Cómo enviar una hoja de cálculo que se vea bien

Envías una factura como .xlsx. La otra persona la abre con otra versión de Excel, en una pantalla más pequeña, con fuentes distintas instaladas, y ve tres columnas empujadas a una segunda página con un encabezado flotando solo. No se ha corrompido nada — las hojas de cálculo simplemente no tienen un diseño fijo hasta que algo decide dónde terminan las páginas.

Cuándo enviar PDF en su lugar

• Todo lo que sea definitivo: facturas, informes, presupuestos, partes de horas. El destinatario necesita leerlo, no recalcularlo.
• Todo lo que vaya a una impresora o a un archivo de documentos.
• Todo lo que tenga fórmulas que prefieras no mostrar. Un PDF lleva los valores, no la lógica detrás de ellos.

Sigue enviando la propia hoja de cálculo solo cuando la otra persona vaya a editarla de verdad.

Define primero el área de impresión

Este es el paso que todo el mundo se salta, y es el que decide cómo queda el PDF:

1. En Excel, selecciona el rango que quieres y define el área de impresión.
2. Elige horizontal si la tabla es más ancha que alta.
3. Activa «Ajustar a 1 página de ancho» — esto solo ya resuelve la mayoría de quejas por columnas partidas.
4. Repite la fila de encabezado en cada página (títulos de impresión) si la tabla es larga.

El conversor respeta todo esto, porque estos ajustes se guardan en el propio archivo.

Convertir

Suelta el archivo y descarga el PDF. Este se ejecuta en nuestros servidores — LibreOffice hace la maquetación, el mismo motor que usaría un programa de escritorio — y el archivo original se elimina en cuanto el resultado está listo.

Lo mismo aplica a las presentaciones: cada diapositiva se convierte en una página, con sus fuentes incluidas.

Enviar varios documentos

Si la factura, el parte de horas y la carta de presentación son tres archivos, únelos en un solo PDF antes de enviarlos. Un adjunto es más difícil de perder que tres.

Un PDF no es protección. Cualquiera puede copiar el texto de él. Si los números son confidenciales, protege también el archivo con contraseña.