Cách ký hợp đồng mà không cần in ra giấy

Chữ ký tay trên PDF là hình ảnh chữ ký của bạn được đặt lên trang — chính xác là thứ mà một bản scan tạo ra, chỉ khác là không cần máy in, không có bức ảnh điện thoại chụp xiêu vẹo và không có bóng xám vắt ngang trang giấy.

Bài hướng dẫn này đi qua việc ký trên máy tính hoặc điện thoại, loại chữ ký nào hợp lệ về mặt pháp lý cho loại tài liệu nào, cách xử lý biểu mẫu và hợp đồng nhiều trang, và cách gửi kết quả đi một cách an toàn.

Trước tiên: người ta yêu cầu loại chữ ký nào

Hầu hết hợp đồng có thể ký bằng chữ ký điện tử đơn giản, và đó chính là thứ được tạo ra khi bạn vẽ hoặc dán chữ ký của mình. Trước khi bắt đầu, hãy xem tài liệu đến tay bạn bằng cách nào.

• Một file PDF thông thường qua email kèm lời nhắn "vui lòng ký và gửi lại": chữ ký vẽ tay là điều người gửi mong đợi. Trường hợp này bao gồm phần lớn hợp đồng thuê nhà, hợp đồng freelance và dịch vụ, thỏa thuận bảo mật (NDA), thư mời nhận việc, biểu mẫu của trường học và phòng nhân sự.
• Một đường link từ dịch vụ chữ ký điện tử: hãy ký qua đường link đó. Dịch vụ ghi lại ai đã ký và vào lúc nào, và nhật ký kiểm tra của nó là một phần của giao dịch. Đừng tải file về rồi ký ở nơi khác.
• Tài liệu ghi rõ yêu cầu chữ ký số đủ điều kiện hoặc công chứng: chữ ký vẽ tay sẽ không được chấp nhận, dù bạn dùng công cụ nào. Chi tiết hơn ở phần dưới.

Ký ngay trong trình duyệt

1. Mở Ký PDF online và thả hợp đồng vào, tối đa 100 MB.
2. Vẽ chữ ký lên khung ký bằng chuột, trackpad, bút cảm ứng hoặc ngón tay. Hãy dùng toàn bộ khung: cả vùng khung ký sẽ được đặt lên trang, nên một chữ ký nhỏ ở một góc sẽ thành một chữ ký nhỏ bị bao quanh bởi khoảng trống.
3. Hoặc Tải ảnh lên — ảnh chụp chữ ký của bạn trên giấy trắng. Các pixel sáng được làm trong suốt, nên chữ ký nằm trên trang như vết mực, không có khung trắng bao quanh.
4. Dùng các nút Trang để chuyển đến trang có dòng ký tên.
5. Nhấp vào bản xem trước tại vị trí cần đặt chữ ký và điều chỉnh thanh trượt Kích thước. Mặc định dài xấp xỉ một dòng ký tên thông thường trên giấy A4 hoặc Letter.
6. Tải về. File được lưu với hậu tố "-signed" thêm vào tên; bản gốc của bạn vẫn nguyên vẹn.

File PDF được mở, chỉnh sửa và lưu bởi chính trình duyệt của bạn. Cả hợp đồng lẫn chữ ký đều không bị tải lên.

Có được chữ ký trông giống của bạn

Ký bằng ngón tay trên màn hình điện thoại cho kết quả tự nhiên hơn nhiều so với chuột. Trên máy tính, hãy dùng cách chụp ảnh: ký trên giấy trắng trơn bằng bút mực đậm, chụp dưới ánh sáng ban ngày đều, không có bóng, và cắt sát quanh chữ ký trước khi tải lên. Giấy xám hoặc có bóng sẽ để lại vết nhòe, vì mọi thứ tối hơn màu xám nhạt đều được giữ lại như mực.

