Cómo firmar un contrato sin imprimirlo

Una firma manuscrita en un PDF es una imagen de tu firma colocada en la página, que es exactamente lo que produce un escaneo, solo que sin la impresora, la foto torcida hecha con el móvil y la sombra gris atravesando la hoja.

Esta guía explica cómo firmar en el ordenador o en el móvil, qué firmas son válidas legalmente para qué documentos, qué hacer con formularios y contratos de varias páginas, y cómo enviar el resultado de forma segura.

Lo primero: qué tipo de firma te piden

La mayoría de los contratos se pueden firmar con una firma electrónica simple, y eso es lo que produce dibujar o pegar tu firma. Antes de empezar, fíjate en cómo te llegó el documento.

• Un PDF normal por correo con un «por favor, fírmalo y devuélvemelo»: una firma dibujada es lo que espera el remitente. Esto cubre la mayoría de los contratos de alquiler, contratos de servicios y de autónomos, acuerdos de confidencialidad, cartas de oferta y formularios del colegio o de recursos humanos.
• Un enlace de un servicio de firma electrónica: firma a través de ese enlace. El servicio registra quién firmó y cuándo, y su registro de auditoría forma parte del acuerdo. No descargues el archivo para firmarlo en otro sitio.
• Un documento que indica que requiere firma cualificada o ante notario: una firma dibujada no sirve, uses la herramienta que uses. Más sobre esto abajo.

Fírmalo en el navegador

1. Abre Firmar un PDF online y arrastra el contrato, de hasta 100 MB.
2. Dibuja tu firma en el recuadro con el ratón, el trackpad, un lápiz digital o el dedo. Usa todo el recuadro: toda su superficie se coloca en la página, así que una firma pequeña en una esquina se convierte en una firma pequeña rodeada de espacio vacío.
3. O usa Subir una foto de tu firma sobre papel blanco. Los píxeles claros se vuelven transparentes, así que la firma queda en la página como tinta, sin un recuadro blanco alrededor.
4. Usa los botones de Página para ir a la página con la línea de firma.
5. Haz clic en la vista previa donde debe ir la firma y ajusta el control de Tamaño. El valor por defecto equivale más o menos a la longitud de una línea de firma típica en papel A4 o Letter.
6. Descarga. El archivo se guarda con «-signed» añadido al nombre; el original no se toca.

Es tu navegador el que abre, modifica y guarda el PDF. Ni el contrato ni tu firma se suben.

Conseguir una firma que se parezca a la tuya

Un dedo sobre la pantalla del móvil da un resultado mucho más natural que el ratón. En el ordenador, mejor usa la foto: firma en papel blanco liso con un bolígrafo oscuro, fotografíala con luz de día uniforme y sin sombras, y recorta justo alrededor de la firma antes de subirla. El papel gris o con sombras deja una mancha, porque todo lo que sea más oscuro que un gris claro se conserva como tinta.

Varias firmas o iniciales

Cada descarga coloca una firma en una página. Para un contrato que pide iniciales en cada página y una firma completa al final, abre otra vez el archivo descargado y repite: las iniciales a un tamaño del 10 al 15%, y luego la siguiente página. Para un contrato típico de cinco páginas es cuestión de un minuto.

Opciones integradas que bastan

Puede que no necesites ninguna web.

• Mac: abre el PDF en Vista Previa, haz clic en el botón de marcación y después en Firmar. Puedes crear la firma dibujando en el trackpad o mostrando una firma en papel a la cámara. Vista Previa la recuerda para la próxima vez.
• iPhone y iPad: abre el PDF desde Mail o Archivos, toca el botón Marcación, después el botón de añadir (+) y Añadir firma. Firma con el dedo y colócala.
• Windows: Microsoft Edge abre los PDF y tiene la herramienta Dibujar para escribir con tinta sobre la página. Con pantalla táctil o lápiz funciona bien; con ratón el resultado suele salir tembloroso.
• Documentos de Word: si el contrato llegó como archivo .docx, inserta una imagen de tu firma en la línea de firma y guárdalo como PDF desde Word.

Todas son firmas electrónicas simples, legalmente equivalentes a lo que produce la herramienta del navegador. En Android, la compatibilidad integrada varía según el teléfono; la herramienta del navegador funciona en Chrome.

