PDF

Công cụ nào cho việc gì

Các việc với PDF chia thành bốn nhóm: sắp xếp lại trang, thu nhỏ file, đưa nội dung vào hoặc lấy nội dung ra, và đánh dấu hoặc khóa kết quả.

• Gộp nhiều file thành một tệp đính kèm: Ghép tệp PDF online.
• Tách tài liệu ra hoặc lấy riêng một chương: Tách PDF online với các khoảng như 12-15 hoặc 5-.
• Bỏ các trang trống, trùng lặp hoặc nhạy cảm: Xóa trang khỏi PDF.
• Trang mở ra bị nằm ngang hoặc lộn ngược: Xoay PDF online.
• File quá lớn để gửi email hoặc tải lên cổng thông tin: Nén PDF online.
• Đưa ảnh chụp hoặc bản scan vào PDF: Chuyển JPG sang PDF.
• Chuyển tài liệu Office sang PDF: Chuyển Word sang PDF, Chuyển Excel sang PDF online, Chuyển PowerPoint sang PDF online.
• Lấy nội dung ra khỏi PDF: Chuyển PDF sang Word online để chỉnh sửa, Trích xuất văn bản từ PDF để lấy văn bản thuần, Chuyển PDF sang JPG để lấy ảnh.
• Bản scan không tìm kiếm được: Biến PDF dạng scan thành tìm kiếm được thêm một lớp văn bản ẩn.
• Hoàn thiện: Thêm số trang vào PDF, Chèn watermark vào PDF, Ký PDF online.
• Mật khẩu: Đặt mật khẩu bảo vệ PDF để khóa, Gỡ mật khẩu khỏi PDF để gỡ mật khẩu mà bạn biết.

Cấu tạo của một file PDF

Một trang PDF là tập hợp các lệnh vẽ, được đo bằng point, mỗi point bằng 1/72 inch: A4 là 595×842 point, US Letter là 612×792. Không có đoạn văn, chỉ có chữ được đặt tại các vị trí — đó là lý do PDF trông giống nhau ở mọi nơi và khó chỉnh sửa.

Hai loại PDF hoạt động rất khác nhau. File tạo trực tiếp trên máy tính, xuất từ trình soạn thảo văn bản hoặc bảng tính, chứa chữ thật: bạn có thể tìm kiếm, chọn và sao chép, và một hợp đồng 50 trang thường chỉ nặng 200 đến 500 KB. File scan chứa một bức ảnh cho mỗi trang. Một trang màu ở 300 dpi có khoảng 2500×3500 pixel và nặng 1 đến 3 MB, nên một bản scan 20 trang dễ dàng vượt 30 MB. Nếu Ctrl+F không tìm thấy gì, bạn đang có một bản scan.

Các công cụ xử lý trang ở đây (ghép, tách, xóa, xoay) sao chép trang nguyên trạng, không dựng lại hình, nên chữ vẫn tìm kiếm được và ảnh giữ nguyên chất lượng. Những gì thuộc về toàn bộ tài liệu, như dấu trang (bookmark) và các thuộc tính tiêu đề hay tác giả, không được chuyển sang.

Mật khẩu PDF có hai loại. Mật khẩu mở file mã hóa nội dung; không có nó, file không thể đọc được. Mật khẩu quyền hạn chỉ đặt các cờ cho việc in hoặc sao chép mà trình đọc được yêu cầu tôn trọng. Tính năng bảo vệ ở đây dùng AES-256, phương thức mạnh nhất trong chuẩn PDF.

Trình duyệt, máy chủ hay cả hai

Phần lớn công cụ PDF chạy hoàn toàn trong trình duyệt của bạn và không bao giờ tải lên thứ gì: ghép, tách, xóa trang, xoay, đánh số trang, watermark, ký, JPG sang PDF, Word sang PDF, PDF sang văn bản và PDF sang JPG. Giới hạn là 100 MB mỗi file PDF và 50 MB mỗi ảnh hoặc file .docx. Chuyển Word sang PDF dàn trang tài liệu ngay trên trang web và dùng chức năng "Lưu dưới dạng PDF" của chính trình duyệt, nên chữ trong kết quả vẫn là chữ thật.

