki, stuknij przycisk Oznaczenia, potem przycisk plusa i Dodaj podpis. Podpisz się palcem i umieść podpis.
• Windows: Microsoft Edge otwiera PDF-y i ma narzędzie Rysuj do odręcznych notatek na stronie. Z ekranem dotykowym lub piórem działa dobrze; z myszą wynik jest zwykle roztrzęsiony.
• Dokumenty Worda: jeśli umowa przyszła jako plik .docx, wstaw obraz podpisu na linii podpisu i zapisz dokument jako PDF z Worda.

Wszystko to są zwykłe podpisy elektroniczne, prawnie równoważne temu, co tworzy narzędzie w przeglądarce. Na Androidzie wbudowana obsługa zależy od telefonu; narzędzie w przeglądarce działa w Chrome.

Formularze, skany i umowy z kilku plików

• Najpierw wypełnij pola formularza. Jeśli PDF ma pola do wpisywania, wypełnij je w czytniku PDF i zapisz, a dopiero potem dodaj podpis. Podpisywanie nie zmienia reszty dokumentu, łącznie z wypełnionymi polami.
• Papier, który już podpisałeś. Jeśli dokument można podpisać tylko na papierze, sfotografuj podpisane strony płasko i w dobrym świetle, a potem połącz je w jeden PDF narzędziem Konwertuj JPG na PDF.
• Załączniki w osobnych plikach. Przed podpisaniem połącz umowę i załączniki w jeden PDF narzędziem Połącz pliki PDF online, żeby podpisana wersja była jednym kompletnym dokumentem.
• PDF-ów chronionych hasłem nie da się otworzyć do podpisania. Jeśli znasz hasło, najpierw je usuń narzędziem Usuń hasło z PDF.

Które podpisy naprawdę się liczą

W UE rozporządzenie eIDAS uznaje trzy poziomy podpisu elektronicznego. W USA ustawa ESIGN Act i przepisy stanowe oparte na UETA nadają podpisom elektronicznym przy większości transakcji taki sam skutek jak odręcznym. Wielka Brytania i wiele innych krajów stosuje podobne podejście.

• Zwykły podpis elektroniczny. Narysowany lub wklejony podpis, wpisane imię i nazwisko, kliknięcie „Zgadzam się”. Nie można odmówić mu skutków prawnych tylko dlatego, że jest elektroniczny. Jego wartość dowodowa wynika z kontekstu: adresu e-mail, z którego go wysłałeś, i tego, że obie strony działają zgodnie z umową.
• Zaawansowany podpis elektroniczny. Jednoznacznie powiązany z Tobą i pozwalający wykryć późniejsze zmiany w dokumencie. W praktyce tworzy go serwis do e-podpisu albo oprogramowanie z certyfikatem powiązanym z Twoją tożsamością.
• Kwalifikowany podpis elektroniczny. Podpis zaawansowany oparty na certyfikacie kwalifikowanym, zwykle wydawanym po weryfikacji tożsamości, często za pośrednictwem banku, dowodu osobistego z warstwą elektroniczną albo aplikacji rządowej. W UE ma taki sam skutek prawny jak podpis odręczny w każdym państwie członkowskim.

Niektóre dokumenty niemal wszędzie wykraczają poza zwykłą ścieżkę: testamenty, wiele umów przeniesienia własności nieruchomości, dokumenty wymagające formy notarialnej, niektóre pisma sądowe i z zakresu prawa rodzinnego. Przepisy różnią się w zależności od kraju, a strona prosząca o podpis zwykle mówi, czego potrzebuje. Jeśli dokument nie wymaga niczego ponad podpis, niemal wszyscy używają podpisu narysowanego.

Jedno ostrzeżenie: jeśli PDF ma już podpis oparty na certyfikacie, np. od kontrahenta, który podpisał go w serwisie do e-podpisu, dodanie narysowanego podpisu i zapisanie pliku psuje kontrolę integralności tamtego podpisu. Czytnik odbiorcy zgłosi, że plik został zmodyfikowany. Takie dokumenty podpisuj w tym samym serwisie.

Zanim wyślesz

• Sprawdź plik. Otwórz pobrany PDF i obejrzyj każdą podpisaną stronę. Upewnij się, że podpis leży na linii i nie zasłania tekstu.
• Rozmiar. Umowa pisana na komputerze ma zwykle kilkaset kilobajtów i zmieści się w każdym e-mailu. Ciężkie robią się tylko skany. Kompresja PDF online w przeglądarce zamienia strony w obrazy, więc tekstu nie da się już przeszukiwać; używaj jej do skanów, a nie do umów tekstowych, które i tak są małe.
• Hasło. Umowy z danymi osobowymi lub finansowymi zabezpiecz na końcu hasłem w narzędziu Zabezpiecz PDF hasłem, a hasło wyślij innym kanałem, np. SMS-em.

• Zachowaj kopie. Przechowuj niepodpisany oryginał, podpisaną wersję i e-mail, w którym ją wysłałeś. Ten e-mail jest częścią dowodu na to, co i kiedy uzgodniono.

Rozwiązywanie problemów

• Podpis wygląda na poszarpany. Był rysowany myszą. Zrób go ponownie na telefonie lub tablecie albo wgraj zdjęcie podpisu na papierze.
• Biała ramka wokół wgranego podpisu. Papier był za ciemny albo zacieniony. Sfotografuj go ponownie w świetle dziennym na jasnobiałej kartce.
• Odbiorca twierdzi, że podpis jest nieważny. Potrzebuje podpisu zaawansowanego lub kwalifikowanego. Zapytaj, jaki serwis lub sposób akceptuje.

Lista kontrolna

1. Sprawdź, czy nadawca prosił o coś więcej niż zwykły podpis.
2. Najpierw wypełnij pola formularza i połącz załączniki.
3. Podpisz palcem, rysikiem albo zdjęciem podpisu z papieru.
4. Jeśli umowa tego wymaga, dodaj parafy na każdej stronie.
5. Przejrzyj każdą podpisaną stronę.
6. Zabezpiecz hasłem, jeśli umowa zawiera dane osobowe.
7. Zachowaj oryginał, podpisaną kopię i e-mail, którym ją wysłałeś.