Cách gửi bảng tính sao cho hiển thị đúng

Bạn gửi hóa đơn dưới dạng .xlsx. Bên kia mở bằng một ứng dụng bảng tính khác, trên điện thoại, với bộ font khác, và thấy ba cột bị đẩy sang trang thứ hai, dòng tiêu đề lơ lửng một mình và ô tổng cộng hiện ####. Không có gì bị hỏng cả. Đơn giản là bảng tính không có bố cục cố định: nó là một lưới ô, và mỗi ứng dụng tự quyết định trang kết thúc ở đâu và cột cần rộng bao nhiêu.

PDF chốt bố cục một lần, ngay trên máy bạn, nên ai cũng thấy các trang giống hệt nhau. Hướng dẫn này nói về khi nào nên gửi PDF, cách chuẩn bị trang tính để PDF ra đúng, các cách xuất có sẵn, và phải làm gì khi kết quả chưa hoàn toàn như ý.

Khi nào gửi PDF, khi nào gửi bảng tính

Hãy gửi PDF cho:

• Mọi tài liệu đã hoàn tất: hóa đơn, báo giá, báo cáo, bảng giá, bảng chấm công, sao kê. Người nhận cần đọc, không cần tính lại.
• Mọi thứ sẽ được in hoặc lưu trữ.
• Mọi thứ sẽ được mở trên điện thoại. Bảng tính trên màn hình nhỏ rất khó xem; một trang PDF cuộn và phóng to theo cách dễ đoán.
• Mọi thứ có công thức hoặc dữ liệu ẩn mà bạn không muốn chia sẻ. PDF chỉ mang các giá trị hiển thị, không có công thức, trang tính ẩn hay cột ghi chú mà bạn đã quên mất.

Chỉ gửi chính tệp bảng tính khi người kia thực sự cần làm việc với các con số: một bảng ngân sách cần điền, dữ liệu cần nhập, một mô hình cần điều chỉnh. Nếu phân vân, hãy gửi cả hai: PDF để đọc, bảng tính để chỉnh sửa.

Chuẩn bị trang tính trước

Dù dùng công cụ nào để tạo PDF, nó đều tuân theo thiết lập trang lưu trong sổ làm việc. Hai phút ở bước này quyết định bạn nhận được một trang gọn gàng hay mười hai trang rời rạc. Các tên dưới đây là của Excel; các ứng dụng bảng tính khác có cùng tùy chọn với tên tương tự.

1. Đặt vùng in. Chọn bảng và dùng Bố trí Trang → Vùng In → Đặt Vùng In. Nếu không, mọi thứ đến ô được dùng cuối cùng đều bị xuất ra, kể cả một giá trị lạc nằm tít bên dưới dữ liệu.
2. Xem chế độ Xem trước Ngắt Trang. Xem → Xem trước Ngắt Trang hiển thị ranh giới trang bằng các đường màu xanh. Kéo chúng để đặt ngắt trang ở chỗ hợp lý, ví dụ giữa các phần thay vì cắt ngang giữa một nhóm.
3. Chọn hướng giấy. Bảng rộng hơn khoảng tám đến mười cột thường dễ đọc hơn ở khổ ngang.
4. Co các cột vừa chiều rộng trang. Trong thiết lập in, chọn "Fit All Columns on One Page" (vừa khít tất cả cột trên một trang), hoặc trong Thiết lập Trang đặt vừa khít 1 trang chiều rộng và để trống chiều cao. Chỉ riêng bước này đã khắc phục được phần lớn phàn nàn về cột bị tách. Tránh ép toàn bộ một trang tính dài vào một trang: 300 dòng nén vào khổ A4 thì không thể đọc nổi.
5. Lặp lại dòng tiêu đề. Bố trí Trang → In Tiêu đề → "Rows to repeat at top" (hàng lặp lại ở trên cùng). Trang thứ tư của bảng giá vẫn phải cho thấy mỗi cột có ý nghĩa gì.
6. Thêm chân trang. Số trang và tên tài liệu giúp ích cho bất kỳ ai in tệp ra rồi làm rơi các trang.
7. Nới rộng một chút các cột số đang chật. Một cột vừa đủ rộng trên máy bạn sẽ hiện #### khi font thay thế rộng hơn một chút.

Mỗi trang tính có thiết lập trang riêng, nên hãy lặp lại các bước này trên mọi tab bạn muốn đưa vào PDF.

Các cách xuất có sẵn

Nếu bạn có cài ứng dụng bảng tính, nó có thể tự tạo PDF, và với hầu hết mọi người đó là cách đơn giản nhất:

• Excel trên Windows: Tệp → Lưu Như (hoặc Xuất) → PDF. Trong Tùy chọn, chọn xuất trang tính hiện hoạt, vùng đang chọn hay toàn bộ sổ làm việc.
• Excel trên Mac: Tệp → Lưu Như và chọn PDF làm định dạng tệp, hoặc Tệp → In → PDF → Lưu dưới dạng PDF.
• Numbers trên Mac: Tệp → Xuất sang → PDF.
• Mọi ứng dụng trên Windows: in và chọn máy in Microsoft Print to PDF.
• iPhone hoặc iPad: mở tệp trong ứng dụng Tệp để xem trước, chạm Chia sẻ → In, sau đó dùng nút Chia sẻ trong tùy chọn in để lưu PDF vào Tệp.

