Cách chỉnh sửa PDF trong Word

PDF được thiết kế để trông giống hệt nhau ở mọi nơi, và đó chính là lý do nó khó chỉnh sửa. Tệp Word lưu văn bản thành dòng chảy các đoạn văn, tự xuống dòng lại khi bạn thay đổi gì đó. PDF lưu những chỉ dẫn kiểu "vẽ các ký tự này tại vị trí này bằng font này", không hề ghi lại đoạn văn bắt đầu ở đâu hay dòng nào thuộc cột nào.

Chuyển sang Word nghĩa là dựng lại cấu trúc bị thiếu đó. Kết quả tốt đến đâu phụ thuộc vào nội dung bên trong PDF và vào điều bạn thực sự muốn thay đổi. Hướng dẫn này giúp bạn chọn đúng cách, có được tệp .docx sạch, sửa các lỗi thường gặp và chuyển ngược lại thành PDF.

Trước tiên, xác định bạn cần sửa kiểu gì

Nhiều việc "sửa PDF" hoàn toàn không cần đến Word:

• Thêm chữ ký: đặt trực tiếp bằng Ký PDF online. Phần còn lại của tài liệu giữ nguyên.
• Điền biểu mẫu: nếu PDF có trường biểu mẫu, mọi trình đọc PDF đều điền được, kể cả Xem trước trên Mac và trình xem có sẵn của trình duyệt.
• Thêm ghi chú ngắn, ngày tháng hay dấu tích: Xem trước trên Mac (Công cụ → Chú thích → Văn bản), Đánh dấu trong ứng dụng Tệp trên iPhone và iPad, và trình xem PDF của Microsoft Edge trên Windows đều cho phép thêm hộp văn bản lên trên trang.
• Xóa, sắp xếp lại hoặc xoay trang: dùng các công cụ trang như Xóa trang khỏi PDF. Không cần chuyển đổi.
• Chép vài đoạn sang tài liệu khác: trích xuất văn bản bằng Trích xuất văn bản từ PDF rồi dán vào.

Hãy chuyển sang Word khi bạn cần thay đổi chính nội dung văn bản: viết lại đoạn văn, cập nhật một điều khoản hợp đồng, dùng lại một báo cáo cũ làm mẫu, hoặc sửa nội dung một tài liệu đã mất tệp gốc.

Ba loại PDF

Điều bạn có thể mong đợi phụ thuộc vào cách PDF được tạo ra:

• Xuất từ trình soạn thảo văn bản. Văn bản là văn bản thật, trình bày một cột. Chuyển đổi cho kết quả tốt: đoạn văn, tiêu đề và thứ tự đọc đều được giữ.
• Xuất từ phần mềm dàn trang. Brochure, tờ rơi và tạp chí. Văn bản là thật, nhưng nằm trong các hộp và cột trôi nổi. Hãy chuẩn bị tinh thần chữ thì đúng nhưng bố cục chỉ gần giống.
• Bản scan hoặc ảnh chụp giấy. Hoàn toàn không có văn bản, chỉ có hình ảnh của văn bản. Phải qua OCR thì mới chỉnh sửa được.

Một phép thử nhanh: mở PDF và thử chọn một từ. Nếu bôi đen được, văn bản là thật. Nếu cả trang bị bôi đen như một bức ảnh, hoặc không chọn được gì, đó là bản scan.

Chuyển đổi

Trang này có hai kiểu chuyển đổi khác nhau, phù hợp với những việc khác nhau.

Trong trình duyệt: văn bản sạch, dễ chỉnh sửa

Theo mặc định, tệp không bao giờ rời khỏi thiết bị của bạn. Văn bản được đọc từ từng trang, các dòng được nối thành đoạn, và những dòng chữ lớn hơn hoặc in đậm trở thành tiêu đề Word thực sự, nên chúng xuất hiện trong ngăn điều hướng và có thể dùng để tạo mục lục. Cỡ chữ và chữ đậm được giữ lại. Trang hiển thị số trang và số từ tìm được, một cách kiểm tra nhanh rằng không có gì bị thiếu.

Công cụ cố ý không dựng lại hình ảnh, bảng, cột, màu sắc hay font gốc. Với hợp đồng, báo cáo hay bài viết bạn muốn viết lại, đó thường là điều bạn cần: văn bản liền mạch, không có hàng chục hộp trôi nổi phải vật lộn.

Trên máy chủ: gần với giao diện gốc hơn

Tùy chọn máy chủ mở PDF bằng LibreOffice và lưu thành .docx. Hình ảnh, đường kẻ và vị trí văn bản được giữ gần giống bản gốc, nên đây là lựa chọn tốt hơn khi bạn cần một bản sao gần như y hệt và chỉ muốn sửa vài chữ, như ngày tháng trên biểu mẫu hay con số trên tờ rơi.

Cái giá phải trả là cách văn bản được lưu: thường nằm trong các hộp định vị riêng lẻ, nhiều khi mỗi dòng một hộp. Trang trông đúng, nhưng viết lại cả một đoạn văn nghĩa là phải sửa từng hộp một. Không cần tài khoản, bạn có một lượt xử lý trên máy chủ mỗi ngày cho tệp đến 500 MB. Tệp PDF đã tải lên bị xóa khi chuyển đổi xong, và tệp .docx hết hạn khoảng một giờ sau đó.

