Cómo enviar una hoja de cálculo que se vea bien

Envías una factura en .xlsx. Al otro lado la abren en otra app de hojas de cálculo, en el móvil, con otras fuentes instaladas, y ven tres columnas desplazadas a una segunda página, un encabezado suelto y un total que aparece como ####. No se ha estropeado nada. Una hoja de cálculo simplemente no tiene un diseño fijo: es una cuadrícula, y cada app decide por su cuenta dónde terminan las páginas y qué ancho necesita cada columna.

Un PDF fija el diseño una sola vez, en tu lado, para que todo el mundo vea las mismas páginas. Esta guía explica cuándo enviar un PDF, cómo preparar la hoja para que el PDF salga bien, las formas integradas de exportar y qué hacer cuando el resultado no acaba de estar bien.

Cuándo enviar un PDF y cuándo la hoja de cálculo

Envía un PDF para:

• Todo lo definitivo: facturas, presupuestos, informes, listas de precios, partes de horas, extractos. El destinatario tiene que leerlo, no recalcularlo.
• Todo lo que se vaya a imprimir o archivar.
• Todo lo que se vaya a abrir en un móvil. Las hojas de cálculo en una pantalla pequeña son difíciles de recorrer; una página PDF se desplaza y se amplía de forma predecible.
• Todo lo que tenga fórmulas o datos ocultos que prefieras no compartir. Un PDF lleva los valores visibles, no las fórmulas, las hojas ocultas ni la columna de notas que olvidaste.

Envía la hoja de cálculo en sí solo cuando la otra persona vaya a trabajar realmente con los números: un presupuesto que rellenar, datos que importar, un modelo que ajustar. Si dudas, envía ambos: el PDF para leer y la hoja para editar.

Prepara primero la hoja

Sea cual sea la herramienta que cree el PDF, sigue la configuración de página guardada en el libro. Dos minutos aquí deciden si obtienes una página ordenada o doce desperdigadas. Los nombres de abajo son los de Excel; otras apps de hojas de cálculo tienen las mismas opciones con nombres parecidos.

1. Define un área de impresión. Selecciona la tabla y usa Disposición de página → Área de impresión → Establecer área de impresión. Sin ella se exporta todo hasta la última celda usada, incluido algún valor perdido muy por debajo de los datos.
2. Mira la Vista previa de salto de página. Vista → Vista previa de salto de página muestra los límites de página como líneas azules. Arrástralas para colocar los saltos donde tengan sentido, por ejemplo entre secciones y no en mitad de un grupo.
3. Elige la orientación. Las tablas de más de ocho o diez columnas suelen leerse mejor en horizontal.
4. Ajusta las columnas al ancho de la página. En la configuración de impresión elige "Ajustar todas las columnas en una página", o en Configurar página fija Ajustar a 1 página de ancho y deja el alto vacío. Solo con esto se resuelven la mayoría de quejas por columnas partidas. Evita encajar una hoja larga entera en una sola página: 300 filas apretadas en un A4 no se pueden leer.
5. Repite la fila de encabezado. Disposición de página → Imprimir títulos → Repetir filas en extremo superior. La página cuatro de una lista de precios debería seguir mostrando qué significa cada columna.
6. Añade un pie de página. Los números de página y el nombre del documento ayudan a quien imprime el archivo y se le caen las hojas.
7. Ensancha un poco las columnas numéricas justas. Una columna que en tu equipo tiene el ancho justo muestra #### cuando una fuente sustituta es algo más ancha.

Cada hoja tiene su propia configuración de página, así que repite esto en cada pestaña que quieras incluir en el PDF.

Formas integradas de exportar

Si tienes instalada una app de hojas de cálculo, puede crear el PDF ella misma, y para la mayoría es la vía más sencilla:

• Excel en Windows: Archivo → Guardar como (o Exportar) → PDF. En Opciones elige si publicar la hoja activa, una selección o el libro completo.
• Excel en Mac: Archivo → Guardar como y elige PDF como formato de archivo, o Archivo → Imprimir → PDF → Guardar como PDF.
• Numbers en Mac: Archivo → Exportar a → PDF.
• Cualquier app de Windows: imprime y elige Microsoft Print to PDF como impresora.
• iPhone o iPad: abre el archivo en Archivos para previsualizarlo, toca Compartir → Imprimir y luego usa el botón Compartir en las opciones de impresión para guardar el PDF en Archivos.

