Cách giảm dung lượng PDF xuống dưới 2 MB

Các biểu mẫu tải lên rất chuộng những con số tròn: 1 hoặc 2 MB ở nhiều cổng dịch vụ công và cổng của trường đại học, 5 MB ở các trang tuyển dụng, 25 MB cho tệp đính kèm ở những dịch vụ email phổ biến nhất. Một bộ hồ sơ scan hay một file PDF tạo từ ảnh điện thoại vượt qua những giới hạn đó ngay lập tức. Cách khắc phục hiếm khi là "nén mạnh hơn"; mà là tìm ra thứ thực sự khiến file nặng và loại bỏ nó trước.

Xác định loại PDF bạn đang có

Mở file và thử bôi chọn một từ trong văn bản.

• Chọn được chữ bình thường: PDF được xuất từ trình soạn thảo văn bản hoặc từ một website. Chữ và đồ họa vector rất nhẹ; một hợp đồng 30 trang thường chỉ 200 đến 500 KB. Nếu file như vậy nặng hơn 2 MB, dung lượng nằm ở ảnh nhúng bên trong, chẳng hạn ảnh chụp, logo ở độ phân giải in ấn hoặc hình nền phủ toàn trang.
• Không chọn được gì, hoặc cả trang được tô sáng thành một khối: các trang là ảnh. Bản scan và PDF tạo từ ảnh chụp thuộc nhóm này, và chúng nén rất tốt.
• Kết hợp cả hai: một tài liệu đánh máy với vài phụ lục scan ở cuối. Hãy xử lý hai phần theo cách khác nhau.

Hãy so sánh cả số trang với dung lượng file. Một bản scan 6 trang nặng 12 MB trung bình 2 MB mỗi trang, nên để tổng cộng còn 2 MB, mỗi trang phải xuống khoảng 300 KB.

Bước 1: xóa những trang không cần thiết

Mỗi trang bị xóa là một khoản tiết kiệm không mất chút chất lượng nào, nên bước này luôn đi đầu. Những ứng viên thường gặp là mặt sau trống của bản scan hai mặt, trang bìa, trang hướng dẫn của chính biểu mẫu và các bản trùng lặp.

Xóa trang khỏi PDF hiển thị các trang dưới dạng lưới số; chạm vào những trang cần bỏ và tải về bản đã lược bớt. Xóa 10 trang khỏi một bản scan 40 trang cắt giảm khoảng một phần tư dung lượng.

Bước 2: nén

Nén PDF online có hai bộ máy xử lý, và chọn đúng bộ máy quan trọng hơn thanh trượt.

Trong trình duyệt: tốt nhất cho bản scan

Cách mặc định giữ file trên thiết bị của bạn. Mỗi trang được vẽ lại ở khoảng 108 dpi và lưu thành JPEG với Chất lượng bạn đặt (30 đến 95, mặc định 70). Một bản scan 300 dpi chứa nhiều pixel gấp khoảng tám lần, và đó là nguồn gốc của mức tiết kiệm lớn.

• 70: đọc thoải mái; một bản scan 30 MB điển hình sẽ xuống khoảng 3 đến 6 MB.
• 50 đến 60: thiết lập thường dùng khi mục tiêu là 2 MB. Viền chữ hơi nhòe, vẫn ổn với biểu mẫu, chứng chỉ và giấy tờ tùy thân mà bạn chỉ cần nộp.
• Dưới 45: xuất hiện quầng và ô vuông trên ảnh chụp và nền màu. Chỉ dùng để ép xuống dưới một giới hạn nghiêm ngặt.

Đổi lại, mọi trang đều trở thành ảnh: chữ không còn chọn hay tìm kiếm được, và đường link cùng các trường biểu mẫu ngừng hoạt động. Với bản scan thì không có gì thay đổi, vì chúng vốn đã là ảnh. Nếu bạn nhận lại file gốc không đổi, nghĩa là file dựng lại sẽ lớn hơn — tức PDF chủ yếu là chữ, và phương pháp trong trình duyệt không phải công cụ phù hợp.

Trên máy chủ: tốt nhất cho tài liệu đánh máy có ảnh

Tùy chọn máy chủ dùng Ghostscript, giữ chữ ở dạng chữ thật và chỉ giảm độ phân giải của các ảnh nhúng. Giá trị thanh trượt dưới 50 chọn cấu hình screen (ảnh khoảng 72 dpi), từ 50 đến 84 chọn cấu hình ebook (khoảng 150 dpi), từ 85 trở lên chọn cấu hình printer. Với một CV có ảnh hay một báo cáo đầy biểu đồ, ebook thường cho dung lượng tốt nhất so với chất lượng. Không có tài khoản, bạn được chạy trên máy chủ một lần mỗi ngày; file bị xóa khoảng một giờ sau khi tác vụ bắt đầu.