Nhiều chữ ký hoặc ký nháy

Mỗi lần tải về chỉ đặt một chữ ký lên một trang. Với hợp đồng cần ký nháy trên mọi trang cộng chữ ký đầy đủ ở cuối, hãy mở lại file đã tải và lặp lại: chữ ký nháy ở kích thước 10 đến 15%, rồi sang trang tiếp theo. Với một thỏa thuận năm trang điển hình, việc này mất chừng một phút.

Các cách có sẵn đủ dùng

Có thể bạn hoàn toàn không cần đến website nào.

• Mac: mở PDF trong Xem trước (Preview), nhấp nút Đánh dấu, rồi chọn Ký. Bạn có thể tạo chữ ký bằng cách vẽ trên trackpad hoặc giơ chữ ký trên giấy trước camera. Xem trước sẽ ghi nhớ chữ ký cho lần sau.
• iPhone và iPad: mở PDF từ Mail hoặc Tệp, chạm nút Đánh dấu, rồi nút dấu cộng và Thêm chữ ký. Ký bằng ngón tay và đặt chữ ký vào vị trí.
• Windows: Microsoft Edge mở được PDF và có công cụ "Draw" để vẽ mực lên trang. Với màn hình cảm ứng hoặc bút thì hoạt động tốt; dùng chuột thì kết quả thường run rẩy.
• Tài liệu Word: nếu hợp đồng đến dưới dạng file .docx, hãy chèn ảnh chữ ký vào dòng ký tên và lưu dưới dạng PDF từ Word.

Tất cả đều là chữ ký điện tử đơn giản, tương đương về mặt pháp lý với thứ mà công cụ trên trình duyệt tạo ra. Trên Android, khả năng hỗ trợ có sẵn khác nhau tùy điện thoại; công cụ trên trình duyệt chạy được trong Chrome.

Biểu mẫu, bản scan và hợp đồng nhiều file

• Điền các trường biểu mẫu trước. Nếu PDF có các ô để nhập liệu, hãy điền chúng trong trình đọc PDF và lưu lại, rồi mới thêm chữ ký. Bước ký giữ nguyên phần còn lại của tài liệu, kể cả các trường đã điền.
• Giấy tờ bạn đã ký tay. Nếu tài liệu chỉ có thể ký trên giấy, hãy chụp các trang đã ký thật phẳng, đủ sáng và gộp chúng thành một file PDF bằng Chuyển JPG sang PDF.
• Phụ lục nằm ở các file riêng. Hãy gộp hợp đồng và các tài liệu đính kèm thành một PDF bằng Ghép tệp PDF online trước khi ký, để bản đã ký là một tài liệu hoàn chỉnh.
• PDF có mật khẩu không thể mở ra để ký. Nếu bạn biết mật khẩu, hãy gỡ nó trước bằng Gỡ mật khẩu khỏi PDF.

Chữ ký nào thực sự có giá trị

Ở EU, quy định eIDAS công nhận ba cấp độ chữ ký điện tử. Ở Mỹ, Đạo luật ESIGN và luật các bang dựa trên UETA trao cho chữ ký điện tử hiệu lực tương đương chữ ký tay trong hầu hết giao dịch. Vương quốc Anh và nhiều quốc gia khác cũng có cách tiếp cận tương tự.

• Chữ ký điện tử đơn giản. Chữ ký vẽ hoặc dán vào, tên được gõ ra, một cú nhấp vào "Tôi đồng ý". Nó không thể bị phủ nhận hiệu lực pháp lý chỉ vì là dạng điện tử. Giá trị chứng cứ của nó đến từ bối cảnh: email bạn dùng để gửi và việc cả hai bên đều thực hiện theo thỏa thuận.
• Chữ ký điện tử nâng cao. Gắn duy nhất với bạn và có khả năng phát hiện các thay đổi sau đó đối với tài liệu. Trên thực tế, nó được tạo bởi dịch vụ chữ ký điện tử hoặc phần mềm có chứng thư số gắn với danh tính của bạn.
• Chữ ký điện tử đủ điều kiện. Chữ ký nâng cao được bảo đảm bằng chứng thư số đủ điều kiện, thường được cấp sau khi xác minh danh tính, nhiều khi thông qua ngân hàng, thẻ căn cước điện tử hoặc ứng dụng của chính phủ. Ở EU, nó có hiệu lực pháp lý tương đương chữ ký tay tại mọi quốc gia thành viên.

