Lựa chọn miễn phí thay cho phần mềm chuyển đổi trên máy tính

Mỗi tháng bạn cần chuyển một tệp PDF sang Word một lần, thu nhỏ một bản scan để nộp lên cổng thông tin, hoặc chuyển đổi một ảnh iPhone cho một biểu mẫu. Cài cả một phần mềm chuyển đổi trên máy tính cho việc đó có vẻ quá mức, mà nhiều phần mềm lại là bản dùng thử, đóng watermark lên kết quả hoặc liên tục nhắc mua giấy phép. Thế là bạn tìm "chuyển PDF sang Word" và nhận về cả trăm trang web trông y hệt nhau.

Gần như tất cả đều hoạt động theo cùng một cách: tệp của bạn được tải lên máy chủ, chuyển đổi ở đó, và lưu lại trong một khoảng thời gian không ai nói cho bạn biết. Với ảnh đi du lịch thì không sao. Với một hợp đồng đã ký, bản scan hộ chiếu hay phiếu lương, đó là quyết định đáng được đưa ra một cách có ý thức. Hướng dẫn này đi qua ba lựa chọn theo thứ tự: những gì hệ điều hành của bạn đã làm được, cách biết một trang web có tải tệp của bạn lên không, và những việc có thể làm hoàn toàn trên máy của chính bạn.

Lựa chọn thứ nhất: những gì hệ thống đã làm được

Trước khi tìm đến bất kỳ công cụ chuyển đổi nào, hãy xem việc đó đã được hỗ trợ sẵn chưa. Thường là có.

Tạo PDF

• Windows. Mọi chương trình có thể in đều tạo được PDF: chọn In, rồi chọn máy in có tên Microsoft Print to PDF. Word và các ứng dụng Office khác cũng có chức năng lưu dưới dạng PDF.
• macOS. Mọi hộp thoại in đều có nút PDF với tùy chọn Lưu dưới dạng PDF. Xem trước xuất ảnh và tài liệu sang PDF từ menu Tệp.
• iPhone và iPad. Trong ứng dụng Tệp, chọn các ảnh và chọn Tạo PDF. Từ bảng chia sẻ, chọn In rồi dùng hai ngón tay phóng to bản xem trước cũng sẽ tạo ra PDF.
• Android. Hộp thoại in của hệ thống có tùy chọn Lưu dưới dạng PDF.

Ký PDF

• macOS. Xem trước có công cụ chữ ký trên thanh công cụ Đánh dấu; bạn có thể ghi lại chữ ký bằng trackpad hoặc camera.
• iPhone và iPad. Mở PDF trong Tệp, chạm vào Đánh dấu, rồi nút dấu cộng và Chữ ký.
• Windows. Trình duyệt có sẵn mở được PDF và vẽ lên đó bằng bút mực, nhưng không có chức năng đặt chữ ký chuyên dụng.

Hình ảnh

• Xem trước trên macOS xuất sang JPEG, PNG và HEIC, đổi được kích thước, và có bộ lọc "Reduce File Size" cho PDF. Bộ lọc này nén rất mạnh và thường làm bản scan bị mờ, nhưng với việc gấp thì có thể đủ.
• Paint trên Windows mở được các định dạng phổ biến và lưu thành PNG, JPEG, BMP hoặc GIF, đổi kích thước theo phần trăm hoặc pixel.
• iPhone có thể được thiết lập để lưu ảnh dạng JPEG thay vì HEIC trong cài đặt định dạng camera, giúp tránh vấn đề với những ảnh chụp sau này.

Những chỗ công cụ có sẵn còn thiếu

Chuyển PDF thành tài liệu Word chỉnh sửa được, nén PDF xuống dưới một dung lượng cụ thể mà không làm hỏng văn bản, xử lý hàng loạt, xóa dữ liệu vị trí khỏi ảnh, và mọi thứ liên quan đến video hay âm thanh. Đó là lúc mọi người đi tìm công cụ chuyển đổi.

Lựa chọn thứ hai: kiểm tra xem trang web có tải tệp của bạn lên không

Bạn không cần tin vào lời quảng cáo của một trang web. Chính trình duyệt có thể cho bạn biết điều gì đang diễn ra.

Phép thử bằng công cụ nhà phát triển

1. Mở trang chuyển đổi và nhấn F12 (trên Mac là Cmd+Option+I) để mở công cụ nhà phát triển.
2. Chuyển sang thẻ "Network" và xóa danh sách.
3. Chuyển đổi một tệp thử nhỏ, không phải tệp thật.
4. Xem các yêu cầu. Một yêu cầu POST hoặc PUT mang theo dung lượng xấp xỉ tệp của bạn nghĩa là tệp đã đi đến máy chủ. Nếu danh sách vẫn yên ắng ngoài vài yêu cầu nhỏ, công việc đã diễn ra trên máy của bạn.

Phép thử ngoại tuyến

Tải trang, dùng công cụ một lần với tệp thử để bộ xử lý được lưu vào bộ nhớ đệm, sau đó tắt Wi-Fi và chuyển đổi lại. Nếu vẫn hoạt động, không có gì được gửi đi. Hãy bật lại kết nối trước khi đóng tab.

Xử lý cục bộ trong trình duyệt trở nên khả thi nhờ WebAssembly: chính các bộ xử lý FFmpeg, PDF và OCR mà phần mềm trên máy tính sử dụng, được biên dịch để chạy bên trong một tab.

