Bảng tính không có trang cho đến khi bạn đặt cho nó
Một văn bản được viết theo từng trang. Bảng tính thì không: đó là một lưới có thể dài đến hàng nghìn hàng và hàng chục cột, và không có gì trong đó cho biết trang in kết thúc ở đâu. Biến nó thành PDF nghĩa là cắt lưới đó thành các trang, và kết quả gần như hoàn toàn phụ thuộc vào thiết lập trang được lưu trong workbook.
Đó là lý do cùng một tệp có thể cho ra một báo cáo hai trang gọn gàng hoặc bốn mươi trang mỗi trang một cột. Công cụ không đoán bố cục; nó áp dụng các thiết lập mà workbook đã có, đúng như khi in từ một ứng dụng bảng tính trên máy tính.
Điều gì xảy ra trên máy chủ
Tệp được chuyển đổi bằng LibreOffice Calc chạy không cần màn hình, dùng chức năng xuất PDF chuẩn của nó, với một hồ sơ tạm riêng cho mỗi tác vụ. Công cụ nhận bốn định dạng đầu vào:
- XLSX, định dạng Excel dùng từ năm 2007.
- XLS, định dạng nhị phân cũ hơn từ Excel 97 đến 2003.
- ODS, định dạng bảng tính OpenDocument, định dạng gốc của LibreOffice.
- CSV, văn bản thuần ngăn cách bằng dấu phẩy, hoàn toàn không có định dạng hay thiết lập trang.
Mọi sheet hiển thị có nội dung được xuất vào một PDF duy nhất, nối tiếp nhau. Sheet ẩn bị bỏ qua, các trang trống cũng vậy. Văn bản trong PDF là văn bản thật, nên bạn có thể tìm kiếm và sao chép số liệu từ đó.
Thiết lập trang quyết định kết quả
Hãy dành hai phút cho phần thiết lập trang của workbook trước khi chuyển đổi. Đây là những tùy chọn quan trọng nhất, kèm tên của chúng trong Excel:
- Vùng in (Page Layout → Print Area). Nếu không có, toàn bộ vùng đã dùng sẽ được xuất. Một giá trị bị quên ở ô Z900 hay một ô được định dạng lạc lõng nằm xa bên dưới dữ liệu có thể thêm hàng trang lưới trống. Đặt vùng in quanh bảng thật sẽ tránh được điều đó.
- Hướng trang (Orientation). Bảng rộng hơn khoảng 8 đến 10 cột thường dễ đọc hơn ở hướng ngang.
- Co giãn (Scaling). "Fit All Columns on One Page" là tùy chọn hữu ích nhất: mọi cột vừa chiều rộng, còn các hàng tiếp tục sang bao nhiêu trang tùy cần. Tránh "Fit Sheet on One Page" với bảng dài; một sheet 500 hàng bị ép vào một trang sẽ nhỏ đến mức không đọc được.
- Tiêu đề in (Print Titles, Rows to repeat at top). Lặp lại hàng tiêu đề trên mọi trang, nên trang 7 của bảng giá vẫn cho biết mỗi cột nghĩa là gì.
- Đường lưới (Gridlines). Excel mặc định không in đường lưới, và PDF tuân theo điều đó. Hãy đánh dấu "Print" dưới Gridlines, hoặc thêm viền ô, nếu bạn muốn thấy lưới.
- Đầu trang và chân trang (Header & Footer). Một chân trang có số trang và tên tệp giúp ích cho bất kỳ ai in PDF ra rồi làm rơi các tờ.
Mỗi sheet giữ thiết lập trang riêng, nên hãy kiểm tra mọi tab, không chỉ tab đầu tiên.
Những vấn đề lộ ra trong PDF
- Một cột nằm riêng một trang. Bảng hơi rộng quá khổ giấy. Hãy chuyển sang hướng ngang hoặc dùng "Fit All Columns on One Page".
- Ô hiển thị ####. Cột chỉ vừa đủ rộng trên máy tính của bạn. Phông chữ không có trên máy chủ được thay bằng phông tương tự, và một phông thay thế hơi rộng hơn khiến con số không còn vừa. Hãy nới rộng cột một chút, hoặc dùng phông phổ biến cho các cột số.
- CSV bị dồn vào một cột. Tệp được đọc với dấu phẩy làm ký tự phân tách. Tệp CSV xuất bằng dấu chấm phẩy, phổ biến ở những nước dùng dấu phẩy làm dấu thập phân như Việt Nam, sẽ dồn mọi thứ vào cột A. Hãy mở tệp đó trong ứng dụng bảng tính, lưu thành XLSX rồi chuyển đổi tệp đó.
- CSV in theo hướng dọc với các cột bị cắt. CSV không lưu được thiết lập trang, nên thiết lập mặc định được dùng. Với bất cứ thứ gì bạn định chia sẻ, hãy nhập nó vào bảng tính, thiết lập trang và lưu thành XLSX.
- Biểu đồ trông hơi khác. Biểu đồ được LibreOffice vẽ lại, nên màu sắc, vị trí nhãn và phông chữ có thể lệch chút ít so với Excel. Hãy kiểm tra biểu đồ có nhiều nhãn trước khi gửi.
Giới hạn và bước tiếp theo
Không cần tài khoản, bạn được một lần chuyển đổi mỗi ngày cho tệp đến 500 MB; Premium bỏ giới hạn ngày và nhận tệp đến 4 GB. Workbook tải lên bị xóa khi PDF sẵn sàng, và PDF hết hạn khoảng một giờ sau khi tác vụ được tạo, nên hãy tải về ngay.
Bảng tính thường đi kèm các tài liệu khác. Để đính kèm bảng ngân sách vào thư giới thiệu hoặc báo cáo, hãy gộp các PDF bằng ghép PDF. Nếu bạn đã sắp xếp lại các trang và cần số trang chạy suốt cả bộ, hãy thêm sau đó bằng thêm số trang.