Cómo reducir un PDF a menos de 2 MB

A los formularios de subida les encantan los límites redondos: 1 o 2 MB en muchos portales de la administración y de universidades, 5 MB en las bolsas de empleo, 25 MB para adjuntos en los servicios de correo más habituales. Una solicitud escaneada o un PDF hecho con fotos del móvil los supera al instante. La solución rara vez es «comprimir más fuerte»; consiste en encontrar qué hace pesado el archivo y quitar eso primero.

Averigua qué tipo de PDF tienes

Abre el archivo e intenta seleccionar una palabra del texto.

• El texto se selecciona con normalidad: el PDF se exportó desde un procesador de textos o una web. El texto y los gráficos vectoriales ocupan muy poco; un contrato de 30 páginas suele pesar entre 200 y 500 KB. Si un archivo así supera los 2 MB, el peso está en las imágenes incrustadas, como fotos, logotipos a resolución de imprenta o fondos de página completa.
• No se selecciona nada, o toda la página se marca como un solo bloque: las páginas son imágenes. Aquí entran los escaneos y los PDF hechos con fotos, y se comprimen muy bien.
• Una mezcla: un documento escrito con algunos anexos escaneados al final. Trata las dos partes de forma distinta.

Compara también el número de páginas con el tamaño del archivo. Un escaneo de 12 MB con 6 páginas sale a 2 MB por página, así que llegar a 2 MB en total significa bajar cada página a unos 300 KB.

Paso 1: quita las páginas que no necesitas

Cada página eliminada es un ahorro sin ninguna pérdida de calidad, así que esto siempre va primero. Los candidatos típicos son los reversos en blanco de los escaneos a doble cara, las portadas, las páginas de instrucciones del propio formulario y las copias duplicadas.

Eliminar páginas de un PDF muestra las páginas como una cuadrícula de números; toca las que quieras quitar y descarga una copia recortada. Quitar 10 páginas escaneadas de un escaneo de 40 reduce el tamaño en una cuarta parte, aproximadamente.

Paso 2: comprime

Comprimir PDF online tiene dos motores, y elegir el adecuado importa más que el control deslizante.

En el navegador: lo mejor para escaneos

La vía por defecto mantiene el archivo en tu dispositivo. Cada página se redibuja a unos 108 ppp y se guarda como JPEG con la Calidad que indiques (de 30 a 95, por defecto 70). Un escaneo a 300 ppp lleva unas ocho veces más píxeles, y de ahí sale el gran ahorro.

• 70: lectura cómoda; un escaneo típico de 30 MB queda entre 3 y 6 MB.
• 50 a 60: el ajuste habitual para llegar a 2 MB. Ligero desenfoque en los bordes del texto, aceptable para formularios, certificados y documentos de identidad que solo tienes que entregar.
• Por debajo de 45: halos y bloques en fotos y fondos de color. Solo para entrar a la fuerza en un límite estricto.

La contrapartida es que cada página se convierte en una imagen: el texto ya no se puede seleccionar ni buscar, y los enlaces y campos de formulario dejan de funcionar. En los escaneos no cambia nada, porque ya eran imágenes. Si te devuelve el original sin cambios, el archivo reconstruido habría sido más grande, lo que significa que el PDF es sobre todo texto y el método del navegador no es la herramienta adecuada.

En el servidor: lo mejor para documentos escritos con imágenes

La opción de servidor usa Ghostscript, que mantiene el texto como texto real y solo reduce la resolución de las imágenes incrustadas. Los valores por debajo de 50 seleccionan el perfil screen (imágenes a unos 72 ppp), de 50 a 84 el perfil ebook (unos 150 ppp), y de 85 en adelante el perfil printer. Para un currículum con foto o un informe lleno de gráficos, ebook suele dar la mejor relación entre tamaño y calidad. Sin cuenta hay una ejecución en servidor al día; los archivos se borran aproximadamente una hora después de empezar la tarea.

Busca la calidad más alta que quepa. Empieza en 60, revisa el resultado y baja solo si sigues por encima del límite.

Paso 3: si sigue siendo demasiado grande

• Divide el documento. Muchos portales tienen varios campos de subida, como «pasaporte», «título», «expediente académico». Dividir PDF online por rangos da un archivo por sección, y es mucho más fácil mantener cada parte por debajo de 2 MB. Las páginas no pesan lo mismo, así que deja algo de margen.
• Entrega una página como imagen. Cuando un portal acepta JPG para un documento de una sola página, Convertir PDF a JPG a 2x y con calidad de 80 a 90 da una imagen nítida y compacta. A 1x, el texto normal cuesta leerlo al ampliar.
• Vuelve a escanear a menor resolución. Si controlas el escáner, de 150 a 200 ppp en escala de grises es más que suficiente para documentos de texto, y el archivo de partida ocupa una fracción de un escaneo en color a 600 ppp. El color solo merece la pena para sellos, firmas en tinta azul o fotos.

Opciones integradas

• Vista Previa en Mac: Archivo → Exportar con el filtro Reducir tamaño de archivo. Rápido, pero reduce las imágenes de forma muy agresiva y no ofrece control, así que comprueba que los escaneos sigan siendo legibles.
• Word: al guardar un documento como PDF, elige la opción de tamaño mínimo en lugar de la estándar. Para documentos que has escrito tú, suele bastar, y el texto sigue siendo texto.
• Windows y móviles: no hay un compresor de PDF integrado de uso general. Imprimir a PDF no reduce las imágenes incrustadas de forma predecible.

Objetivos típicos

• Portal de la administración o universidad, 2 MB: elimina las páginas sobrantes y comprime en el navegador a 50–60. Un escaneo de 10 páginas suele caber.
• Solicitud de empleo, 5 MB: un currículum exportado desde un procesador de textos ya es pequeño. Si no lo es, la culpa es de una foto grande; usa el perfil ebook del servidor para que el texto siga siendo seleccionable por el software de cribado.
• Correo, 25 MB: comprimir a 70 suele bastar incluso para escaneos largos. Por encima, divide el archivo o comparte un enlace.
• Contrato firmado para devolver: si la firma es digital con certificado, comprime antes de firmar, no después; cualquier cambio posterior la invalida.

Solución de problemas

• El tamaño no cambió. El archivo es sobre todo texto. Usa el motor del servidor, o busca unas pocas imágenes enormes y quita esas páginas.
• El archivo está protegido con contraseña. La compresión no puede leer archivos cifrados. Desbloquéalo con la contraseña que tienes, comprímelo y vuelve a protegerlo si hace falta.
• La letra pequeña quedó borrosa. Sube la calidad o usa el motor del servidor, que no rasteriza el texto.
• El portal exige texto buscable. Después de comprimir en el navegador, Hacer que un PDF escaneado sea buscable añade una capa de texto sobre las imágenes de las páginas.
• El resultado es más pequeño, pero sigue pasándose un poco. Quita una página más, o baja el control 10 puntos en lugar de saltar al mínimo.

Lista de comprobación

1. Comprueba si el PDF es escaneado o escrito.
2. Elimina las páginas en blanco e innecesarias.
3. Escaneos: compresión en el navegador a 60. Escritos con imágenes: ebook en el servidor.
4. Amplía la letra más pequeña antes de subirlo.
5. Si sigue siendo demasiado grande: divídelo en secciones o baja la calidad 10 puntos.
6. Conserva el original; comprime una copia.

Todo lo que se hace por la vía del navegador ocurre en tu dispositivo, así que documentos como DNI, contratos y declaraciones de impuestos nunca se suben.