Cách ký hợp đồng mà không cần in ra giấy

Vòng lặp in-ký-scan tồn tại vì chưa ai nói thẳng điều hiển nhiên: chữ ký trên PDF chỉ là một hình ảnh đặt lên trang giấy. Và đó chính xác là thứ một bản scan tạo ra, chỉ khác là phải vòng qua máy in và một tấm ảnh chụp lệch góc.

Ký ngay trong trình duyệt

1. Mở Ký PDF và thả hợp đồng vào.
2. Vẽ chữ ký bằng chuột, hoặc bằng ngón tay trên điện thoại — dễ hơn bạn nghĩ nhiều. Nếu đã có sẵn ảnh chữ ký viết tay trên giấy trắng? Tải lên, nền sẽ tự động được xóa.
3. Nhấp vào vị trí cần đặt chữ ký trên trang, chỉnh kích thước, rồi tải file PDF đã ký về.

Tài liệu không bao giờ rời khỏi thiết bị của bạn — PDF được mở, chỉnh sửa và lưu lại ngay trong trình duyệt, điều rất quan trọng khi thứ bạn đang ký là một hợp đồng.

Chữ ký nào mới thực sự có giá trị

• Chữ ký vẽ tay hoặc scan (đây là loại công cụ này tạo ra) là chữ ký điện tử thông thường. Đây là loại được chấp nhận trong phần lớn hợp đồng thương mại, NDA và các phê duyệt nội bộ, và được công nhận về mặt pháp lý theo eIDAS ở EU cũng như ESIGN ở Mỹ.
• Chữ ký nâng cao hoặc chữ ký số đủ điều kiện (QES) mang tính mật mã, gắn với danh tính đã xác minh của bạn thông qua chứng chỉ số. Một số trường hợp bắt buộc phải dùng: giao dịch bất động sản, một số thủ tục tố tụng, đấu thầu công ở nhiều quốc gia. Không công cụ nào chạy trên trình duyệt có thể cấp loại chữ ký này — bạn cần một nhà cung cấp dịch vụ và thường phải xác minh giấy tờ tùy thân.

Nếu tài liệu không yêu cầu chữ ký số đủ điều kiện, chữ ký vẽ tay chính là thứ mọi người vẫn đang dùng.

Sau khi ký

• Đặt mật khẩu bảo vệ PDF trước khi gửi qua email, nhất là khi tài liệu chứa thông tin ngân hàng hoặc dữ liệu cá nhân.
• Nén PDF nếu bản scan gốc quá nặng để gửi đi.

Giữ lại bản gốc chưa ký. Việc ký tạo ra một file mới; công cụ này không bao giờ ghi đè lên bản gốc của bạn.