Una hoja de cálculo no tiene páginas hasta que se las das
Un documento de texto se escribe página a página. Una hoja de cálculo no: es una cuadrícula que puede llegar a miles de filas y decenas de columnas, y nada en ella indica dónde termina una página impresa. Convertirla en PDF significa cortar esa cuadrícula en páginas, y el resultado depende casi por completo de la configuración de página guardada en el libro.
Por eso el mismo archivo puede dar un informe ordenado de dos páginas o cuarenta páginas con una columna cada una. El conversor no adivina un diseño; aplica la configuración que ya contiene el libro, igual que al imprimir desde una aplicación de hojas de cálculo de escritorio.
Qué ocurre en el servidor
El archivo lo convierte LibreOffice Calc ejecutándose sin pantalla, con su exportación a PDF estándar y un perfil temporal independiente para cada tarea. Se aceptan cuatro formatos de entrada:
- XLSX, el formato que usa Excel desde 2007.
- XLS, el antiguo formato binario de Excel 97 a 2003.
- ODS, el formato de hoja de cálculo OpenDocument, nativo de LibreOffice.
- CSV, texto plano separado por comas, sin ningún formato ni configuración de página.
Todas las hojas visibles con contenido se exportan a un único PDF, una tras otra. Las hojas ocultas se dejan fuera, y también las páginas vacías. El texto del PDF es texto real, así que puedes buscar en él y copiar cifras.
La configuración de página que decide el resultado
Dedica dos minutos a la configuración de página del libro antes de convertir. Estas son las opciones que más importan, con sus nombres en Excel:
- Área de impresión (Disposición de página, Área de impresión). Sin ella, se exporta todo el rango usado. Un valor olvidado en la celda Z900 o una celda con formato perdida muy por debajo de los datos pueden añadir páginas de cuadrícula vacía. Definir un área de impresión alrededor de la tabla real lo evita.
- Orientación. Las tablas de más de unas 8 a 10 columnas suelen leerse mejor en horizontal.
- Ajuste de escala. «Ajustar todas las columnas en una página» es la opción más útil: todas las columnas caben a lo ancho y las filas siguen en tantas páginas como haga falta. Evita «Ajustar hoja en una página» con tablas largas; una hoja de 500 filas comprimida en una sola página se vuelve ilegible de tan pequeña.
- Imprimir títulos (Repetir filas en extremo superior). Repite la fila de cabecera en cada página, así que la página 7 de una lista de precios sigue mostrando qué significa cada columna.
- Líneas de cuadrícula. Excel no imprime las líneas de cuadrícula por defecto, y el PDF hace lo mismo. Marca «Imprimir» en Líneas de cuadrícula, o añade bordes a las celdas, si quieres que se vea la cuadrícula.
- Encabezados y pies de página. Un pie con el número de página y el nombre del archivo ayuda a quien imprima el PDF y se le desordenen las hojas.
Cada hoja conserva su propia configuración de página, así que revisa todas las pestañas, no solo la primera.
Problemas que aparecen en el PDF
- Una columna sola en su propia página. La tabla era un poco demasiado ancha para el papel. Cambia a horizontal o usa «Ajustar todas las columnas en una página».
- Celdas que muestran ####. La columna era justo lo bastante ancha en tu ordenador. Las fuentes que no están disponibles en el servidor se sustituyen por otras parecidas, y un sustituto algo más ancho ya no deja caber el número. Ensancha un poco la columna o usa una fuente común en las columnas numéricas.
- Un CSV apretado en una sola columna. El archivo se lee con la coma como separador. Los CSV exportados con punto y coma, habituales en países donde la coma es el separador decimal, acaban con todo en la columna A. Abre ese archivo en una aplicación de hojas de cálculo, guárdalo como XLSX y convierte ese.
- Un CSV impreso en vertical con columnas cortadas. Un CSV no puede guardar configuración de página, así que se usa la predeterminada. Para cualquier cosa que vayas a compartir, impórtalo en una hoja de cálculo, configura la página y guárdalo como XLSX.
- Los gráficos se ven algo distintos. LibreOffice vuelve a dibujar los gráficos, así que los colores, la posición de las etiquetas y las fuentes pueden variar un poco respecto a Excel. Revisa los gráficos con muchas etiquetas antes de enviarlos.
Límites y siguientes pasos
Sin cuenta tienes una conversión al día para archivos de hasta 500 MB; Premium elimina el límite diario y acepta hasta 4 GB. El libro subido se elimina cuando el PDF está listo, y el PDF caduca aproximadamente una hora después de crearse la tarea, así que descárgalo enseguida.
Las hojas de cálculo suelen viajar junto con otros documentos. Para adjuntar un presupuesto a una carta de presentación o a un informe, combina los PDF con Unir PDF. Si has reorganizado páginas y necesitas una numeración continua en todo el conjunto, añádela después con Añadir números de página.