Chính Word

Word trên Windows có thể mở trực tiếp tệp PDF: Tệp → Mở, chọn tệp PDF, và Word sẽ chuyển nó thành tài liệu có thể chỉnh sửa. Nếu bạn đã có Word, hãy thử; kết quả về tinh thần giống tùy chọn máy chủ, tốt với tài liệu đơn giản và chỉ gần đúng với bố cục phức tạp.

Nếu PDF là bản scan

PDF dạng scan sẽ chuyển thành tài liệu trống hoặc gần như trống, vì không có văn bản nào để đọc. Hãy đưa qua Biến PDF dạng scan thành tìm kiếm được trước. Chọn ngôn ngữ tài liệu, máy chủ sẽ thêm một lớp văn bản vô hình lên từng trang trong khi bản thân trang trông y hệt như cũ. Sau đó chuyển bản sao có thể tìm kiếm này sang Word.

Chất lượng nhận dạng phụ thuộc vào bản scan. Một trang sạch, thẳng ở 300 dpi cho kết quả gần như hoàn hảo. Ảnh chụp điện thoại một trang giấy bị cong trong điều kiện thiếu sáng sẽ sinh ra lỗi mà bạn phải sửa bằng tay. Hãy chuẩn bị tinh thần tệp Word sẽ thô hơn so với PDF tạo trực tiếp từ máy, vì văn bản nhận dạng có cỡ chữ kém đồng nhất hơn, khiến việc phát hiện tiêu đề và đoạn văn kém tin cậy hơn.

Nếu bạn chỉ cần chữ chứ không cần tài liệu, Trích xuất văn bản từ PDF cho bạn văn bản thuần từ bất kỳ PDF nào có lớp văn bản, ngay trong trình duyệt.

Dọn dẹp kết quả

Có vài lỗi lặp đi lặp lại:

• Các mục danh sách bị gộp thành một đoạn. Các gạch đầu dòng không có dấu câu kết thúc trông như một câu dài. Đặt con trỏ ở từng mục, nhấn Enter, rồi áp dụng kiểu danh sách.
• Từ bị ngắt bởi dấu gạch nối và dấu cách. Nếu PDF ngắt từ ở cuối dòng, kết quả sẽ chứa những thứ như "chuyển- đổi". Tìm dấu gạch nối theo sau là dấu cách và kiểm tra từng kết quả; một số là gạch ngang thật.
• Hai cột bị trộn lẫn. Văn bản được đọc theo thứ tự PDF lưu trữ, mà với bố cục nhiều cột có thể nhảy qua lại giữa các cột. Hãy thử chuyển đổi trên máy chủ cho những trang đó.
• Đầu trang và số trang lẫn trong văn bản. Chúng là văn bản thật trên mọi trang, nên xuất hiện thành các đoạn ngắn. Hãy xóa chúng hoặc tìm theo tiêu đề lặp lại.
• Font trông khác. Chuyển đổi trong trình duyệt không giữ họ font gốc. Chọn tất cả và áp dụng kiểu của riêng bạn; dù sao kết quả thường cũng đẹp hơn một mớ font thay thế.
• Chuyển đổi thất bại ngay lập tức. PDF được bảo vệ bằng mật khẩu. Nếu biết mật khẩu, hãy gỡ nó trước bằng Gỡ mật khẩu khỏi PDF.

Sau khi dọn dẹp, hãy áp dụng các kiểu có sẵn của Word ("Normal", "Heading 1", "Heading 2") thay vì định dạng thủ công. Tài liệu sẽ dễ chỉnh sửa và dễ chuyển đổi lại về sau hơn rất nhiều.

Chuyển ngược lại PDF

Khi đã xong, hãy chuyển tài liệu ngược lại thành PDF trước khi gửi đi. Trong Word, Tệp → Lưu Như (hoặc Xuất) → PDF là cách trung thực nhất. Không có Word, Chuyển Word sang PDF hiển thị tệp .docx trong trình duyệt và lưu qua hộp thoại in: chọn Lưu dưới dạng PDF làm đích, đặt lề thành không có và tắt đầu trang, chân trang.

Từ giờ hãy giữ tệp .docx làm bản gốc. Mỗi vòng chuyển từ PDF sang Word lại mất đi một chút cấu trúc, nên sửa tệp Word rồi xuất PDF mới luôn tốt hơn là chuyển đổi PDF thêm lần nữa.

Danh sách kiểm tra

1. Xem bạn có thực sự cần Word không: ký, điền biểu mẫu và ghi chú đều làm trực tiếp trên PDF được.
2. Thử chọn văn bản để biết đó có phải bản scan không.
3. Chạy OCR trước nếu đó là bản scan.
4. Dùng chuyển đổi trong trình duyệt để viết lại văn bản, chuyển đổi trên máy chủ cho những thay đổi nhỏ trên bố cục phức tạp.
5. Sửa danh sách bị gộp, từ bị ngắt và đầu trang lạc chỗ.
6. Áp dụng kiểu thực sự.
7. Xuất PDF mới và giữ tệp .docx làm bản gốc.