Bản xem trước trên điện thoại chỉ hiển thị những gì công cụ xem trước dựng được, vì vậy hãy kiểm tra kết quả trước khi gửi.

Chuyển đổi khi không cài Office

Khi bạn nhận được tệp .xlsx trên một máy tính không có ứng dụng bảng tính, hoặc muốn có cùng một kết quả bất kể dùng máy nào, hãy dùng Chuyển Excel sang PDF online. Công cụ nhận XLSX, XLS, ODS và CSV.

Định dạng Office không thể chuyển đổi bên trong trình duyệt, nên công cụ này chạy trên máy chủ của chúng tôi. LibreOffice Calc mở sổ làm việc và xuất ra theo thiết lập trang lưu trong đó, đúng như mô tả ở trên. Tất cả trang tính đang hiển thị và có nội dung được xuất vào một tệp PDF; trang tính bị ẩn sẽ bị bỏ qua. Để chỉ gửi một trang tính, hãy ẩn các trang còn lại trước khi lưu tệp. Sổ làm việc đã tải lên bị xóa ngay khi PDF sẵn sàng, và kết quả hết hạn khoảng một giờ sau đó, nên hãy tải về ngay. Không cần tài khoản, bạn có một lượt chuyển đổi mỗi ngày cho tệp đến 500 MB.

Văn bản trong PDF là văn bản thật, nên người nhận có thể tìm kiếm và sao chép số liệu từ đó.

Tệp CSV

CSV không có định dạng và không có thiết lập trang, nên được xuất theo mặc định và thường ở khổ dọc với các cột bị cắt mất. Công cụ chuyển đổi đọc dấu phẩy làm ký tự phân tách; một tệp CSV xuất với dấu chấm phẩy, phổ biến ở những nơi dùng dấu phẩy làm dấu thập phân, sẽ bị dồn vào một cột duy nhất. Với bất cứ thứ gì bạn định chia sẻ, hãy mở CSV trong ứng dụng bảng tính, thiết lập trang, lưu thành XLSX rồi chuyển đổi tệp đó.

Bản trình chiếu cũng vậy

Một bản trình chiếu gửi dưới dạng .pptx cũng gặp vấn đề tương tự: thiếu font và khác phiên bản ứng dụng khiến các hộp văn bản bị xê dịch. Chuyển PowerPoint sang PDF online biến mỗi trang chiếu thành một trang PDF.

Gửi nhiều tài liệu cùng lúc

Hóa đơn, bảng chấm công và thư giới thiệu gửi thành ba tệp đính kèm dễ bị tách rời, chuyển tiếp thiếu hoặc lưu sai thứ tự. Hãy chuyển từng tệp sang PDF, sau đó ghép lại bằng Ghép tệp PDF online ngay trong trình duyệt. Nếu cần đánh số trang liên tục cho cả bộ hồ sơ, hãy thêm sau bằng Thêm số trang vào PDF.

Sổ làm việc và bản trình chiếu nhiều hình ảnh có thể tạo ra PDF dung lượng lớn. Nếu tệp quá lớn để gửi email, hãy đưa qua Nén PDF online.

Khắc phục sự cố

• Một cột bị đẩy sang một trang riêng. Bảng hơi rộng so với khổ giấy. Hãy dùng khổ ngang hoặc co tất cả cột vừa một trang chiều rộng.
• Hàng chục trang trống. Có định dạng hoặc giá trị nằm xa bên ngoài bảng. Hãy đặt vùng in.
• Một số ô hiện ####. Cột quá hẹp so với font dùng khi chuyển đổi. Nới rộng thêm một chút và chuyển đổi lại.
• Không có đường lưới. Bảng tính mặc định không in đường lưới. Hãy thêm viền ô hoặc bật in đường lưới trong Bố trí Trang.
• Biểu đồ trông hơi khác sau khi chuyển đổi trên máy chủ. Biểu đồ được vẽ lại bằng một công cụ khác, nên vị trí nhãn và màu sắc có thể xê dịch. Nếu biểu đồ quan trọng, hãy kiểm tra lại, hoặc xuất từ chính ứng dụng bạn đã tạo nó.
• Xuất nhầm trang tính. Ẩn các trang tính bạn không muốn, hoặc xóa chúng trong một bản sao của tệp.

PDF không phải là biện pháp bảo vệ. Ai cũng có thể sao chép văn bản từ đó. Nếu số liệu là bí mật, hãy đặt mật khẩu bằng Đặt mật khẩu bảo vệ PDF và gửi mật khẩu qua một kênh khác.

Danh sách kiểm tra

1. Xác định người nhận cần đọc hay cần chỉnh sửa.
2. Đặt vùng in trên mọi trang tính.
3. Kiểm tra ngắt trang, hướng giấy và co vừa một trang chiều rộng.
4. Lặp lại dòng tiêu đề và thêm số trang.
5. Xuất từ ứng dụng bảng tính, hoặc dùng Chuyển Excel sang PDF online nếu không có.
6. Mở PDF và kiểm tra từng trang trước khi gửi.
7. Ghép các tài liệu liên quan thành một tệp, và bảo vệ bằng mật khẩu nếu cần.