Hãy nhắm tới chất lượng cao nhất mà vẫn vừa giới hạn. Bắt đầu ở 60, kiểm tra kết quả, và chỉ giảm thấp hơn nếu vẫn vượt giới hạn.

Bước 3: nếu vẫn còn quá lớn

• Tách tài liệu. Nhiều cổng có nhiều ô tải lên riêng, như "hộ chiếu", "bằng tốt nghiệp", "bảng điểm". Tách PDF online Theo khoảng cho ra một file cho mỗi phần, và từng phần dễ giữ dưới 2 MB hơn nhiều. Các trang có dung lượng khác nhau, nên hãy chừa một khoảng dư.
• Nộp trang dưới dạng ảnh. Khi cổng chấp nhận JPG cho tài liệu một trang, Chuyển PDF sang JPG ở 2x và chất lượng 80 đến 90 cho ra ảnh sắc nét, gọn nhẹ. Ở 1x, chữ thân bài sẽ khó đọc khi phóng to.
• Scan lại ở độ phân giải thấp hơn. Nếu bạn tự điều khiển máy scan, 150 đến 200 dpi ở thang xám là quá đủ cho tài liệu văn bản, và ngay từ đầu chỉ nặng bằng một phần nhỏ so với bản scan màu 600 dpi. Chỉ nên dùng màu khi có con dấu, chữ ký mực xanh hoặc ảnh chụp.

Các cách có sẵn

• Xem trước (Preview) trên Mac: Tệp → Xuất với bộ lọc Giảm kích cỡ tệp. Nhanh, nhưng thu nhỏ ảnh rất mạnh tay và không cho kiểm soát gì, nên hãy kiểm tra xem bản scan còn đọc được không.
• Word: khi lưu tài liệu dưới dạng PDF, chọn tùy chọn kích thước tối thiểu thay vì tiêu chuẩn. Với tài liệu do bạn soạn, cách này thường là đủ, và chữ vẫn là chữ.
• Windows và điện thoại: không có công cụ nén PDF dùng chung nào được tích hợp sẵn. In ra PDF không giảm ảnh nhúng theo cách có thể dự đoán được.

Các mục tiêu thường gặp

• Cổng dịch vụ công hoặc cổng của trường đại học, 2 MB: xóa trang thừa, nén trong trình duyệt ở 50 đến 60. Một bản scan 10 trang thường vừa.
• Hồ sơ xin việc, 5 MB: CV xuất từ trình soạn thảo văn bản vốn đã nhỏ. Nếu không, nguyên nhân là một bức ảnh lớn; hãy dùng cấu hình ebook trên máy chủ để chữ vẫn chọn được cho phần mềm sàng lọc hồ sơ.
• Email, 25 MB: nén ở 70 thường là đủ, kể cả với bản scan dài. Vượt quá mức đó, hãy tách file hoặc chia sẻ đường link.
• Hợp đồng đã ký cần gửi lại: nếu chữ ký là chữ ký số dựa trên chứng thư số, hãy nén trước khi ký, không phải sau; mọi thay đổi sau đó đều làm chữ ký mất hiệu lực.

Khắc phục sự cố

• Dung lượng không thay đổi. File chủ yếu là chữ. Hãy dùng bộ máy trên máy chủ, hoặc kiểm tra xem có vài ảnh khổng lồ không và xóa những trang đó.
• File được bảo vệ bằng mật khẩu. Công cụ nén không đọc được file đã mã hóa. Hãy gỡ khóa bằng mật khẩu bạn có, nén, rồi đặt lại mật khẩu nếu cần.
• Chữ nhỏ bị nhòe. Tăng chất lượng, hoặc dùng bộ máy trên máy chủ, vốn không chuyển chữ thành ảnh.
• Cổng yêu cầu văn bản tìm kiếm được. Sau khi nén trong trình duyệt, Biến PDF dạng scan thành tìm kiếm được sẽ thêm một lớp văn bản lên trên ảnh của các trang.
• Kết quả đã nhỏ hơn nhưng vẫn vượt một chút. Xóa thêm một trang, hoặc giảm thanh trượt 10 đơn vị thay vì nhảy thẳng xuống mức thấp nhất.

Danh sách kiểm tra

1. Kiểm tra xem PDF là bản scan hay bản đánh máy.
2. Xóa các trang trống và không cần thiết.
3. Bản scan: nén trong trình duyệt ở 60. Bản đánh máy có ảnh: ebook trên máy chủ.
4. Phóng to vào dòng chữ nhỏ nhất trước khi tải lên.
5. Vẫn quá lớn: tách thành từng phần hoặc giảm chất lượng 10 đơn vị.
6. Giữ lại bản gốc; nén một bản sao.

Mọi thứ theo cách trong trình duyệt đều chạy trên thiết bị của bạn, nên các tài liệu như giấy tờ tùy thân, hợp đồng và tờ khai thuế không bao giờ bị tải lên.