Một số tài liệu nằm ngoài phạm vi chữ ký đơn giản ở hầu hết mọi nơi: di chúc, nhiều giao dịch chuyển nhượng bất động sản, tài liệu bắt buộc công chứng, một số hồ sơ tòa án và hồ sơ về luật hôn nhân gia đình. Quy định khác nhau tùy quốc gia, và bên yêu cầu chữ ký thường sẽ cho bạn biết họ cần gì. Nếu tài liệu không nói rằng cần thứ gì hơn một chữ ký, thì chữ ký vẽ tay là thứ gần như ai cũng dùng.

Một lưu ý: nếu PDF đã mang chữ ký số bằng chứng thư, ví dụ từ đối tác đã ký qua dịch vụ chữ ký điện tử, việc thêm chữ ký vẽ tay và lưu lại sẽ phá vỡ bước kiểm tra tính toàn vẹn của chữ ký đó. Trình đọc của người nhận sẽ báo file đã bị sửa đổi. Hãy ký những tài liệu như vậy qua chính dịch vụ đó.

Trước khi gửi đi

• Kiểm tra file. Mở file PDF đã tải về và xem mọi trang bạn đã ký. Đảm bảo chữ ký nằm trên dòng ký tên và không che chữ.
• Dung lượng. Một hợp đồng đánh máy thường chỉ vài trăm kilobyte và vừa mọi email. Chỉ tài liệu scan mới nặng. Nén PDF online trong trình duyệt biến các trang thành ảnh, nên chữ không còn tìm kiếm được; hãy dùng nó cho bản scan, không dùng cho hợp đồng đánh máy vốn đã nhỏ.
• Mật khẩu. Với hợp đồng chứa dữ liệu cá nhân hoặc tài chính, hãy thêm mật khẩu bằng Đặt mật khẩu bảo vệ PDF ở bước cuối cùng, và gửi mật khẩu qua một kênh khác, chẳng hạn tin nhắn SMS.

• Lưu các bản sao. Lưu bản gốc chưa ký, bản đã ký và email bạn đã dùng để gửi nó. Email đó là một phần bằng chứng của bạn về những gì đã được thỏa thuận và vào lúc nào.

Khắc phục sự cố

• Chữ ký trông răng cưa. Nó được vẽ bằng chuột. Hãy ký lại trên điện thoại hoặc máy tính bảng, hoặc tải lên ảnh chụp chữ ký trên giấy.
• Có khung trắng quanh chữ ký đã tải lên. Giấy quá tối hoặc có bóng. Hãy chụp lại dưới ánh sáng ban ngày trên giấy trắng sáng.
• Người nhận nói chữ ký không hợp lệ. Họ cần chữ ký nâng cao hoặc đủ điều kiện. Hãy hỏi họ chấp nhận dịch vụ hay phương thức nào.

Danh sách kiểm tra

1. Kiểm tra xem người gửi có yêu cầu gì hơn một chữ ký thông thường không.
2. Điền các trường biểu mẫu và gộp phụ lục trước.
3. Ký bằng ngón tay, bút cảm ứng hoặc ảnh chụp chữ ký trên giấy.
4. Thêm chữ ký nháy trên từng trang nếu hợp đồng yêu cầu.
5. Xem lại mọi trang đã ký.
6. Đặt mật khẩu nếu hợp đồng chứa dữ liệu cá nhân.
7. Giữ bản gốc, bản đã ký và email đã gửi.