Bốn công cụ có cả hai cách, và lựa chọn sẽ làm thay đổi kết quả:

• Nén PDF online trong trình duyệt vẽ lại mọi trang thành JPEG ở khoảng 108 dpi. Rất tốt với bản scan, nhưng chữ không còn tìm kiếm được. Cách trên máy chủ dùng Ghostscript, chỉ giảm độ phân giải của ảnh (về khoảng 72, 150 hoặc 300 dpi) và giữ nguyên chữ.
• Chuyển PDF sang Word online trong trình duyệt dựng lại tiêu đề và đoạn văn gọn gàng nhưng bỏ ảnh và bảng. Cách trên máy chủ dùng LibreOffice, giữ được bố cục nhưng đặt chữ trong các khung riêng biệt.
• Đặt mật khẩu bảo vệ PDF và Gỡ mật khẩu khỏi PDF chạy qpdf trong trình duyệt với file đến 100 MB. Với file lớn hơn có cách xử lý trên máy chủ, và mật khẩu được gửi kèm file cho đúng tác vụ đó.

Ba công cụ chỉ chạy trên máy chủ, vì không bộ máy nào trong trình duyệt làm được việc này: Chuyển Excel sang PDF online và Chuyển PowerPoint sang PDF online dùng LibreOffice, còn Biến PDF dạng scan thành tìm kiếm được dùng OCRmyPDF với Tesseract và lưu kết quả ở định dạng PDF/A. Tác vụ OCR có thời gian xử lý tối đa 15 phút ở bản miễn phí và 60 phút với Premium.

Xử lý trên máy chủ miễn phí một lần trong mỗi 24 giờ liên tục cho mỗi thiết bị, với file đến 500 MB, không cần tài khoản. Lần chạy thất bại không bị tính. Premium bỏ giới hạn hằng ngày và chấp nhận file đến 4 GB. File tải lên bị xóa khi kết quả sẵn sàng, và kết quả hết hạn khoảng một giờ sau khi tác vụ được tạo, nên hãy tải về ngay.

Các quy trình kết hợp hiệu quả

1. Bộ hồ sơ ứng tuyển: chuyển thư bằng Chuyển Word sang PDF và các chứng chỉ bằng Chuyển JPG sang PDF, ghép theo thứ tự, nén nếu cần, đánh số trang, và đặt mật khẩu sau cùng. File đã mã hóa không thể chỉnh sửa thêm, nên mật khẩu luôn đặt ở bước cuối.
2. Một chồng giấy tờ đã scan: xoay các trang bị nằm ngang, xóa các mặt sau trống, chạy OCR, rồi sao chép chữ ra bằng Trích xuất văn bản từ PDF.
3. Đánh số trang trừ trang bìa: tách với 1, 2-60, đánh số phần thứ hai bắt đầu từ 2, rồi ghép trang bìa trở lại phía trước.
4. Sao kê ngân hàng cả năm: gỡ mật khẩu bằng mật khẩu của ngân hàng, ghép thành một file, rồi đặt lại mật khẩu của riêng bạn bằng Đặt mật khẩu bảo vệ PDF.

Để chia file cho vừa giới hạn tải lên, hãy chia dung lượng file cho số trang: một bản scan 60 trang nặng 30 MB trung bình 0,5 MB mỗi trang.

Khi có sự cố

• File bị từ chối vì có mật khẩu. Ghép, tách, nén, ký và OCR không đọc được file đã mã hóa. Hãy gỡ mật khẩu bằng Gỡ mật khẩu khỏi PDF trước.
• Trích xuất văn bản hoặc PDF sang Word trả về rỗng. Các trang là ảnh. Hãy chạy Biến PDF dạng scan thành tìm kiếm được trước.
• File đã nén không còn tìm kiếm được. Đó là cách xử lý trong trình duyệt. Hãy dùng tùy chọn máy chủ, hoặc thêm lại lớp văn bản bằng OCR.
• File sau khi ghép quá lớn. Ghép không bao giờ làm nhỏ đi. Hãy nén sau đó.
• Hợp đồng ký bằng chứng thư số hiển thị là đã bị sửa đổi. Mọi công cụ ghi lại file đều phá vỡ chữ ký số. Hãy để nguyên những file như vậy.
• Chuyển Word sang PDF không làm gì khi bạn nhấp. Trình duyệt đã chặn cửa sổ in. Hãy cho phép cửa sổ bật lên, sau đó đặt lề thành Không có và tắt đầu trang, chân trang trong hộp thoại in.