Por qué enviar las diapositivas en PDF
Un archivo de presentación es tan fiable como el ordenador que lo abre. El mismo .pptx puede verse distinto en el portátil de un compañero con otra versión de Office, en un Mac con Keynote, en Google Slides o en el PC de una sala de conferencias que no tiene tus fuentes. El texto se recoloca, las viñetas se salen de la diapositiva y los gráficos se desplazan. Un PDF congela el diseño: cualquier visor, impresora o teléfono muestra la diapositiva exactamente como se generó.
El PDF es la mejor opción siempre que la gente tenga que leer la presentación en lugar de editarla:
- Material de apoyo y seguimiento después de una reunión o un webinar.
- Presentaciones para inversores, que a menudo las leen en el móvil entre llamada y llamada.
- Subidas a portales de empleo, plataformas de licitación o sistemas de formación que solo aceptan PDF.
- Archivar una versión final que no deba cambiar más adelante.
- Imprimir, porque un PDF sale igual desde cualquier equipo.
Eso sí, conserva el archivo original: el PDF es una instantánea, no algo que puedas editar con comodidad.
Qué pasa con tu archivo
Este conversor funciona en nuestro servidor, no en tu navegador. El archivo se procesa con LibreOffice Impress en modo headless, usando su filtro estándar de exportación a PDF. Cada conversión tiene su propio perfil temporal de LibreOffice, de modo que los trabajos de distintas personas nunca comparten configuración ni datos en caché.
Se aceptan tres formatos de entrada:
- PPTX: el formato basado en XML que PowerPoint usa desde 2007. Es el de la mayoría de los archivos actuales y el que se convierte con más fidelidad.
- PPT: el formato binario anterior de PowerPoint 97–2003. Sigue convirtiéndose bien, pero las presentaciones muy antiguas a veces dependen de efectos que el software moderno interpreta de forma ligeramente distinta.
- ODP: el formato de presentación OpenDocument que usan LibreOffice y algunas instituciones públicas. Como LibreOffice es su aplicación nativa, los archivos ODP son los que se convierten de forma más predecible.
El resultado tiene una página por diapositiva, con la misma relación de aspecto que la diapositiva, así que una presentación 16:9 genera páginas anchas y una 4:3 la forma más cuadrada de antes. El texto sigue siendo texto real en el PDF, lo que significa que se puede buscar y copiar, y las fuentes usadas en el documento se incrustan para que el archivo se vea igual en todas partes.
Una conversión gratuita admite archivos de hasta 500 MB y está limitada a una al día. Premium elimina el límite diario, sube el máximo a 4 GB y da a cada trabajo más tiempo de procesamiento, algo que importa en presentaciones repletas de imágenes en alta resolución.
Cómo preparar la presentación para una conversión limpia
La mayoría de los problemas ya se ven en el archivo original antes de convertir. Unos minutos de preparación te ahorran un segundo intento.
- Fuentes. Si usas una fuente corporativa que no es una fuente estándar del sistema, incrústala al guardar desde PowerPoint (Archivo, Opciones, Guardar, «Incrustar fuentes en el archivo»). Si no, se usará una fuente sustituta, y una sustituta algo más ancha puede dejar la última línea de un cuadro de texto fuera de la vista.
- Vídeo y audio incrustados. Un PDF no puede reproducir el contenido multimedia de tus diapositivas. Del vídeo solo aparece el fotograma de portada. Si el vídeo es importante, añade a la diapositiva un breve pie o el texto de un enlace.
- Animaciones y compilaciones. Cada diapositiva se exporta en su estado final, con todos los elementos animados visibles a la vez. Si una animación muestra elementos uno encima de otro, esa diapositiva se verá recargada. Duplícala en varias diapositivas estáticas antes de convertir.
- Notas del orador. Solo se exportan las diapositivas. Si quieres que tus notas viajen con la presentación, pon los puntos clave en las propias diapositivas.
- Contenido vinculado. Los gráficos e imágenes vinculados a archivos externos en lugar de incrustados pueden aparecer vacíos. Pégalos en la presentación como objetos incrustados.
Revisar y rematar el PDF
Abre el resultado y recórrelo a tamaño completo antes de enviarlo. Fíjate sobre todo en las diapositivas con cuadros de texto densos, diagramas SmartArt y gráficos con muchas etiquetas, porque ahí es donde primero se nota una fuente sustituida o un efecto interpretado de otra manera.
Las presentaciones con muchas imágenes pueden generar PDF grandes, a menudo de 20–100 MB cuando cada diapositiva lleva una foto a sangre. Los servicios de correo suelen rechazar adjuntos de más de 20–25 MB, así que si el archivo pesa demasiado, pásalo por Comprimir PDF, que normalmente reduce bastante este tipo de archivos sin pérdida visible en pantalla. Si estás montando un dosier, por ejemplo una presentación más una lista de precios o un contrato, junta las partes con Unir PDF.
Privacidad y conservación
Como la conversión se hace en un servidor, tu presentación se sube a través de una conexión cifrada. El archivo original se borra en cuanto se genera el PDF, y el propio PDF caduca y se elimina en menos de una hora. Aun así, con una presentación confidencial, descarga el resultado cuanto antes en lugar de dejar el enlace abierto.