Formularios, escaneos y contratos en varios archivos

• Rellena primero los campos del formulario. Si el PDF tiene campos para escribir, rellénalos en tu lector de PDF y guarda; después añade la firma. El paso de firmar deja intacto el resto del documento, campos rellenos incluidos.
• Papel que ya has firmado. Si un documento solo se puede firmar en papel, fotografía las páginas firmadas en plano y con buena luz y conviértelas en un único PDF con Convertir JPG a PDF.
• Anexos en archivos separados. Antes de firmar, combina el contrato y sus anexos en un único PDF con Unir archivos PDF online, para que la versión firmada sea un documento completo.
• Los PDF protegidos con contraseña no se pueden abrir para firmarlos. Si sabes la contraseña, quítala antes con Quitar la contraseña de un PDF.

Qué firmas cuentan de verdad

En la UE, el reglamento eIDAS reconoce tres niveles de firma electrónica. En EE. UU., la ley ESIGN y las leyes estatales basadas en la UETA dan a las firmas electrónicas el mismo efecto que a las manuscritas en la mayoría de las operaciones. Reino Unido y muchos otros países siguen un enfoque similar.

• Firma electrónica simple. Una firma dibujada o pegada, un nombre escrito, un clic en «Acepto». No se le puede negar efecto jurídico solo por ser electrónica. Su peso como prueba depende del contexto: el correo desde el que la enviaste y que ambas partes actúen conforme al acuerdo.
• Firma electrónica avanzada. Vinculada de forma única a ti y capaz de detectar cambios posteriores en el documento. En la práctica la crea un servicio de firma electrónica o un software con un certificado ligado a tu identidad.
• Firma electrónica cualificada. Una firma avanzada respaldada por un certificado cualificado, que normalmente se emite tras verificar la identidad, a menudo a través de un banco, el DNI electrónico o una app de la administración. En la UE tiene el mismo efecto jurídico que una firma manuscrita en todos los Estados miembros.

Algunos documentos quedan fuera de la vía simple casi en todas partes: testamentos, muchas transmisiones de inmuebles, documentos que deben pasar por notario y ciertos escritos judiciales y de derecho de familia. Las normas cambian de un país a otro, y quien pide la firma normalmente te dice lo que necesita. Si un documento no indica que requiera nada más que una firma, una firma dibujada es lo que usa casi todo el mundo.

Una advertencia: si un PDF ya lleva una firma con certificado, por ejemplo de la otra parte, que firmó a través de un servicio de firma electrónica, añadir una firma dibujada y guardarlo rompe la comprobación de integridad de esa firma. El lector del destinatario indicará que el archivo se ha modificado. Firma esos documentos a través del mismo servicio.

Antes de enviarlo

• Revisa el archivo. Abre el PDF descargado y mira cada página que has firmado. Comprueba que la firma está sobre la línea y no tapa texto.
• Tamaño. Un contrato escrito suele ocupar unos cientos de kilobytes y cabe en cualquier correo. Solo los documentos escaneados pesan mucho. Comprimir PDF online en el navegador convierte las páginas en imágenes, así que el texto deja de poder buscarse; úsalo para escaneos, no para contratos escritos que ya son pequeños.
• Contraseña. Para contratos con datos personales o financieros, añade una contraseña con Proteger un PDF con contraseña como último paso, y envía la contraseña por otro canal, por ejemplo un SMS.

• Guarda copias. Conserva el original sin firmar, la versión firmada y el correo con el que la enviaste. Ese correo forma parte de tu prueba de lo que se acordó y cuándo.

Solución de problemas

• La firma se ve dentada. Se dibujó con el ratón. Hazla de nuevo en un móvil o una tableta, o sube una foto de una firma en papel.
• Un recuadro blanco alrededor de la firma subida. El papel estaba demasiado oscuro o tenía sombras. Vuelve a fotografiarla con luz de día sobre papel blanco brillante.
• El destinatario dice que la firma no es válida. Necesita una firma avanzada o cualificada. Pregunta qué servicio o método acepta.

Lista de comprobación

1. Comprueba si el remitente pidió algo más que una firma normal.
2. Rellena los campos del formulario y une los anexos primero.
3. Firma con el dedo, un lápiz digital o una foto de tu firma en papel.
4. Añade iniciales en cada página si el contrato lo pide.
5. Revisa todas las páginas firmadas.
6. Protege con contraseña si el contrato contiene datos personales.
7. Guarda el original, la copia firmada y el correo de envío.