La vista previa en el móvil solo muestra lo que su motor de vista previa sabe representar, así que revisa el resultado antes de enviarlo.

Convertir sin tener Office instalado

Cuando has recibido un .xlsx en un ordenador sin app de hojas de cálculo, o quieres el mismo resultado sea cual sea el equipo, usa Convertir Excel a PDF online. Admite XLSX, XLS, ODS y CSV.

Los formatos de Office no se pueden convertir dentro de un navegador, así que esta herramienta funciona en nuestros servidores. LibreOffice Calc abre el libro y lo exporta con la configuración de página guardada en él, exactamente como se describe arriba. Todas las hojas visibles con contenido se exportan en un único PDF; las hojas ocultas se omiten. Para enviar una sola hoja, oculta las demás antes de guardar el archivo. El libro subido se borra cuando el PDF está listo, y el resultado caduca aproximadamente una hora después, así que descárgalo enseguida. Sin cuenta tienes una conversión al día para archivos de hasta 500 MB.

El texto del PDF es texto real, así que el destinatario puede buscar en él y copiar cifras.

Archivos CSV

Un CSV no tiene formato ni configuración de página, así que se exporta con los valores por defecto y a menudo en vertical con columnas cortadas. El conversor interpreta las comas como separadores; un CSV exportado con punto y coma, habitual donde la coma es el separador decimal, acaba en una sola columna. Para todo lo que pienses compartir, abre el CSV en una app de hojas de cálculo, configura la página, guárdalo como XLSX y convierte ese archivo.

Con las presentaciones pasa lo mismo

Una presentación enviada como .pptx tiene el mismo problema: las fuentes que faltan y las distintas versiones de la app mueven los cuadros de texto. Convertir PowerPoint a PDF online convierte cada diapositiva en una página.

Enviar varios documentos juntos

Una factura, un parte de horas y una carta de presentación como tres adjuntos acaban separados, reenviados a medias o archivados en el orden equivocado. Convierte cada uno a PDF y luego combínalos con Unir archivos PDF online en el navegador. Si las páginas necesitan una numeración continua en todo el conjunto, añádela después con Añadir números de página a un PDF.

Los libros y presentaciones con muchas imágenes pueden generar PDF grandes. Si el archivo es demasiado pesado para el correo, pásalo por Comprimir PDF online.

Solución de problemas

• Una columna acaba sola en una página. La tabla es algo más ancha que el papel. Usa la orientación horizontal o ajusta todas las columnas a una página de ancho.
• Decenas de páginas vacías. Hay formato o algún valor muy lejos de la tabla. Define un área de impresión.
• #### en algunas celdas. La columna es demasiado estrecha para la fuente usada en la conversión. Ensánchala un poco y vuelve a convertir.
• No hay líneas de cuadrícula. Las hojas de cálculo no imprimen la cuadrícula por defecto. Añade bordes a las celdas o activa la impresión de líneas de cuadrícula en Disposición de página.
• Los gráficos se ven algo distintos tras la conversión en servidor. Los gráficos los redibuja otro motor, así que la posición de las etiquetas y los colores pueden variar. Si un gráfico es importante, revísalo, o exporta desde la app en la que lo creaste.
• Se han incluido hojas equivocadas. Oculta las hojas que no quieras o elimínalas en una copia del archivo.

Un PDF no es una protección. Cualquiera puede copiar su texto. Si los números son confidenciales, añade una contraseña con Proteger un PDF con contraseña y envía la contraseña por otro canal.

Lista de comprobación

1. Decide si el destinatario necesita leer o editar.
2. Define el área de impresión en cada hoja.
3. Revisa los saltos de página, la orientación y el ajuste a una página de ancho.
4. Repite la fila de encabezado y añade números de página.
5. Exporta desde tu app de hojas de cálculo, o usa Convertir Excel a PDF online si no tienes una.
6. Abre el PDF y revisa cada página antes de enviarlo.
7. Une los documentos relacionados en un solo archivo y protégelo si hace falta.