Khi nào bản PDF là tệp đính kèm tốt hơn
Tệp .docx là tệp làm việc. Nó tự dàn lại trang tùy theo phông chữ, phiên bản Word và thậm chí cả driver máy in trên máy mở nó, nên một bản CV vừa vặn hai trang trên máy bạn có thể tràn sang trang thứ ba với nhà tuyển dụng dùng ứng dụng khác. PDF cố định bố cục, không thể vô tình bị sửa và mở được trên mọi điện thoại mà không cần bộ ứng dụng văn phòng.
Những lý do điển hình để chuyển đổi:
- Hồ sơ xin việc, khi các cổng tuyển dụng thường chỉ nhận PDF và nhà tuyển dụng đọc trên điện thoại.
- Hóa đơn, báo giá và thư từ cần trông như bản chính thức.
- Tài liệu đem in ở tiệm photocopy, nơi máy tính của tiệm có thể không có phông chữ của bạn.
- Biểu mẫu và tờ khai nộp cho ngân hàng, trường học hay cơ quan nhà nước.
Hãy giữ tệp .docx làm bản gốc và tạo một bản PDF mới mỗi khi nội dung thay đổi.
Quá trình chuyển đổi diễn ra thế nào
Không có gì được tải lên. Trang đọc tệp .docx ngay trong trình duyệt và kết xuất thành bản xem trước: đoạn văn, kiểu định dạng, bảng, hình ảnh, danh sách, đầu trang, chân trang, chú thích cuối trang và chú thích cuối tài liệu được dàn từng trang theo kích thước và lề lưu trong tài liệu. Phông chữ nhúng trong tệp được sử dụng; với những phông khác, phông đã cài trên thiết bị của bạn được dùng.
Bản thân tệp PDF được ghi bởi bộ máy in của chính trình duyệt khi bạn chọn "Lưu dưới dạng PDF". Điều này có lợi thế thực tế so với những công cụ chụp ảnh từng trang: chữ trong kết quả vẫn là chữ thật, nên có thể tìm kiếm, chọn và sao chép, và luôn sắc nét ở mọi mức thu phóng.
Công cụ nhận mỗi lần một tệp .docx, dung lượng đến 50 MB.
Những thiết lập quan trọng trong hộp thoại in
Chất lượng tệp PDF phụ thuộc phần lớn vào vài tùy chọn trong hộp thoại in. Tên gọi hơi khác nhau ở mỗi trình duyệt, nhưng ở đâu cũng có đủ các tùy chọn này.
- Đích. Chọn "Lưu dưới dạng PDF" (Save as PDF) trong Chrome và Edge, hoặc "Save to PDF" trong Firefox. Trên Mac với Safari, dùng nút PDF ở cuối hộp thoại.
- Khổ giấy. Chọn khớp với tài liệu. A4 là 210×297 mm và được dùng gần như ở mọi nơi ngoài Bắc Mỹ; US Letter là 8,5×11 inch. Chọn lệch sẽ làm trang bị thu nhỏ hoặc để lại một dải trống rộng ở cuối trang.
- Lề. Đặt thành "Không có". Tài liệu đã mang sẵn lề riêng, nên lề mặc định của trình duyệt sẽ bị cộng thêm và đẩy nội dung sang trang sau.
- Đầu trang và chân trang. Hãy tắt tùy chọn này. Nếu không, trình duyệt sẽ đóng ngày tháng, tiêu đề trang và bộ đếm trang lên mọi trang.
- Đồ họa nền. Bật tùy chọn này nếu tài liệu có ô bảng tô màu, khung màu hoặc nền trang có màu; nếu không, chúng sẽ in ra màu trắng.
- Tỷ lệ. Để ở 100% trừ khi các trang bị ngắt không đẹp, khi đó thử 95% hoặc 90%.
Trước khi lưu, hãy so sánh số trang trong bản xem trước khi in với số trang Word hiển thị. Nếu lệch một hai trang, nguyên nhân thường là thiết lập lề và tỷ lệ.
Những khác biệt so với Word cần để ý
Bản xem trước được kết xuất bởi trình duyệt chứ không phải bởi Word, nên một số chi tiết có thể ra khác:
- Ngắt trang. Ngắt trang thủ công và ngắt phần (section) được tôn trọng, nhưng bên trong một phần, trình duyệt tự quyết định trang kết thúc ở đâu. Một trang có thể kết thúc sớm hoặc muộn hơn vài dòng so với Word. Nếu một tiêu đề nằm trơ trọi ở cuối trang, hãy chèn ngắt trang thủ công trước nó trong Word rồi chuyển đổi lại.
- Phông chữ. Tài liệu dùng phông chữ không được nhúng và cũng không cài trên thiết bị của bạn sẽ hiển thị bằng phông thay thế, làm thay đổi độ dài dòng. Ví dụ, Calibri và Cambria thường không có trên Linux và Android. Hãy chuyển đổi trên máy tính có sẵn các phông đó, hoặc nhúng phông khi lưu trong Word.
- Đầu trang, chân trang và số trang. Chúng có thể xuất hiện một lần cho mỗi phần của tài liệu thay vì trên mọi trang in, và trường số trang không được tính lại theo cách chia trang của trình duyệt. Với tài liệu mà những yếu tố này quan trọng, hãy kiểm tra kết quả từng trang.
- Nhận xét và theo dõi thay đổi. Nhận xét không được hiển thị. Hãy chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi được theo dõi trong Word trước khi chuyển đổi, để PDF phản ánh đúng phiên bản bạn muốn.
- Tệp .doc cũ. Chỉ đọc được định dạng .docx. Hãy mở tệp .doc bằng Word hoặc LibreOffice và lưu thành .docx trước.
Nếu nhấp nút mà dường như không có gì xảy ra, có lẽ trình duyệt đã chặn cửa sổ mới chứa tài liệu để in. Hãy cho phép cửa sổ bật lên với trang này và nhấp lại.
Hoàn thiện tệp PDF
Tài liệu nhiều hình ảnh có thể tạo ra tệp PDF lớn. Nếu tệp quá lớn để gửi email hoặc nộp qua biểu mẫu, hãy chạy nó qua Nén PDF. Để gửi thư xin việc và CV trong một tệp đính kèm, hãy chuyển đổi cả hai rồi ghép lại bằng Ghép tệp PDF.