Thêm số trang vào PDF

Vì sao cần đánh số trang cho PDF có sẵn

Số trang thường bị quên cho đến khi có người cần chỉ đến một trang cụ thể. Những trường hợp điển hình:

• Một bộ hồ sơ ghép từ nhiều nguồn, như hồ sơ dự thầu hay hồ sơ nộp tòa, trong đó mỗi phần có cách đánh số riêng hoặc hoàn toàn không có số.
• Một tài liệu scan sẽ được đem ra thảo luận trong cuộc họp: câu "xem trang 14" chỉ có ý nghĩa khi trang 14 thực sự được ghi số.
• Phụ lục và tài liệu đính kèm phải được đánh số liên tục sau phần nội dung chính.
• Luận văn hoặc báo cáo xuất ra thành nhiều phần nhưng cần trông thống nhất khi ghép lại.

Số trang đặc biệt quan trọng với bản in. Một xấp giấy rời đã bị rơi xuống sàn thì rất khó xếp lại đúng thứ tự nếu các trang không có số.

Các tùy chọn và kết quả

Vị trí

Có năm vị trí: Dưới, giữa; Dưới, trái; Dưới, phải; Trên, giữa và Trên, phải. Mỗi vị trí cách mép trang khoảng 10 mm (28 point). Dưới, giữa là quy ước cho phần lớn tài liệu; Trên, phải hợp với văn bản pháp lý và kinh doanh, nơi chân trang đã có nội dung khác.

Định dạng

• 1 là số thuần.
• 1 / 10 và Trang 1 / 10 có kèm tổng số trang, nên người đọc nhận ra ngay nếu thiếu một trang.
• - 1 - là kiểu truyền thống thường gặp trong bản thảo.
• Trang 1 thêm chữ nhưng không có tổng số.

Bắt đầu từ

Trang đầu tiên nhận số này và các trang tiếp theo tăng dần từ đó. Đây là cách đánh số nối tiếp qua nhiều tệp: nếu phần một kết thúc ở trang 37, hãy đánh số phần hai bắt đầu từ 38.

Tổng số trong 1 / 10 và Trang 1 / 10 là số cuối cùng được in ra, không phải số trang của tệp. Một tệp 10 trang bắt đầu từ 38 sẽ được đánh từ "38 / 47" đến "47 / 47". Nhờ vậy các định dạng có tổng số vẫn nhất quán khi một tài liệu được chia thành nhiều tệp.

Cỡ chữ

Giá trị bất kỳ từ 6 đến 48 point, mặc định là 12. Để so sánh, chữ nội dung trong hầu hết tài liệu là 10 đến 12 pt. Cỡ 9 hoặc 10 trông kín đáo trên khổ A4 hay Letter; 14 đến 18 hợp với slide xuất ra PDF, vốn được xem từ xa hơn.

Số trang trông như thế nào

Nhãn được vẽ bằng phông sans-serif đậm màu xám đậm, dễ đọc trên giấy trắng mà không lấn át tiêu đề. Phông được nhúng vào tệp, nên số trang hiển thị giống nhau trên mọi trình xem và máy in.

Số được thêm dưới dạng văn bản thật nằm trên trang có sẵn. Công cụ không phủ ô trắng lên bất cứ thứ gì và phần còn lại của trang không bị chỉnh sửa, nên văn bản gốc vẫn chọn được và tệp chỉ nặng thêm vài kilobyte cho phông chữ.

Vì không có gì bị xóa, hãy kiểm tra xem góc đã chọn có trống không. Nếu bản gốc đã có chân trang với logo hoặc số trang cũ ở vị trí dưới giữa, hãy chọn Trên, phải để hai thứ không chồng lên nhau.

Đánh số mọi trang trừ trang bìa

Mọi trang trong tệp đều được đánh số, kể cả trang tiêu đề. Để trang bìa không có số, điều thường gặp ở báo cáo và luận văn:

1. Dùng tách PDF với các khoảng 1, 2-60 để tách trang bìa khỏi phần thân.
2. Đánh số phần thân ở đây với Bắt đầu từ đặt là 2, để trang đầu tiên của phần thân hiển thị số 2 như thể trang bìa đã được tính.
3. Ghép trang bìa và phần thân đã đánh số bằng ghép PDF.

Cách làm này cũng áp dụng cho phần mở đầu: tách nó ra, giữ nguyên, và đánh số phần nội dung chính bắt đầu từ 1.

Mẹo thực tế

• Xóa các trang không cần trước. Số trang được in cố định. Nếu sau đó bạn xóa một trang, dãy số sẽ bị hụt.
• Ghép trước rồi mới đánh số khi tập hợp một bộ hồ sơ, để số trang liên tục qua tất cả các phần chỉ trong một lần.
• Nhiều tệp cùng lúc nhận cùng một thiết lập, mỗi tệp được đánh số độc lập từ giá trị Bắt đầu từ. Hãy đặt tùy chọn trước khi thả tệp vào.
• Trang scan hoạt động giống như trang kỹ thuật số; số được vẽ lên trên ảnh của trang.
• Công cụ nhận tệp đến 100 MB mỗi tệp, kết quả được lưu với -numbered thêm vào tên, và không có gì rời khỏi thiết bị của bạn.