PDF bị khóa đến từ đâu
Hầu hết PDF được bảo vệ bằng mật khẩu mà mọi người phải xử lý không phải do họ tự khóa. Ngân hàng gửi sao kê hằng tháng được bảo vệ bằng một phần số tài khoản hoặc ngày sinh. Hệ thống tính lương khóa phiếu lương, công ty bảo hiểm khóa hợp đồng, nhà cung cấp điện nước khóa hóa đơn, và một số dịch vụ vé điện tử hay thị thực khóa thư xác nhận. Mật khẩu thường được giải thích trong chính email gửi tệp.
Sự bảo vệ đó hợp lý khi tệp đang đi qua email, nhưng lại gây vướng víu khi tài liệu đã nằm an toàn trên thiết bị của bạn:
- Phải gõ mật khẩu mỗi lần mở một bản sao kê trong thư mục mười hai bản.
- Phần mềm thuế hoặc kế toán từ chối nhập tệp đã mã hóa.
- Các công cụ PDF không thể ghép, nén, ký hay OCR một tài liệu được bảo vệ.
- In ở tiệm photocopy, nơi bạn không muốn gõ mật khẩu trên máy tính dùng chung.
- Lưu trữ: năm năm nữa, có thể bạn không còn nhớ ngân hàng đã dùng những chữ số nào vào năm 2026.
Hai loại khóa, hai tình huống
PDF có thể mang mật khẩu mở, mật khẩu quyền, hoặc cả hai, và bạn có thể biết loại nào qua cách tệp hoạt động.
- Tệp hỏi mật khẩu trước khi hiển thị bất cứ thứ gì. Đó là mật khẩu mở. Nhập nó vào ô ở trên, rồi thêm tệp.
- Tệp mở bình thường, nhưng in, sao chép chữ hay chỉnh sửa bị làm mờ, và trình đọc có thể hiện "Secured" hoặc "Restricted" trên thanh tiêu đề. Đó chỉ là mật khẩu quyền. Để trống ô và thêm tệp.
Khi bạn biết mật khẩu mở, các hạn chế được gỡ cùng với nó, nên bạn không cần thêm mật khẩu thứ hai. Kết quả là một bản sao thông thường, không mã hóa, có thêm "-unlocked" vào tên. Trang, chữ, hình ảnh, dấu trang và trường biểu mẫu đều không thay đổi.
Cách hoạt động
Việc giải mã dùng qpdf, bộ công cụ PDF mã nguồn mở lâu năm, chạy trong trình duyệt dưới dạng WebAssembly. Không có gì được tải lên, và mật khẩu chỉ được dùng cho những tệp bạn thêm vào. Tệp đến 100 MB được xử lý trong trình duyệt; với tệp lớn hơn, trang sẽ đề xuất xử lý trên máy chủ, khi đó tệp và mật khẩu được gửi lên máy chủ của chúng tôi cho đúng tác vụ đó và bị xóa khoảng một giờ sau khi tác vụ được tạo.
Mỗi tệp được xử lý ngay khi bạn thêm vào, dùng nội dung đang có trong ô mật khẩu tại thời điểm đó. Điều này quyết định cách xử lý theo loạt:
- Nhiều tệp cùng mật khẩu, như sao kê cả năm từ một ngân hàng: gõ mật khẩu một lần, rồi thả tất cả vào cùng lúc.
- Các tệp có mật khẩu khác nhau: gõ mật khẩu đầu tiên, thêm tệp của nó, rồi đổi nội dung ô trước khi thêm tệp tiếp theo.
- Một tệp bị lỗi: đổi mật khẩu không khiến nó được thử lại. Sửa mật khẩu, xóa mục bị lỗi và thêm lại tệp.
Khi mật khẩu bị từ chối
Nếu bạn chắc chắn về mật khẩu mà nó vẫn không hoạt động, nguyên nhân thường rất nhỏ:
- Khoảng trắng bị sao chép theo. Sao chép mật khẩu từ email thường dính theo dấu cách hoặc dấu xuống dòng ở cuối. Hãy tự gõ tay.
- Chữ hoa và bố cục bàn phím. Mật khẩu phân biệt chữ hoa chữ thường, và bàn phím đặt sang ngôn ngữ khác sẽ thay đổi ký tự mà một số phím tạo ra.
- Sai quy tắc. Mật khẩu ngân hàng thường được ghép từ nhiều phần, như chữ cái đầu của tên cộng với ngày sinh theo một định dạng nhất định. Hãy kiểm tra ngày nên là DDMMYYYY hay DDMMYY, và chữ cái có cần viết hoa không.
- Mật khẩu của tài liệu khác. Sao kê của các tài khoản hoặc các năm khác nhau có thể dùng mật khẩu khác nhau.
Công cụ không thể khôi phục hay đoán một mật khẩu chưa biết. Nó gỡ sự bảo vệ mà bạn vốn mở được, và đó cũng là tình huống duy nhất việc này là chính đáng: chỉ mở khóa những tài liệu bạn sở hữu hoặc có quyền sử dụng.
Sau khi mở khóa
Bản đã mở khóa có thể được đọc bởi bất kỳ ai có được nó, nên hãy đối xử với nó như mọi giấy tờ nhạy cảm khác. Hãy lưu trong thư mục được mã hóa hoặc kho tệp của trình quản lý mật khẩu thay vì để trong thư mục tải về.
Mở khóa thường là một bước để làm việc khác. Sao kê hằng tháng của cả năm trở thành một tệp gọn gàng với Ghép tệp PDF, và tài liệu scan nặng nề trở nên vừa vặn để gửi email với Nén PDF. Nếu tệp đã ghép cần được gửi đi lần nữa, hãy đặt lại mật khẩu của riêng bạn bằng Đặt mật khẩu bảo vệ PDF.