Khi nào một tệp PDF tốt hơn cả thư mục ảnh
Nhiều nơi nhận hồ sơ muốn một tệp PDF duy nhất chứ không phải một đống ảnh chụp. Những tình huống thường gặp:
- Gửi giấy tờ đã scan hoặc chụp ảnh cho ngân hàng, chủ nhà, trung tâm thị thực hoặc phòng nhân sự khi họ yêu cầu "một tệp PDF".
- Biến ảnh chụp bằng điện thoại của một hợp đồng nhiều trang, một xấp hóa đơn hoặc ghi chú viết tay thành thứ mở ra giống hệt nhau trên mọi thiết bị.
- Gộp các ảnh chụp màn hình cho một báo cáo lỗi hoặc hướng dẫn từng bước, để thứ tự cố định và không ai phải mở mười hai tệp đính kèm.
PDF giữ đúng thứ tự trang, in ra đúng như dự đoán và được gần như mọi biểu mẫu tải tài liệu lên chấp nhận.
Ảnh được đặt lên trang như thế nào
Quá trình chuyển đổi chạy hoàn toàn trong trình duyệt của bạn bằng pdf-lib, một thư viện JavaScript để tạo tệp PDF. Mỗi ảnh trở thành đúng một trang, theo thứ tự hiển thị trong danh sách.
Trang PDF được đo bằng point, trong đó 72 point bằng một inch. Công cụ coi một pixel của ảnh là một point, rồi áp dụng các quy tắc sau:
- Trang A4 có kích thước 595×842 point (210×297 mm). Trang Letter có kích thước 612×792 point (8,5×11 inch). Thiết lập Hướng xoay trang nằm ngang khi chọn Ngang.
- Thanh trượt Lề chạy từ 0 đến 72 point. Mặc định 36 point bằng nửa inch, khoảng 12,7 mm, ở mọi phía.
- Ảnh được căn giữa trong vùng bên trong lề và được thu nhỏ nếu không vừa, giữ nguyên tỷ lệ. Ảnh không bao giờ bị phóng to.
Có hai hệ quả đáng biết. Một ảnh điện thoại 12 MP thông thường (khoảng 4000×3000 px) lớn hơn nhiều so với trang A4, nên nó được thu nhỏ để lấp đầy chiều rộng hoặc chiều cao bên trong lề; độ phân giải đầy đủ vẫn nằm trong tệp và hiện ra khi phóng to. Một ảnh nhỏ, như ảnh chụp màn hình 400×300 px, được đặt ở kích thước tự nhiên khoảng 14×10,5 cm và nằm giữa trang với khoảng trắng xung quanh.
Vừa với ảnh
Với Vừa với ảnh, mỗi trang lấy đúng kích thước ảnh của nó cộng thêm lề, và thiết lập hướng bị bỏ qua. Ảnh chụp màn hình trông đẹp nhất theo cách này. Với ảnh chụp, trang sẽ rất lớn: một ảnh 4000×3000 px cho ra trang khoảng 144×108 cm với lề mặc định. Xem trên màn hình thì không sao, nhưng hãy chọn A4 hoặc Letter nếu PDF sẽ được in, để máy in không phải tự đoán cách thu phóng.
Chất lượng ảnh và dung lượng tệp
Tệp JPG được nhúng vào PDF nguyên trạng, không bị giải mã rồi nén lại. Không có hao hụt qua các lần nén: bức ảnh bên trong PDF giống từng byte với ảnh bạn đã thêm vào. Tệp PNG được lưu không mất dữ liệu và giữ nguyên độ trong suốt.
Điều này cũng có nghĩa PDF nặng xấp xỉ tổng dung lượng các ảnh cộng lại. Mười ảnh mỗi ảnh 4 MB tạo ra một PDF khoảng 40 MB, vượt giới hạn 10 đến 25 MB mà nhiều dịch vụ email và cổng tải lên áp dụng. Để giữ kết quả nhỏ gọn:
- Thu nhỏ ảnh trước khi chuyển đổi. Khoảng 2000 px ở cạnh dài là quá đủ cho một trang A4 xem trên màn hình hoặc in ở chất lượng văn phòng.
- Ưu tiên JPG hơn PNG cho ảnh chụp và bản scan. Một trang chụp lưu dưới dạng PNG có thể nặng gấp năm lần cùng trang đó ở dạng JPG.
- Nếu PDF đã được tạo, hãy nén PDF để đưa nó xuống dưới giới hạn.
Sự cố thường gặp và cách khắc phục
Ảnh vẫn nằm nghiêng. Điện thoại lưu ảnh theo hướng của cảm biến và ghi hướng xoay mong muốn vào một thẻ EXIF; công cụ chuyển đổi đọc thẻ đó và xoay các trang JPG cho phù hợp. Ảnh đã được chỉnh sửa hoặc xuất ra mà không có thẻ, cùng với ảnh chụp màn hình PNG, được đặt đúng như khi lưu, nên hãy xoay chúng trước nếu kết quả bị sai.
Các trang sai thứ tự. Trang đi theo thứ tự trong danh sách. Danh sách không hỗ trợ kéo thả để sắp xếp lại, nên hãy xóa các tệp bị đặt sai chỗ và thêm lại theo đúng trình tự. Đặt tên tệp 01.jpg, 02.jpg và tiếp tục như vậy trước khi chọn thường giúp tránh vấn đề ngay từ đầu.
Ảnh ngang và ảnh dọc lẫn trong một tài liệu. Lựa chọn hướng áp dụng cho mọi trang, nên một ảnh ngang trên trang A4 dọc sẽ bị thu nhỏ cho vừa chiều rộng và để lại khoảng trống phía trên và phía dưới. Bạn có thể chấp nhận điều đó, dùng Vừa với ảnh để mỗi trang theo đúng ảnh của nó, hoặc tạo hai PDF rồi ghép chúng bằng công cụ ghép.
Bản scan trông xám xịt hoặc không đều. Công cụ không chỉnh sửa ảnh, nên hãy chụp dưới ánh sáng ban ngày, giữ điện thoại song song với trang giấy và cắt bỏ phần mặt bàn quanh tờ giấy.
Mỗi ảnh có thể nặng tới 50 MB. Không có gì được tải lên: ảnh và tệp PDF hoàn chỉnh đều ở lại trên thiết bị của bạn.