Vì sao việc tải lên quan trọng hơn bạn tưởng

• Thời gian lưu giữ hiếm khi rõ ràng. "Tệp sẽ bị xóa sau vài giờ" là một lời hứa, không phải một cơ chế, và nó không nói gì về bản sao lưu hay nhật ký.
• Bản thân việc tải lên được ghi lại, cùng với địa chỉ IP của bạn, trên máy chủ thuộc một khu vực pháp lý bạn không chọn.
• Một số dịch vụ lập chỉ mục hoặc tái sử dụng những gì chúng nhận được. Một dịch vụ miễn phí phải được trả tiền bằng cách nào đó.
• Quy định nơi làm việc thường cấm việc này. Nhiều tổ chức cấm rõ ràng việc tải tài liệu nội bộ lên các trang web không rõ nguồn gốc, và một mẫu hợp đồng hay danh sách khách hàng cũng tính.
• Siêu dữ liệu cũng đi theo. Ảnh chụp từ điện thoại có thể mang tọa độ GPS nơi chụp. Tải nó lên một công cụ chuyển đổi lạ là trao vị trí của bạn đi cùng bức ảnh.

Lựa chọn thứ ba: công cụ chạy trên máy của bạn

Hầu hết công cụ trên trang này chạy trong trình duyệt. Nén PDF, chuyển sang Word, ký tên: tệp được chính thiết bị của bạn đọc và kết quả được ghi trở lại mà không truyền đi đâu.

Nén PDF

Cách xử lý trong trình duyệt vẽ lại từng trang thành ảnh JPEG ở chất lượng bạn chọn. Cách này rất hiệu quả với bản scan, thường nhỏ đi vài lần, nhưng văn bản trở thành một phần của hình ảnh và không thể chọn được nữa. Nếu kết quả lớn hơn bản gốc, điều thường gặp với tài liệu đánh máy, bạn sẽ nhận lại bản gốc. Với tài liệu văn bản, trang còn có bộ xử lý trên máy chủ giữ văn bản ở dạng văn bản.

PDF sang Word

Cách xử lý trong trình duyệt dựng lại văn bản thành đoạn văn và tiêu đề thực sự, sẵn sàng để chỉnh sửa. Hình ảnh, bảng và cột không được tái tạo; để có bản sao gần giống bố cục, trang có chuyển đổi trên máy chủ bằng LibreOffice.

Ký tên

Vẽ chữ ký hoặc tải lên ảnh chụp chữ ký trên giấy trắng, đặt lên trang và tải tệp đã ký về. Tệp PDF và ảnh chữ ký không bao giờ rời khỏi thiết bị.

Xóa vị trí khỏi ảnh

Trước khi gửi ảnh đến bất kỳ nơi nào bạn không kiểm soát, hãy xóa vị trí GPS, thời gian và thông tin thiết bị. Các điểm ảnh giữ nguyên hoàn toàn; chỉ các phần siêu dữ liệu bị gỡ bỏ.

Những việc thường ngày khác cũng được xử lý cục bộ gồm Chuyển HEIC sang JPG online, ghép PDF, đặt mật khẩu bảo vệ, và chuyển đổi video với các công cụ như Chuyển MOV sang MP4.

Những ngoại lệ thẳng thắn

Một số việc không thể làm tốt trong trình duyệt, và trên trang này, các trang đó nói rõ bằng chữ trước khi bạn chọn tệp:

• Excel và PowerPoint sang PDF cần một bộ dàn trang văn phòng đầy đủ; chúng chạy bằng LibreOffice trên máy chủ.
• Biến PDF dạng scan thành tìm kiếm được tạo PDF có thể tìm kiếm bằng bộ OCR phía máy chủ.
• Chép lời, dịch video và phụ đề cần các mô hình nhận dạng giọng nói quá lớn đối với một tab trình duyệt.
• Tệp lớn. Một số công cụ trong trình duyệt có tùy chọn xử lý trên máy chủ cho tệp vượt giới hạn của trình duyệt hoặc cho thiết bị chậm. Đó luôn là một lựa chọn riêng biệt, hiển thị rõ ràng.

Tệp trên máy chủ được tự động xóa: tệp tải lên bị xóa khi tác vụ hoàn tất, kết quả bị xóa khoảng một giờ sau khi tác vụ được tạo. Không có gì được giữ lại lâu hơn. Nếu một tệp tuyệt đối không được rời khỏi thiết bị, hãy dùng cách xử lý trong trình duyệt hoặc công cụ có sẵn của hệ thống.

Danh sách kiểm tra

1. Xem hệ điều hành của bạn đã làm được việc đó chưa.
2. Với bất cứ thứ gì nhạy cảm, hãy thử một trang web lạ bằng tệp giả và thẻ "Network" hoặc phép thử ngoại tuyến.
3. Ưu tiên công cụ chạy trong trình duyệt cho hợp đồng, giấy tờ tùy thân, phiếu lương và hồ sơ y tế.
4. Xóa dữ liệu vị trí khỏi ảnh trước khi gửi đi bất cứ đâu.
5. Chỉ dùng công cụ máy chủ khi bạn biết đó là công cụ máy chủ, và tải kết quả về ngay.

Nếu một công cụ không cho bạn biết tệp của bạn đi đâu, hãy coi như nó rời khỏi thiết bị, và tự quyết định xem tệp cụ thể này có chấp nhận được điều đó không.